Rückwirkend krankschreiben: Wie lange und wann legitim?

Headerbild zeigt eine Tasse mit Tee, ein Fieberthermometer und Zitronenscheiben, die auf einem Nachttisch liegen.

Erkrankte Arbeitnehmer haben grundsätzlich Anspruch auf Lohnfortzahlung. Allerdings nur, sofern ihre Krankmeldung fristgerecht eingeht. Doch was passiert, wenn Mitarbeiter den rechtzeitigen Arztbesuch versäumen? Können Beschäftigte sich rückwirkend krankschreiben lassen?

Wir haben alle Voraussetzungen und Fristen für Sie zusammengefasst, die HR bei einer nachträglichen Krankschreibung beachten muss.

Inhalt

Das Wichtigste im Überblick

Arbeitnehmer erhalten eine rückwirkende Krankschreibung vom Arzt lediglich in Ausnahmefällen, sofern:

ein früherer Arztbesuch nicht möglich war – gesundheitlich oder aufgrund der Praxisöffnungszeiten
ein Arzt die zurückliegende Krankheit eindeutig diagnostizieren kann, z.B. durch sichtbare Krankheitssymptome
die Krankschreibung maximal drei Tage zurückreicht (einschließlich Wochenende)

Was ist eine rückwirkende Krankschreibung?

Bei der rückwirkenden Krankschreibung handelt es sich um ein ärztliches Attest, das die Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten nachträglich bescheinigt. Fälle, in denen Ärzte eine Krankmeldung zurückdatieren dürfen, sind jedoch streng über die Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie (AU-RL) reglementiert. So können Mediziner einen Krankenschein rückwirkend lediglich ausstellen, sofern die Symptome zweifelsfrei nachvollziehbar sind und eine frühere Konsultation nicht möglich war.

Der zentrale Nutzen der nachträglichen Krankschreibung liegt in einer verlängerten Genesungszeit für Beschäftigte vor dem Arztbesuch. Doch auch, wenn der Krankheitsbeginn nicht in die Öffnungszeiten der Praxis fällt, kann eine Krankschreibung rückwirkend erforderlich werden. Insbesondere für Arbeitnehmer, die am Wochenende arbeiten oder bereits ab dem ersten Krankheitstag ein Attest benötigen.

Die grundsätzliche Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) läuft seit 2023 automatisiert und digital. So leiten Ärzte Krankschreibungen elektronisch an die Krankenkasse des Arbeitnehmers weiter. Anschließend können Arbeitgeber dort die eAU abrufen – im Idealfall direkt über das verwendete Tool zur Arbitszeiterfassung.

Während die Krankmeldung, also die Information des Arbeitgebers, unmittelbar bei Bekanntsein der Arbeitsunfähigkeit fällig wird, ist die ärztliche Krankschreibung gemäß § 5 EntgFG erst ab dem vierten Tag der Erkrankung erforderlich. Über den Tarif- oder Arbeitsvertrag können Arbeitgeber jedoch eine frühere Vorlage verlangen. Erreicht die Krankmeldung Arbeitgeber zu spät, kann dies ernsthafte Konsequenzen, wie eine Abmahnung oder Kündigung, nach sich ziehen.

Wann darf ein Arzt Patienten rückwirkend krankschreiben?

Gemäß § 5 Abs. 3 AU-RL bildet die rückwirkende Krankschreibung immer einen arbeitsrechtlichen Ausnahmefall. Somit liegt es im Ermessen des behandelnden Hausarztes, Facharztes oder Betriebsarztes, ob er die zurückliegende Krankheit für zweifelsfrei diagnostizierbar hält. Diese muss sich beispielsweise durch sichtbare Krankheitssymptome oder Befunde aus einer Notfallbehandlung nachweisen lassen. Zudem muss ein wichtiger Grund für den verzögerten Arztbesuch vorliegen. Dies ist insbesondere bei schweren Erkrankungen der Fall oder, sofern der Beginn der Erkrankung außerhalb der Praxisöffnungszeiten liegt. Darüber hinaus muss die Arbeitsunfähigkeit unverschuldet entstanden sein.

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Sind die erforderlichen Kriterien nicht erfüllt oder hält der Arzt die Erkrankung für unwahrscheinlich, muss er eine rückwirkende Krankschreibung in der Regel ablehnen. Diese Option ist elementar, um einen Missbrauch durch Arbeitnehmer auszuschließen. Nicht geleistete Arbeitstage gelten in diesem Fall als unentschuldigt und unterliegen nicht der Lohnfortzahlung. Darüber hinaus können Arbeitgeber eine Abmahnung oder, im Wiederholungsfall und in besonders schweren Fällen, eine Kündigung aussprechen.

