Homeoffice: von Zuhause arbeiten als Wettbewerbsvorteil

Das Homeoffice bildet für Mitarbeiter ein entscheidendes Kriterium bei der Jobwahl, wie eine aktuelle Studie zeigt. Demnach wünscht sich ein Großteil der Arbeitnehmer, drei Tage pro Woche von Zuhause arbeiten zu können.

Produktivität, Kontrolle, Mitarbeiterzufriedenheit – wir zeigen, welche Rolle das Personalmanagement in diesem Spannungsfeld einnimmt und wie Sie flexible Arbeitsorte optimal ins Unternehmen integrieren.

Inhalt
• 1Was ist Homeoffice – Definition
• 2Homeoffice im Arbeitsrecht
• 3Gehört das Homeoffice in den Arbeitsvertrag?
• 4Wer finanziert den Homeoffice-Arbeitsplatz?
• 5Homeoffice im Ausland – das muss HR beachten
• 6Homeoffice aus Arbeitgebersicht
• 75 Top-Tipps zum Homeoffice für Arbeitgeber
• 8Fazit

Was ist Homeoffice – Definition

Das Homeoffice beschreibt eine örtlich flexibles Arbeitsform, die in vielen Branchen als übergeordnetes Organisationsmodell fungiert. Praktikabel ist es nicht nur in Vollzeit, sondern auch in verschiedenen Teilzeitmodellen sowie im Minijob. Dabei lassen sich grundsätzlich drei Varianten unterscheiden:

1. Vollständiges Homeoffice (auch Teleheimarbeit) bezeichnet die Arbeit ausschließlich aus dem häuslichen Umfeld ohne Arbeitsplatz im Unternehmen
2. Alternierendes Homeoffice (auch alternierende Telearbeit) ist die hybride Arbeit, die teilweise von zuhause, teilweise aus dem Büro erfolgt und gilt als gängigste Form
3. Mobiles Homeoffice (auch mobile Telearbeit oder remote work) umschreibt einen ortsunabhängigen Arbeitsplatz, der je nach Aufenthaltsort des Mitarbeiters variiert; dies ist nicht nur für digitale Nomaden, sondern beispielsweise auch für Vertriebsmitarbeiter üblich

Umgangssprachlich wird häufig auch der Arbeitsplatz im häuslichen Umfeld als Homeoffice bezeichnet. Explizit nicht gleichzusetzen ist jedoch die Heimarbeit, die meist einfache Tätigkeiten im privaten Wohnraum ohne organisatorische Einbindung ins Unternehmen beschreibt.

Homeoffice im Arbeitsrecht

Arbeitsrechtlich besitzen Beschäftigte aktuell keinen Anspruch auf die Ausübung ihrer Tätigkeit im Homeoffice. Erlauben Unternehmen ihren Mitarbeitern dennoch, von Zuhause zu arbeiten, unterliegen diese vollumfänglich dem Arbeitszeitgesetz. Dies bezieht sich insbesondere auf gesetzliche Pausenzeiten, Ruhezeiten von 11 Stunden und eine maximale Arbeitszeit pro Tag von durchschnittlich 8 Stunden. In diesem Kontext sind Unternehmen für den Arbeitsschutz ihrer Teammitglieder verantwortlich.

Darüber hinaus gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) als rechtliche Grundlage für das Homeoffice und greift es über den Terminus der Telearbeit explizit auf.

Eine wichtige Änderung im Versicherungsschutz gilt für Mitarbeiter im Homeoffice seit Mitte 2021. So regelt § 8 SGB VII den Unfallversicherungsschutz analog zur Arbeit im Büro oder Betrieb. Dies schließt ein, dass auch Wegstrecken von Beschäftigten, die im Homeoffice beispielsweise den Weg zur Kita zurücklegen, vollständig versichert sind.

Gehört das Homeoffice in den Arbeitsvertrag?

Grundsätzlich bildet die Fixierung des Homeoffice im Arbeitsvertrag keine Voraussetzung für seine Anwendung im Unternehmen. Dennoch sprechen verschiedene Gründe für eine vertragliche Übereinkunft.

