Arztbesuch während der Arbeitszeit: das gilt für Arbeitgeber

Ob plötzliche Zahnschmerzen oder keine freien Termine – gilt der Arztbesuch während der Arbeitszeit immer als Privatangelegenheit des Arbeitnehmers? Wir zeigen die elementaren Bestimmungen für den Facharzttermin und unter welchen Voraussetzungen ein Arztgang in der Arbeitszeit gestattet werden muss. Außerdem erfahren Sie, wie HR-Verantwortliche Abwesenheiten sicher dokumentieren und dem Thema Arbeitszeitbetrug entgegenwirken.

Inhalt
• 1Die wesentlichen Fakten im Überblick
• 2Arztbesuch während der Arbeitszeit – erlaubt oder nicht?
• 3Die Problematik des § 616 BGB zum Arztbesuch in der Arbeitszeit
• 4Was gilt für den Facharzttermin während der Arbeitszeit?
• 5Arztbesuch während der Arbeitszeit bei Gleitzeit
• 6Der TVöD zum Arzttermin während der Arbeitszeit im öffentlichen Dienst
• 7Ausnahmen: Schwangere und Jugendliche
• 8FAQ
• 9Bescheinigung Arztbesuch während der Arbeitszeit
• 10Arztgang während der Arbeitszeit korrekt erfassen
• 11Vorgehen: So beanspruchen Arbeitnehmer einen Arzttermin in der Arbeitszeit
• 124 Gründe für Arbeitgeber, den Arztbesuch in der Arbeitszeit zu gewähren
• 13Fazit

Die wesentlichen Fakten im Überblick

• Grundsätzlich zählt ein Termin beim Arzt nicht zur Arbeitszeit.
• Ist ein Arztgang akut notwendig oder kann nicht außerhalb der Arbeit wahrgenommen werden, haben Vollzeit-Mitarbeiter mit festen Beschäftigungszeiten das Recht auf eine bezahlte Freistellung.
• Analoge Regelungen gelten für Begleitpersonen von Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen.
• Für Schwangere und Jugendliche sind besondere Ausnahmen zu berücksichtigen.
• Über Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder den Arbeitsvertrag ist die Fixierung abweichender Bestimmungen möglich.

Arztbesuch während der Arbeitszeit – erlaubt oder nicht?

Nein – grundsätzlich besteht für Arbeitnehmer kein Anspruch auf die Wahrnehmung eines vergüteten Arztbesuchs während der Arbeitszeit. Dies gilt insbesondere für langfristig planbare Vorsorgetermine. Eine unbezahlte Freistellung ist in Abstimmung mit dem Vorgesetzten hingegen möglich.

Abweichend hiervon haben Beschäftigte, die in Vollzeit zu festen Arbeitszeiten tätig sind, unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf Arzttermine bei vollem Entgelt. Ausschlaggebend hierfür ist die Erfüllung mindestens einer der folgenden Voraussetzungen:

• Der Arztgang ist akut medizinisch notwendig (z.B. Dialyse)
• die Untersuchung muss zu einer bestimmten Uhrzeit stattfinden (z.B. Blutentnahme am Morgen)
• es ist nachweislich kein absehbarer Termin außerhalb der Arbeitszeit verfügbar
• die Praxis geht aus anderweitigen Gründen nicht auf die Terminwünsche des Mitarbeiters ein. Die Entscheidung für das Ausweichen auf einen anderen Arzt obliegt in diesem Fall allein dem Arbeitnehmer. Grundlage hierfür ist die freie Arztwahl gemäß § 76 SGB V (Sozialgesetzbuch V).

Unabhängig der genannten Voraussetzungen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Arztgänge während der Arbeit grundsätzlich auszuschließen oder abzuwandeln. Dies erfolgt häufig über Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder den Arbeitsvertrag in Bezugnahme auf § 616 BGB.

