Lohnabrechnung erstellen: Aufbau, Inhalt, Beispiel

Eine fehlerhafte Lohnabrechnung steht laut einer aktuellen Studie in jedem zweiten Unternehmen an der Tagesordnung. Bei aller Komplexität rund um Steuersätze und Schichtmodelle ist dies nachvollziehbar, wirkt jedoch extrem demotivierend auf betroffene Mitarbeiter.

Wie Arbeitgeber eine korrekte Lohnabrechnung erstellen und gleichzeitig Ressourcen im Bereich Payroll freisetzen, erfahren Sie im Folgenden.

Inhalt
• 1Was ist eine Lohnabrechnung – Definition
• 2Wie unterscheiden sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen?
• 3Benötigen Mitarbeiter eine monatliche Lohnabrechnung?
• 4Aufbau der Lohnabrechnung
• 5Lohnabrechnung erstellen – Beispiel
• 6Fehlerhafte Lohnabrechnung – Korrekturfrist für Arbeitgeber
• 7Müssen Arbeitgeber eine Lohnabrechnung für Minijobber erstellen?
• 8Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen
• 9Wie Zeiterfassung und Lohnabrechnung optimal ineinandergreifen
• 10Top-Tipps zur Lohnabrechnung für Arbeitgeber
• 11Fazit

Was ist eine Lohnabrechnung – Definition

Die Lohnabrechnung schlüsselt die Zusammensetzung des Entgelts von Arbeitnehmern, die auf Stundenbasis tätig sind, übersichtlich und nachvollziehbar auf. Sie enthält eine Auflistung aller relevanten Posten, aus denen sich die Bezüge und Abzüge für einen bestimmten Zeitraum zusammensetzen. Ihre Erstellung obliegt dem Arbeitgeber und erfolgt in der Regel mit einer entsprechende Software, die alle relevanten Daten und Angaben zum Lohn enthält. Als steuerrechtliches Dokument sind Lohnabrechnungen sowohl für Unternehmen und Beschäftigte als auch für das Finanzamt und die Krankenversicherung von Bedeutung.

Synonym verwendet werden häufig die Begriffe Verdienstabrechnung, Lohnzettel oder Lohnschein. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung lassen sich hingegen klar voneinander abgrenzen.

Wie unterscheiden sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen?

Die Entgeltabrechnung vereint die Lohn- und Gehaltsabrechnung unter einem Oberbegriff. In ihrem grundsätzlichen Aufbau unterscheiden sich Abrechnungen für Lohn oder Gehalt nicht. Als ausschlaggebendes Kriterium zur Differenzierung gilt:

• Im Falle der Lohnabrechnung erhalten Mitarbeiter ein Entgelt, das von der Arbeitszeit abhängt und sich monatlich meist unterscheidet.
• Bei der Gehaltsabrechnung ist das Entgelt ein festgelegter Betrag, unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit.

Ob es sich um ein Dokument zur Abrechnung von Lohn oder Gehalt handelt, ist im Hauptteil der Entgeltabrechnung gekennzeichnet.

In Abgrenzung zur Entgeltabrechnung handelt es sich bei der Entgeltbescheinigung um ein Dokument, das die Zusammensetzung des Brutto- und Nettoeinkommens über einen längeren Zeitraum darstellt. Benötigt wird dies beispielsweise im Kontext einer länger andauernden Krankmeldung zur Ermittlung von Krankengeld durch die Krankenversicherung.

Benötigen Mitarbeiter eine monatliche Lohnabrechnung?

Ja, grundsätzlich fällt es in den Zuständigkeitsbereich von Arbeitgebern, eine monatliche Lohnabrechnung für ihre Mitarbeiter zu erstellen. Als Formvorschrift gilt die Textform. Entsprechend muss die Verdienstabrechnung schriftlich, elektronisch oder handschriftlich vorliegen. Die Nutzung einer Software mit umfangreichen Leistungen ist hierbei das effizienteste Vorgehen.