Vorab sollte HR jedoch immer den Dialog mit betroffenen Arbeitnehmern suchen, um mögliche Gründe nachvollziehen zu können. Wichtig ist in diesem Kontext, dass der Arbeitnehmer nicht dazu verpflichtet ist, den Krankheitsgrund zu nennen. Daher findet dieser sich auch nicht auf der (rückwirkenden) Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.

Wie lange ist die Krankschreibung rückwirkend zulässig?

Wie lange eine Krankschreibung rückwirkend ausgestellt werden darf, ist vom Einzelfall abhängig. Länger als 3 Tage einschließlich Wochenende sind jedoch nicht möglich. Konstellationen, in denen Mediziner ihre Patienten 7 Tage rückwirkend krankschreiben, sind in der Regel unzulässig und können vom Arbeitgeber angezweifelt werden. Entscheidend ist immer, dass der Arzt die Erkrankung über ihren gesamten Zeitraum hinweg nachvollziehen kann und ein wichtiger Grund für den verspäteten Arztbesuch besteht.

Schließt eine Krankschreibung rückwirkend das Wochenende ein?

Ja, das Wochenende muss in die dreitägige Frist der rückwirkenden Krankschreibung einbezogen werden. In der Praxis betreffen die meisten Fälle, in denen eine Krankschreibung rückwirkend für 3 Tage ausgesprochen wird, das Wochenende. Insbesondere, weil Arztpraxen zu dieser Zeit geschlossen sind. Tritt die Erkrankung eines Arbeitnehmers mit Wochenendschicht am Freitagnachmittag ein, sichert die nachträgliche Krankschreibung seine Lohnfortzahlung. Bei Erfüllung aller Voraussetzungen haben Ärzte in diesem Fall die Möglichkeit, Beschäftigte am Montag für das ganze Wochenende einschließlich Freitag krankzuschreiben. Dies gilt auch für einen möglichen Bereitschaftsdienst.

Alternativ besteht für Beschäftigte am Wochenende auch die Möglichkeit, den ärztlichen Bereitschaftsdienst telefonisch oder online zu konsultieren. In dringenden Fällen ist dieser befugt, eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit auszustellen. Dies macht eine rückwirkende Krankschreibung obsolet.

Ist eine telefonische Krankschreibung rückwirkend legitim?

Grundsätzlich ist eine telefonische Krankschreibung aktuell zulässig, um die Ansteckungsgefahr und Überlastung in Arztpraxen zu minimieren. Entscheidend ist jedoch, dass die Symptome dem Arzt telefonisch glaubhaft und nachvollziehbar geschildert werden können. Andernfalls darf er einen persönlichen Praxisbesuch einfordern. Für eine rückwirkende Krankschreibung ist dies praktisch nicht möglich.

Anders verhält es sich bei einer Folgebescheinigung, wenn der erstmalige Arztbesuch persönlich erfolgt ist.

Dürfen Ärzte eine Folgebescheinigung rückwirkend ausstellen?

Bei einer Folgebescheinigung handelt es sich um eine Krankschreibung, die zeitlich lückenlos an eine vorangegangene Arbeitsunfähigkeit mit der gleichen Krankheitsursache anschließt.

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Auch für die rückwirkende Folgebescheinigung ist das Ermessen des Arztes entscheidend. Kann die Erkrankung zweifelsfrei nachvollzogen und der verspätete Arztbesuch sinnvoll begründet werden, ist dies jedoch möglich. Insbesondere, wenn die Ersterkrankung bei einem persönlichen Besuch der Praxis diagnostiziert wurde. In diesem Fall ist auch eine telefonische Anfrage der Folgebescheinigung möglich.

Grundsätzlich ausgeschlossen ist dies, wenn die erste Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits telefonisch ausgestellt wurde. In diesem Fall erfordert eine Folgebescheinigung immer einen persönlichen Termin.

Die lückenlose Bescheinigung der Arbeitsunfähigkeit ist entscheidend für die Dauer der Lohnfortzahlung sowie den anschließenden Krankengeldanspruch.

Kann eine Krankmeldung im Urlaub rückwirkend ausgestellt werden?

Nein. Erkranken Arbeitnehmer im Urlaub, haben sie gemäß § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) Anspruch auf eine Erstattung der versäumten Urlaubstage. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass sie ihren Arzt unmittelbar bei Krankheitseintritt telefonisch konsultieren. Bei Aufenthalt im Ausland stellen Ärzte üblicherweise eine Krankschreibung per Ferndiagnose aus. Kontaktieren Beschäftigte ihren Hausarzt jedoch später, möglicherweise erst nach Abklingen der Symptome, besteht aus medizinischer Sicht keine Rechtfertigung mehr für eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Daher ist eine Krankmeldung im Urlaub rückwirkend in der Regel nicht möglich.