Die Problematik des § 616 BGB zum Arztbesuch in der Arbeitszeit

Da das Arbeitszeitgesetz keinen expliziten Bezug auf einen möglichen Arztbesuch während der Arbeitszeit nimmt, gilt das Bürgerliche Gesetzbuch in diesem Fall als Grundlage im Arbeitsrecht. § 616 BGB besagt, dass eine Arbeitsunterbrechung dann vergütet werden muss, wenn:

• sie eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit in Anspruch nimmt,
• ihr Grund in der Person des Arbeitnehmers liegt und
• ohne sein Verschulden eintritt.

Die Formulierung dieser Bedingungen eröffnet im Arbeitsrecht einen hohen Interpretationsspielraum. Die Kernaussage in Bezug auf den Arztgang während der Arbeit besteht jedoch darin, dass keine Minusstunden oder gesetzliche Pausenzeiten angerechnet werden dürfen, sofern Arbeitnehmer ihre Tätigkeit nur kurz und unverschuldet unterbrechen. Zur weiteren Konkretisierung greifen viele Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträge den § 616 BGB auf. Auch ein vollständiger Ausschluss ist in diesem Fall zulässig.

Was gilt für den Facharzttermin während der Arbeitszeit?

Ist ein notwendiger Facharzttermin nicht in absehbarer Zeit außerhalb der Arbeitszeit verfügbar, dürfen Beschäftigte ihn im Rahmen einer bezahlten Freistellung wahrnehmen. Voraussetzung hierfür sind feste Arbeitszeiten innerhalb einer Vollzeit-Anstellung. Die Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung ist in diesem Kontext obligatorisch und vom Vorgesetzten laut Arbeitsrecht explizit einforderbar.

Abweichende Regelungen gelten dann, wenn Betriebsvereinbarungen, Tarif- oder Arbeitsverträge die Bestimmungen des § 616 BGB kategorisch ausschließen oder ersetzen.

Vorsorge Termin beim Facharzt: Unbezahlte Freistellung

Im Schnitt warten gesetzlich Versicherte in Deutschland 25 Tage auf einen Facharzttermin. Die Einschränkung auf bestimmte Zeiten, die jenseits beruflicher Verpflichtungen liegen, scheint vor diesem Hintergrund für viele Beschäftigte unzumutbar. In diesem Spannungsfeld entwickeln sich häufig Differenzen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern. Gesetzlich sind Unternehmen jedoch nur unter den eingangs genannten Voraussetzungen zu einer bezahlten Freistellung verpflichtet. Sind diese nicht gegeben, finden häufig Kompromisslösungen Anwendung. Beispielsweise in Form einer unbezahlten Freistellung oder dem Einsatz möglicher Überstunden, um den Facharztbesuch während der Arbeitszeit wahrnehmen zu können.

Arztbesuch während der Arbeitszeit bei Gleitzeit

Für Beschäftigte in Gleitzeit ist ein Arztbesuch während der Arbeitszeit nahezu ausgeschlossen. Grund hierfür ist der gesteigerte Spielraum, den flexible Arbeitsanteile grundsätzlich bieten. So kann Mitarbeitern durchaus zugemutet werden, einen passenden Arzttermin außerhalb ihrer Kernarbeitszeit zu finden.

Analoge Bestimmungen gelten für Mitarbeiter mit vollständig flexiblen Arbeitszeiten sowie Beschäftigte in Teilzeit. Je flexibler das Arbeitsmodell gestaltet wird, desto geringer ist das Konfliktpotenzial für einen Arztgang während der Arbeitszeit.

Der TVöD zum Arzttermin während der Arbeitszeit im öffentlichen Dienst

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für eine Arbeitsbefreiung werden im § 29 TVöD aufgegriffen. Ein Arztbesuch während der Arbeitszeit ist im öffentlichen Dienst demnach möglich, sofern er während der Arbeit erfolgen muss. Hieraus ergeben sich prinzipiell die analogen Regelungen zu Beschäftigten in der freien Wirtschaft.

Ausnahmen: Schwangere und Jugendliche

Einige Personengruppen besitzen einen gesonderten arbeitsrechtlichen Anspruch auf die Wahrnehmung von Arztterminen während ihrer Arbeitszeit bei vollem Entgelt.