Ausnahmen bestehen:

• sofern keine Änderung zum vorherigen Abrechnungszeitraum besteht.
• sofern Arbeitnehmer aktuell kein Entgelt erhalten, beispielsweise in Elternzeit oder im Krankengeldbezug. Bei beruflichen Auszeiten wie einem Sabbatical ist ausschlaggebend, ob Arbeitnehmer in dieser Zeit vergütet werden oder nicht.

Wird durch eine reduzierte Zeiterfassung Kurzarbeit notwendig, müssen Arbeitgeber ebenfalls einen Lohnschein anfertigen.

Gesetzlich unterliegen Lohnabrechnungen einer Holschuld des Arbeitnehmers. So müssen Beschäftigte das Dokument bei ihrem Vorgesetzten einfordern. Eine gesetzliche Frist zur Erstellung existiert nicht.

Über die Lohnabrechnung hinaus erhalten Mitarbeiter eine jährliche Lohnsteuerbescheinigung, um alle relevanten Daten für ihre Steuererklärung unmittelbar ablesen zu können.

Aufbau der Lohnabrechnung

Der Aufbau einer Lohnabrechnung gliedert sich in einen Kopf-, Haupt- und Schlussteil. § 8 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) identifiziert alle notwendigen Angaben.

Erfordert die Lohnabrechnung Erklärung, wenden sich Beschäftigte häufig an erfahrene HR-Mitarbeiter. Diese sollten mit allen Bestandteilen und Leistungen vertraut sein, um ihre Mitarbeiter zuverlässig zu beraten.

Kopfteil der Lohnabrechnung

Der Kopfteil enthält alle relevanten Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) aufgeführt werden:

• Name, Anschrift und Versicherungsnummer des Arbeitgebers
• Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
• Beginn und ggf. Ende der Beschäftigung
• Abrechnungszeitraum
• Steuer-ID und Steuerklasse ggf. mit Faktor, Kinderfreibeträgen, Kirchensteuerabzug, Steuerfreibeträgen und Steuerhinzurechnungsbeträgen
• Beitragsgruppenschlüssel und ggf. Beitragszuschlag für Kinderlose
• ggf. Angabe für Beschäftigung im Übergangsbereich (Midijob)
• ggf. Angabe für Mehrfachbeschäftigung

Hauptteil der Lohnabrechnung

Der Hauptteil der Lohnabrechnung schlüsselt die Bestandteile des im Arbeitsvertrag vereinbarten Bruttolohns auf und nennt den finalen Netto-Verdienst. Dabei gilt:

• Gesamtbruttolohn – Steuern – Sozialabgaben = Nettolohn

In der Regel entspricht der Nettolohn dem Auszahlungsbetrag. Mögliche Vorschüsse, Abschlagszahlungen, Pfändungen oder Tilgungsraten für ein vom Arbeitgeber gewährtes Darlehen können das Nettoentgelt jedoch weiter steigern oder schmälern.

Gesamtbrutto in der Lohnabrechnung

Der Gesamtbruttolohn des Arbeitnehmers ergibt sich aus der Summe aller Bezüge und Leistungen:

• Lohn bzw. Gehalt, wobei ein Akkordlohn oder Leistungslohn explizit auszuweisen ist
• Zuschläge
• Prämien, Gratifikation, Tantieme
• Auszahlung von Überstunden
• Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
• vermögenswirksame Leistungen
• betriebliche Altersvorsorge
• geldwerte Vorteile
• Elterngeld, Mutterschaftsgeld oder Mutterschutzlohn
• Aufwandsentschädigungen
• Sachbezüge

Steuern in der Lohnabrechnung

Die Höhe der steuerlichen Abzüge, die der Arbeitgeber direkt ans Finanzamt abführt, wird maßgeblich durch die Lohnsteuer bestimmt. Ihr prozentualer Anteil ist progressiv und variiert je nach Gehalt und Lohnsteuerklasse zwischen 14 und 42%. Hinzu kommt gegebenenfalls die Kirchensteuer, die einen prozentualen Anteil von 8 bis 9% der Lohnsteuer einnimmt. Der Solidaritätszuschlag von 5,5% der Lohnsteuer ist für einen Großteil aller Arbeitnehmer seit 2021 redundant.