Müssen Arbeitgeber nachträgliche Krankschreibungen akzeptieren?

Für Arbeitgeber sind Krankmeldungen häufig mit erhöhtem Verwaltungsaufwand und Problemen in der Personaleinsatzplanung verbunden. Dennoch ist es wenig sinnvoll, erkrankte Arbeitnehmer von einer Aufnahme ihrer Tätigkeit überzeugen zu wollen. Stattdessen sollte der Fokus auf einem transparenten Umgang mit Abwesenheiten liegen, um einen unternehmensinternen Überblick und Kontrolle zu behalten.

Die bürokratischen Anforderungen, unter denen Ärzte eine nachträgliche Krankschreibung ausstellen dürfen, sind durch die Arbeitsunfähigkeitsrichtlinie (AU-RL) relativ streng geregelt. Stellen Arbeitgeber dennoch Unstimmigkeiten fest, wenn eine AU rückwirkend von einem bestimmten Arbeitnehmer eingereicht oder von einem bestimmten Arzt ausgestellt wird, können sie rechtliche Schritte einleiten. Diese sollten jedoch konkret begründet sein, um rechtlichen Bestand zu haben.

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer die freie Arztwahl. Diese darf nicht durch den Arbeitgeber beeinflusst werden.

3 Tage rückwirkend krankschreiben – Beispiel

Fallbeispiel 1: Erkrankung am Wochenende

Ein Einzelhandelskaufmann erkrankt am Freitagabend an einem Magen-Darm-Infekt und kann seinen Dienst am Samstagmorgen nicht antreten. Sein Arbeitgeber verlangt jedoch ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Da die Praxis samstags geschlossen ist, stellt sein Hausarzt ihm am Montag eine rückwirkende Krankschreibung aus.

Fallbeispiel 2: Schwere Erkrankung

Ein Bürokaufmann erkrankt am Montagmorgen an einer schweren Grippe und ist nicht imstande, seinen Hausarzt aufzusuchen. Sein Arbeitgeber verlangt jedoch ab dem ersten Tag der Krankheit eine Krankmeldung. Am Mittwoch bewältigt er mit anhaltenden Krankheitssymptomen den Gang zum Arzt. Dieser schreibt ihn rückwirkend für Montag und Dienstag sowie den Rest der Woche krank.

Fallbeispiel 3: Verschlimmerung chronischer Erkrankung

Ein Fitnesstrainer leidet an wiederkehrender Migräne, die den Antritt seiner Schicht am Donnerstagnachmittag und auch einen Arztbesuch unmöglich macht. Sein Arbeitgeber verlangt jedoch ab dem ersten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Seinem Hausarzt ist die chronische Krankheit bereits bekannt. Daher ist die Ausstellungen einer rückwirkenden Krankschreibung am Freitagmorgen legitim, obwohl die Krankheitssymptome nicht unmittelbar sichtbar sind.

Fallbeispiel 4: Rückwirkende Folgebescheinigung

Ein Handwerker muss sich aufgrund einer starken Erkältung am Montagmorgen krankschreiben lassen und erhält eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bis einschließlich Mittwoch. Versehentlich geht er davon aus, dass das ärztliche Attest die gesamte Woche abdeckt. Dies bemerkt er am Freitag und besucht erneut seinen Hausarzt. Da seine Krankheitssymptome noch immer sichtbar sind, stellt der Arzt ihm eine Folgebescheinigung rückwirkend für Donnerstag und den aktuellen Freitag aus.

Nicht alle in den Fallbeispielen genannten Umstände führen zwangsläufig zu nachträglichen Krankschreibungen. Grundsätzlich sind Arbeitnehmer zu einer fristgerechten Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verpflichtet und tragen die Verantwortung, falls ihr Arzt diese rückwirkend nicht ausstellt. Eine transparente Kommunikation Richtung Arbeitgeber ist in jedem Fall obligatorisch.

Fazit

Ob in Vollzeit, Teilzeit oder im Minijob: Arbeitnehmer, die sich rückwirkend krankschreiben lassen, tun dies in der Regel lediglich in begründeten Ausnahmefällen. Rechtliche Sicherheit erhalten Arbeitnehmer durch die strengen Bestimmungen der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie (AU-RL), die jeder Arzt zu befolgen hat.

Um den Verwaltungsaufwand im Krankheitsfall für das Personalmanagement möglichst gering zu halten, empfiehlt sich die Verwendung funktionsstarker Zeiterfassungssysteme. Diese unterstützen das operative Tagesgeschäft beispielsweise durch Alarmcenter und transparente Urlaubsplaner online. Zudem lassen sich über ein regelmäßiges Reporting elementare Kennzahlen wie die Fehlzeitenquote berechnen und nachhaltig im Unternehmen implementieren.

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