Vorsorgetermine bei Schwangerschaft in der Arbeitszeit

Das Mutterschutzgesetz legt gemäß § 7 Satz 1 MuSchG und § 23 MuSchG eine bezahlte Freistellung für Frauen fest, die gesetzliche Leistungen im Rahmen der Schwangerschaft und Mutterschaft beanspruchen. Dies gilt auch für Teilzeit-Beschäftigte, sofern kein Alternativtermin verfügbar ist.

Arztbesuch während der Arbeitszeit für Jugendliche

Gesonderte Ansprüche für berufstätige Jugendliche gelten ausschließlich in Bezug auf die sogenannte Erste Nachuntersuchung laut Jugendarbeitsschutzgesetz. Gemäß § 43 JArbSchG und § 33 JArbSchG sind sie hierfür vergütet freizustellen.

Arztbesuch während der Arbeitszeit bei Schwerbehinderung

Einen akut notwendigen Arztbesuch dürfen Arbeitnehmer mit Schwerbehinderung auch während ihrer Arbeitszeit wahrnehmen. Grundsätzlich gelten jedoch die gleichen Regelungen wie für Beschäftigte ohne Behinderung. Demnach ist ein Arzttermin nach Möglichkeit außerhalb der Arbeitszeiten zu vereinbaren.

Laut Arbeitsrecht können Arbeitnehmer, die chronisch krank sind, für einen Arztbesuch während der Arbeitszeit keine gesonderten Ansprüche geltend machen. Als Ausnahme gelten Dialysepatienten, die auf feste Zeiträume ihrer Behandlung angewiesen sind.

FAQ

Muss der Arbeitgeber mich für Arzttermine freistellen?

Nein, ohne akute Notwendigkeit ist der Arbeitgeber in der Regel nicht zu einer Freistellung für den Arztbesuch verpflichtet. Lediglich Vollzeit-Beschäftigte mit festen Arbeitszeiten, deren Arzt einen Termin ausschließlich während der Arbeitszeit ermöglicht, können eine Freistellung einfordern. Voraussetzung hierfür ist die uneingeschränkte Anwendung des § 616 BGB.

Bei flexiblen Arbeitszeiten obliegt es, nach Abstimmung mit seinem Vorgesetzten, dem Arbeitnehmer, eine unbezahlte Freistellung für den Arztbesuch während der Arbeitszeit in Kauf zu nehmen.

Muss ich die Arbeitszeit bei einem Arztbesuch nacharbeiten?

Arbeitnehmer mit flexiblen Arbeitszeiten, die während der Arbeitszeit einen Arzt aufsuchen, müssen entstehende Minusstunden nacharbeiten. Da sie eigene Abwesenheiten selbständig verteilen, ist auch der Einsatz möglicher Überstunden legitim. Analoges gilt für Mitarbeiter in Gleitzeit-Modellen oder Teilzeit-Beschäftigte. Vollzeit-Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten sollten die eingangs genannten Voraussetzungen prüfen, um einen möglichen Arztkontakt während der Arbeitszeit zu eruieren.

Zählt die Anfahrt zum Arztbesuch zur Arbeitszeit?

Sind die Voraussetzungen für den Arztgang während der Arbeitszeit erfüllt, fällt auch die Anfahrt in die zu vergütende Zeit. Als maximale Spanne dürfen Arbeitnehmer den Zeitraum veranschlagen, den sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln benötigen.

Darf der Arbeitgeber einen Arzttermin verbieten?

Ja, Arbeitgeber dürfen einen Arzttermin ablehnen, sofern keine akute Erkrankung vorliegt oder der Termin außerhalb der Arbeitszeit vereinbart werden kann. Entsprechendes gilt für Begleitpersonen von Pflegebedürftigen und Kindern. Darüber hinaus können Unternehmen das Recht auf vergütete Arztbesuche durch Bezugnahme auf § 616 BGB in Betriebsvereinbarungen, Tarif- oder Arbeitsverträgen vollumfänglich ausschließen.