Steuerklasse in der Lohnabrechnung

Korrekte Angaben zur Steuerklasse sind elementar, um den Lohnsteuersatz zu bestimmen.

¹ ab dem übernächsten Jahr nach dem Tod des Partners ² sofern der Partner im laufenden oder vergangenen Jahr verstorben ist ³ Seit 2017 löst die Ehe für alle die eingetragene Lebenspartnerschaft in Deutschland ab. Zuvor geschlossene Lebenspartnerschaften bleiben bestehen, können jedoch in eine Ehe umgewandelt oder durch eine standesamtliche Heirat ersetzt werden.

Sozialabgaben in der Lohnabrechnung

Die Abzüge für Sozialabgaben werden jeweils zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Ausgenommen hiervon ist der Zusatzbeitrag zur Pflegeversicherung für Kinderlose in Höhe von 0,6%, den lediglich Arbeitnehmer ab 23 Jahren ohne Kinder abführen.

⁴ Der Beitrag zur Pflegeversicherung für Beschäftigte mit einem Kind beträgt 3,4%. Pro weiterem Kind sinkt er um 0,25%. Sein Minimum erreicht er bei einer Anzahl von fünf oder mehr Kindern mit 2,4%. Mitarbeiter ohne Kinder zahlen 4% Pflegeversicherung. Der Arbeitgeberanteil von 1,7% bleibt in allen Varianten konstant.

Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitgeberanteil zur berufsständischen Versorgungseinrichtung müssen nicht in der Lohnabrechnung aufgeführt werden.

Schlussteil der Lohnabrechnung

Im Schlussteil der Lohnabrechnung finden sich die Kontodaten des Mitarbeiters, die Gesamtsumme der Sozialabgaben des Arbeitgebers sowie der ermittelte Nettolohn.

Lohnabrechnung erstellen – Beispiel

HR-Verantwortliche, die eine Lohnabrechnung erstellen, müssen zunächst den Gesamtbruttolohn ermitteln und anschließend alle fälligen Abzüge abführen. Während für den Arbeitnehmer Steuern und Sozialabgaben anfallen, trägt der Arbeitgeber lediglich seinen Anteil der Sozialversicherungsbeiträge.

Das folgende Beispiel zeigt das exemplarische Vorgehen bei der Erstellung einer Lohnabrechnung. In der Praxis übernimmt meist eine Software die Ermittlung aller Daten. Ein grundlegendes Verständnis ist für HR-Verantwortliche jedoch obligatorisch.

Mitarbeiterdaten im Steuerjahr 2024:

• 30 Jahre alt
• Steuerklasse I
• keine Kinder
• konfessionslos
• gesetzlich renten- und krankenversichert
• Gesamtbruttolohn 3.000 € pro Monat
• Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung 1,7% (je 0,85%)

Ermittlung der Steuern

• Steuerfreier Arbeitslohn pro Monat: 1.357€
• Zu versteuernder Arbeitslohn pro Monat: 1.643€
• Lohnsteuer pro Monat: 317,08€ (19,3%)

Der Lohnsteuersatz ist von vielseitigen Faktoren, wie der Lohnsteuerklasse, dem Entgelt oder dem Geburtsjahr abhängig.

Ermittlung der Sozialabgaben für den Arbeitnehmer

• 7,3% Krankenversicherung + 0,85% Zusatzbeitrag: 244,50€
• 9,3% Rentenversicherung: 279€
• 2,3% Pflegeversicherung: 69€
• 1,3% Arbeitslosenversicherung: 39€

Die Sozialabgaben des Arbeitnehmers betragen 631,50€ pro Monat.