Ohne eine schriftliche Vereinbarung:

• können Beschäftigte die Arbeit im Homeoffice unter Berufung auf den Schutz ihrer Privatsphäre ablehnen, auch, wenn diese beispielsweise aus Kapazitätsgründen erforderlich wäre
• ist das Thema Datensicherheit möglicherweise unzureichend geklärt, beispielsweise in Bezug auf die private Hardware-Nutzung
• kann die Frage: “Wann beginnt Arbeitszeit im Homeoffice” möglicherweise falsch interpretiert werden, sodass die Gefahr des Arbeitszeitbetrugs steigt
• tragen Unternehmen alle Kosten für die technische und mobiliare Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes

Eine eindeutige Regulierung dieser wesentlichen Punkte ist auch über Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder eine unternehmensinterne Homeoffice Policy möglich. Individuelle Ergänzungen können je nach Arbeitsverhältnis dennoch sinnvoll sein.

Wer finanziert den Homeoffice-Arbeitsplatz?

Liegen keine schriftlichen Nebenvereinbarungen vor, tragen Arbeitgeber in der Theorie alle Kosten für die Ausstattung und Funktionsfähigkeit am Homeoffice-Arbeitsplatz.

Im Rahmen von Gesundheits- und Arbeitsschutz steht Beschäftigten beispielsweise ein mindestens 8 m² großer Raum mit einer Arbeitsfläche von 160 × 80 cm zu. Darüber hinaus müssen ein neigbarer, höhenverstellbarer Bürostuhl, ausreichend Beleuchtung und ggf. ein Blendschutz vorhanden sein. Auch kleinteiligere Büroausstattung unterliegt der Finanzierung durch den Arbeitgeber. In Einzelfällen kann für Unternehmen sogar eine Beteiligung an den Nebenkosten des Arbeitnehmers fällig werden, da diese im Betrieb eingespart werden.

In der Praxis ist die komplette Ausstattung des Homeoffice durch den Arbeitgeber jedoch eher unüblich. Existiert bei einem Arbeitsplatzwechsel bereits ein voll ausgestattetes heimisches Büro, können Arbeitnehmer keine Neueinrichtung verlangen.

Legitim ist zudem eine “Bring your own device”-Regelung, bei der Beschäftigte privat vorhandene Hardware wie Handys oder Laptops im Homeoffice nutzen. Die Zahlung einer finanziellen Kompensation ist in diesem Fall obligatorisch.

Um arbeitsrechtliche Konflikte zu vermeiden, empfiehlt sich eine schriftliche Nebenvereinbarung für alle Mitarbeiter, die vollständig oder teilweise im Homeoffice arbeiten.

Homeoffice im Ausland – das muss HR beachten

Im Rahmen der Globalisierung und KMU Digitalisierung wird die Arbeit im Ausland für immer mehr Mitarbeiter attraktiv. Prädestiniert hierfür sind beispielsweise Workations, in denen Beschäftigte berufliche Verpflichtungen und Erholung miteinander verbinden.

Die Entscheidung, ob das Homeoffice im Ausland für Beschäftigte möglich ist, obliegt zunächst dem Arbeitgeber. Stimmt dieser zu, hat die Erstellung einer Zusatzvereinbarung im Arbeitsvertrag oberste Priorität, um die Rahmenbedingungen festzulegen. Inhaltlich sollte dieses Dokument insbesondere die Dauer des Aufenthalts, die Erreichbarkeit, die Kostenübernahme und eine mögliche Rückkehrpflicht aufgreifen. Auch das Reiseziel sollte eingegrenzt werden, um Problematiken einer abweichenden Zeitzone zu umgehen.

Darüber hinaus müssen alle steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Themen detailliert aufgearbeitet werden. Hierfür ausschlaggebend sind im Einzelfall die genaue Destination und die geplante Dauer des Auslandsaufenthalts. Erstreckt sich das Homeoffice im Ausland innerhalb der EU beispielsweise über mehr als drei Monate, werden Sozialabgaben im jeweiligen EU-Land fällig.

Ist ein Betriebsrat im Unternehmen vorhanden, muss auch dieser eingebunden werden und eine entsprechende Betriebsvereinbarung erstellen.

Homeoffice aus Arbeitgebersicht

Als größter Vorteil des Homeoffice gilt aus Arbeitgebersicht die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Vertrauenskultur im Unternehmen, die sich nachweislich herbeiführen lässt. Doch auch die Hebelwirkung im Employer Branding kann zu einem enormen Wettbewerbsvorteil avancieren. Zudem nutzen leicht angeschlagene Teammitglieder das Homeoffice häufig als Alternative zum Büro, um Ansteckungen zu vermeiden. Im Ergebnis bleibt die Krankmeldung beim Arbeitgeber öfter aus. Hieraus ergibt sich, dass Arbeitsplätze vor Ort nach Absprache von mehreren Beschäftigten genutzt werden können. Auch eine gewisse Kostenersparnis für Strom und Betriebskosten tritt bei einer hohen Homeoffice-Quote ein.