Suchen Beschäftigte während ihrer Arbeitszeit einen Arzt auf, müssen sie dies ihrem Arbeitgeber unverzüglich mitteilen. Nicht kommunizierte Arztbesuche bei laufender Zeiterfassung lassen sich als Arbeitszeitbetrug auslegen.

Sind Impftermine während der Arbeitszeit zulässig?

Eine Auffrischung des Impfschutzes zählt grundsätzlich zu den planbaren Vorsorgeterminen. Entsprechend sind Arbeitnehmer dazu angehalten, sie abseits ihrer regulären Arbeit wahrzunehmen.

Bescheinigung Arztbesuch während der Arbeitszeit

Der schriftliche Nachweis über einen Arztgang gilt als Bestätigung für Arbeitgeber und dient gleichzeitig der Sicherheit von Arbeitnehmern, um die Dauer ihrer Fehlzeit zu belegen. Zur einheitlichen Nutzung ist es für HR-Verantwortliche sinnvoll, eine betriebsinterne Bescheinigung zum Arztbesuch während der Arbeitszeit zu erstellen, um das Formular bei Bedarf auszuhändigen.

Arztgang während der Arbeitszeit korrekt erfassen

Abhängig davon, ob es sich um einen entgeltlichen oder unentgeltlichen Arztbesuch handelt, müssen Beschäftigungszeiten laut Arbeitsrecht unterschiedlich erfasst werden.

• Für einen nicht vergüteten Arztgang stempeln Beschäftigte sich in der Regel selbstständig aus. Je nach Umsetzung im Betrieb erfolgt dies im Rahmen einer Zeiterfassung per Terminal, Zeiterfassung am PC oder Zeiterfassung mit App.
• Ein Arztbesuch bei vollem Entgelt kann durch Personalverantwortliche entsprechend hinterlegt werden. Nehmen Beschäftigte während der Arbeitszeit Kontakt zu einem Arzt auf, lässt sich dies in benutzerfreundlichen Zeiterfassungssystemen als individueller Abwesenheitsgrund hinzufügen. Wichtig ist hierbei, dass auch Wegzeiten Berücksichtigung finden.

Eine optimale Ergänzung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung bilden konfigurierbare Alarmcenter. Sie informieren definierte Personengruppen, wie Vorgesetzte oder HR-Verantwortliche, über unerwartete Abwesenheiten von Beschäftigten. Darüber hinaus lassen sich beispielsweise Alarme für eine fehlende elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) oder die Überschreitung von 42 Krankheitstagen pro Jahr einrichten.

Vorgehen: So beanspruchen Arbeitnehmer einen Arzttermin in der Arbeitszeit

Wollen Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit einen vergüteten Arzttermin beanspruchen, gestaltet sich das Vorgehen wie folgt:

• Schritt 1: Der Vollzeit-Arbeitnehmer stellt fest, dass ein Arztgang abseits der Arbeit aufgrund einer der oben genannten Voraussetzungen nicht möglich ist.
• Schritt 2: Als Grundvoraussetzung gilt es nun zu prüfen, ob ein entsprechender Anspruch über Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder den Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist.
• Schritt 3: Ist dies nicht der Fall, erfolgt an dieser Stelle der Kontakt zum Arbeitgeber. Dies gilt auch, wenn Mitarbeiter keine Arbeitszeiten erfassen oder im Homeoffice arbeiten. Eröffnet der behandelnde Arzt beispielsweise zwei mögliche Terminvorschläge, kann der Vorgesetzte den für ihn passenderen auswählen.
• Schritt 4: Am Tag der Behandlung wird es in der Regel notwendig, einen ärztlichen Nachweis über die Dauer des Termins einholen. Laut Arbeitsrecht ist dieser auf Verlangen dem Arbeitgeber auszuhändigen.
• Schritt 5: Der entsprechende Arztgang inklusive der Anfahrtszeiten muss nun auf die Arbeitszeit angerechnet werden. Nimmt der Mitarbeiter den Rest des Tages frei, wird ihm der Zeitraum des Arztbesuchs auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben.