Ermittlung des Nettolohns

• 3.000€ Bruttolohn – 317,08€ Lohnsteuer – 631,50€ Sozialabgaben = 2.051,42€

Der Nettolohn des Arbeitnehmers beträgt 2.051,42€ pro Monat.

Ermittlung der Sozialabgaben für den Arbeitgeber

• 7,3% Krankenversicherung + 0,85% Zusatzbeitrag: 244,50€
• 9,3% Rentenversicherung: 279€
• 1,7% Pflegeversicherung: 51€
• 1,3% Arbeitslosenversicherung: 39€

Die Sozialabgaben des Arbeitgebers betragen 613,50€ pro Monat.

Fehlerhafte Lohnabrechnung – Korrekturfrist für Arbeitgeber

Eine fehlerhafte Lohnabrechnung gilt es in jedem Fall zu vermeiden, um die Mitarbeiterbindung und das Ansehen als Arbeitgeber zu sichern. Wurde die Lohnabrechnung dennoch falsch erstellt, ist ein professioneller und wertschätzender Umgang im Rahmen der gesetzlichen Korrekturfrist für Arbeitgeber entscheidend.

Je nach Art des Fehlers haben HR-Verantwortliche verschiedene Möglichkeiten zur Richtigstellung:

• Wurden die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers nicht abgezogen, kann dies innerhalb von drei Monaten korrigiert werden.
• Hat der Arbeitgeber nicht genügend Lohnsteuer einbehalten, lässt sich eine haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt stellen, das die fälligen Steuern direkt beim Arbeitnehmer einholt.
• Haben Arbeitnehmer ein zu hohes Entgelt erhalten, unterliegen sie der Pflicht, ihrem Vorgesetzten dies mitzuteilen.
• Ein zu niedriges Entgelt können Beschäftigte innerhalb der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß § 195 BGB beanstanden. Mögliche Kosten, wie Gebühren für eine Kontoüberziehung, lassen sich im Nachhinein beim Arbeitgeber geltend machen.

Die genannten Fristen gelten für alle Entgelt-Dokumente, die Lohn oder Gehalt abrechnen.

Müssen Arbeitgeber eine Lohnabrechnung für Minijobber erstellen?

Ja, die Pflicht zur monatlichen Lohnabrechnung besteht auch für Minijobber, sofern sich Beträge oder Daten im Vergleich zum Vormonat geändert haben. Im Minijob eine Lohnabrechnung zu erstellen ist jedoch weitaus weniger komplex als für Vollzeitmitarbeiter. So müssen gesetzlich vorgegebene Kosten und Abzüge nicht individuell berechnet werden, sondern lassen sich pauschal anwenden.

Aufbewahrungsfrist für Lohnabrechnungen

Lohnabrechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist für Arbeitgeber. Diese beträgt gemäß § 41 Einkommensteuergesetz (EStG) mindestens sechs Jahre, unabhängig davon, ob der betreffende Mitarbeiter noch im Unternehmen beschäftigt ist oder nicht.

Besteht im Lohndokument ein Bezug zur betrieblichen Gewinnermittlung, erhöht sich die Aufbewahrungsfrist auf zehn Jahre.

Sind zusätzlich Angaben rund um die (betriebliche) Altersvorsorge involviert, empfiehlt es sich, die entsprechenden Daten bis zum Renteneintritt des Beschäftigten zu speichern. Gesetzlich besteht in diesem Fall eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.

Für Arbeitnehmer gilt keine gesetzliche Frist zur Aufbewahrung ihrer Lohnabrechnungen. Als möglicher Nachweis für Rentenansprüche besitzen die Daten dennoch über Jahrzehnte hinweg Relevanz.