Zu den Nachteilen zählt für viele Arbeitgeber ein vermindertes Kontrollgefühl, das mit der Sorge um einen möglichen Arbeitszeitbetrug oder ineffiziente Arbeitsprozesse einhergehen kann. Zudem besteht ein erhöhter Anspruch an Datenschutz, IT-Prozesse und Mitarbeiterkommunikation. Darüber hinaus führt die Arbeit von Zuhause bei einigen Mitarbeitern zu verringerter Kreativität sowie einer schwächeren sozialen Bindung ans Unternehmen. Auf die Gesamtproduktivität scheint das Homeoffice gemäß aktueller Studien jedoch keinen signifikanten Einfluss zu haben.

5 Top-Tipps zum Homeoffice für Arbeitgeber

HR-Verantwortliche haben maßgeblichen Einfluss auf die gelebte Homeoffice-Kultur im Unternehmen. Mit diesen wertvollen Tipps begleiten Führungskräfte Mitarbeiter, die von Zuhause arbeiten, bei einer rechtssicheren und effektiven Gestaltung ihres Arbeitstages.

• Die Schaffung optimaler technischer Voraussetzungen ist für Arbeitnehmer im Homeoffice obligatorisch. Dies schließt die Sicherstellung einer lückenlosen Datensicherheit durch den Arbeitgeber ein.
• Das Aufsetzen einer transparenten Homeoffice Policy schafft Klarheit für alle Prozesse und Anforderungen. Der Informationszweck steht bei diesem Dokument im Vordergrund. So sollten Mitarbeiter beispielsweise wissen, inwiefern ihr Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zum heimischen Arbeitsplatz besitzt oder wie sie ihre Pausen richtig nutzen.
• Für ein Mindestmaß an Kontrolle ist eine digitale Zeiterfassung im Homeoffice nahezu unumgänglich. Da Geräte wie Transponder ausschließlich im Betrieb nutzbar sind, kann eine Ausweitung der Stempelvarianten erforderlich werden, beispielsweise über eine mobile Zeiterfassung mit App. Mit cleveren Alarmcenter werden Vorgesetzte automatisch über Arbeitszeitverstöße informiert, ohne diese manuell überprüfen zu müssen.
• Je seltener Teams physisch zusammentreffen, desto elementarer wird eine transparente Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg. Um den Teamzusammenhalt zu fördern, können Personaler beispielsweise interdisziplinäre Teams oder das Angebot einer gelegentlichen Job Rotation fördern. Auch feste Bürotage können sinnvoll sein. Zur Eingebundenheit jedes Mitarbeiters ins Betriebsgeschehen trägt zudem eine informative interne Unternehmenskommunikation bei.
• Das Homeoffice gilt heute als deutlicher Wettbewerbsvorteil auf dem Arbeitsmarkt. HR-Verantwortliche müssen sich dieser Funktion bewusst sein und sie konsequent kommunizieren. Auch, wenn Studien keinen signifikanten Einfluss auf die Gesamtproduktivität des Unternehmens zeigen, lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit durch flexible Arbeitszeitmodelle enorm steigern. Dies zeigt sich wiederum in weniger Krankheitszeiten und einem erhöhten Commitment.

Fazit

Im Rahmen von Work Life Blending und Employer Branding profitieren Arbeitgeber wie Arbeitnehmer auf verschiedenen Ebenen von flexiblen Homeoffice-Modellen. Die Vorstellung, kein Homeoffice mehr wahrnehmen zu können, trifft bei vielen Beschäftigten auf Widerstand. Entsprechend ist die Arbeit von Zuhause zum Hygienefaktor geworden,dessen Abschaffung als potenzieller Wettbewerbsnachteil gilt.

Um mögliche negative Aspekte, wie eine verringerte Kreativität, Bindung und Kontrolle durch den Arbeitgeber auszuhebeln, ist die Etablierung verschiedener Mechanismen im Unternehmen erforderlich. Hierzu zählen insbesondere klare Leitlinien für Erreichbarkeit, Effizienz und Abgrenzung sowie eine transparente Arbeitszeiterfassung.