4 Gründe für Arbeitgeber, den Arztbesuch in der Arbeitszeit zu gewähren

Ein Arztgang in der Arbeitszeit verursacht mögliche Aufwände in der Verwaltung sowie in der Personaleinsatzplanung. Unabhängig von gesetzlichen Vorgaben existieren jedoch vielschichtige Gründe für Arbeitnehmer, ihren Beschäftigten unvergütete Arzttermine während der Arbeitszeit zu ermöglichen.

• Flexible Arbeitszeiten motivieren: Ob 4-Tage-Woche, Sabbatical oder Wahlarbeitszeit – Arbeitnehmer wünschen sich zunehmend Souveränität in ihrer Arbeitszeitgestaltung. Dabei favorisieren viele Beschäftigte eine selbstbestimmte Arbeitszeiterfassung mit flexiblen Pausenzeiten, die auch unentgeltliche Arztbesuche während der Arbeitszeit ermöglichen. Diese Flexibilität macht vergütete Arztbesuche obsolet. Führungskräfte, die auf entsprechende Wünsche ihres Teams eingehen, erhöhen nachweislich die Motivation und Produktivität im Unternehmen. Darüber hinaus kann die flexible Arbeitszeitgestaltung über ein durchdachtes Employer Branding in die Arbeitgebermarke einfließen.
• Nachhaltige Krankheitskultur bindet Mitarbeiter: Führungskräfte prägen die Arbeitskultur in Bezug auf den Umgang mit Krankheiten maßgeblich. Häufig wird hierbei vernachlässigt, dass eine Krankmeldung in gleichem Maße zu Produktivitätseinbrüchen führt wie kranke Mitarbeiter am Arbeitsplatz. Der wertschätzende Umgang mit Mitarbeitern, die einen Arzt aufsuchen, besitzt in diesem Zusammenhang einen hohen Stellenwert.
• Prävention verringert Krankheitszeiten: In Berufen ohne komplexe Schichtmodelle kann es durchaus sinnvoll sein, Termine zur Gesundheitsprävention in Form einer Freistellung während der Arbeitszeit zu gewähren. Da Vorsorgetermine, je nach Facharzt, häufig bevorzugt am Vormittag vergeben werden, erleichtern Arbeitgeber ihren Beschäftigten so die Terminplanung. Denn die Prävention von Krankheiten ist grundsätzlich effektiver als ihre akute Bekämpfung.
• Abwesenheiten fördern Dokumentation und Vertretung: Krankheitsbedingte Abwesenheiten im Unternehmen sind genauso unvorhersehbar wie unvermeidbar. Ihr mögliches Potenzial liegt darin, eine lückenlose Dokumentation von Prozessen und Arbeitsergebnissen zu etablieren. Dies gilt insbesondere für entscheidende Projekte und Kundentermine. Ergänzend ist ein umfassendes Vertretungssystem, das auch im Rahmen der Urlaubsplanung Anwendung findet, unentbehrlich.

Fazit

Grundsätzlich besteht für Arbeitgeber lediglich in Ausnahmefällen die Pflicht, Beschäftigten einen vergüteten Arztbesuch während der Arbeitszeit zu gewähren. Vollkommen obsolet wird dieser Anspruch im Zuge einer flexiblen Vertrauensarbeitszeit. Um diese unter Einhaltung der Arbeitszeiterfassung-Pflicht zu praktizieren, ist der Einsatz moderner Zeiterfassungssysteme essentiell.

In Branchen mit genuin festen Arbeitszeiten, beispielsweise für die Personalplanung im Einzelhandel, obliegt es hingegen HR-Verantwortlichen, einheitliche Bestimmungen für den Arzttermin in der Arbeitszeit zu schaffen. Neben unternehmensinternen Abläufen und Bescheinigungen zählt hierzu die Erstellung von Dienstvereinbarungen, Betriebs- oder Arbeitsverträgen, die § 616 BGB für Beschäftigte konkretisieren oder gänzlich ausschließen.