Wie Zeiterfassung und Lohnabrechnung optimal ineinandergreifen

Da die geleisteten Arbeitsstunden ausschlaggebend für die Ermittlung des zu zahlenden Lohns sind, hängen eine korrekte Zeiterfassung und Lohnabrechnung eng zusammen. Entsprechend müssen Arbeitgeber insbesondere für Mitarbeiter mit Zeitlohn alle Arbeitszeiten erfassen und die geleisteten Stunden in ihre Lohnabrechnungen einfließen lassen.

Leistungsstarke Zeiterfassungssysteme sind nicht nur in der Lage, Urlaubstage und Krankheitszeiten zu berechnen, sondern verfügen auch über eine direkte Lohnanbindung. Über eine Schnittstelle lässt sich die Software mit Lohnabrechnungsprogrammen von DATEV, SAP, Paychecks und vielen weiteren verknüpfen. Erfolgen Zeiterfassung und Lohnabrechnung online, spart ihr Zusammenspiel Zeit und Kosten ein und erhöht die Nachhaltigkeit sowie Datensicherheit im Unternehmen.

Top-Tipps zur Lohnabrechnung für Arbeitgeber

• Eine digitale Lohnabrechnung, auf die Mitarbeiter eigenständig zugreifen können, ersetzt in vielen Unternehmen längst den schriftlichen Lohnschein. Vereinfachte Prozesse und weniger Ressourcenverbrauch zählen zu den stärksten Argumenten, um die Lohnabrechnung online zugänglich zu machen. Dennoch gilt: Die Bereitstellung einer digitalen Lohn- oder Gehaltsabrechnung erfordert die explizite Zustimmung aller Mitarbeiter.
• Liegen keine Veränderungen zum Vormonat vor, ist die dauerhafte Erstellung von (online) Lohnabrechnungen obsolet. Dennoch gilt die permanente Erstellung identischer Lohndokumente in vielen Unternehmen als Standard. In diesem Zusammenhang besteht großes Einsparungspotenzial für HR-Mitarbeiter. Werden Prozesse umgestellt, ist die umfassende Information aller Beschäftigten entscheidend.
• Eine leistungsstarke Software, die Zeiterfassung und Lohnabrechnung digital miteinander vereint, ist ausschlaggebend für effiziente Prozesse. Zu den wichtigsten Leistungen des ausgewählten Zeiterfassungssystems zählt eine Schnittstelle zum Lohnabrechnungsprogramm. Nutzerfreundliche Software lässt sich auch für eigene Lohnartenrahmen konfigurieren.
• Eine fehlerhafte Lohnabrechnung zählt zu den größten Fauxpas für die Mitarbeiterbindung und wirkt sich negativ auf das Ansehen als Arbeitgeber aus. Ein korrektes Lohndokument hat daher höchste Priorität. Sollte die eigene Personalabteilung nicht über genügend Kapazitäten verfügen, muss ein Outsourcing der Lohnabrechnung in Erwägung gezogen werden. Unternehmen, die ihre Lohnabrechnung auslagern wollen, sollten vorab eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchführen und auch über die Einstellung neuer Mitarbeiter nachdenken, bevor sie die Lohnabrechnung durch qualifizierte Dienstleister oder Steuerberater erstellen lassen.

Fazit

Eine korrekte Lohnabrechnung ist die Voraussetzung für eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. HR Abteilungen nehmen in diesem Kontext eine essentielle Position im Unternehmen ein, indem sie das Lohndokument selbst erstellen oder an seriöse Dienstleister auslagern. Erheblich vereinfachen lässt sich dieser Prozess durch die Nutzung einer Software, die Zeiterfassung und Lohn miteinander kombiniert.

In jedem Fall ist das Wissen um die korrekte Erstellung, den Aufbau und die Übermittlung von Lohnabrechnungen für HR Verantwortliche unerlässlich, um Mitarbeiter zuverlässig und adäquat zu vergüten.