Lohnfortzahlung bei Krankheitsfall, Kur oder Kündigung

Zahlt das Personalmanagement Mitarbeitern trotz nicht erbrachter Arbeitsleistung ein Entgelt aus, erfolgt dies meist auf Grundlage der gesetzlichen Lohnfortzahlung. Im Krankheitsfall, an gesetzlichen Feiertagen, während einer bezahlten Freistellung oder im Mutterschutz wird trotz der Fehlzeit ein Entgelt fällig. Wir schlüsseln auf, wann Sie als Arbeitgeber Entgeltfortzahlung leisten müssen – und wann sich der Anspruch in der Lohnabrechnung erübrigt.

Inhalt
• 1Lohnfortzahlung – was ist das?
• 2Wie lange sind Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet?
• 3Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
• 4Wenn die Lohnfortzahlung ins Krankengeld übergeht
• 5Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten?
• 6Lohnfortzahlung: Berechnung und Beispiele
• 7Lohnfortzahlung in askDANTE
• 8FAQ
• 9Fazit

Lohnfortzahlung – was ist das?

Die Lohnfortzahlung oder Entgeltfortzahlung schützt die Existenzgrundlage von Arbeitnehmern in Deutschland im Falle eines unverschuldeten Arbeitsausfalls. Als gesetzliche Basis dient das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Es verpflichtet Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen, das volle Entgelt für Beschäftigte bei unvermeidlichen Abwesenheiten aufzubringen.

Konkrete Fälle, in denen eine Lohnfortzahlung trotz nicht erbrachter Arbeitsleistung erforderlich werden kann, sind beispielsweise:

• im Krankheitsfall für maximal 6 Wochen
• an gesetzlichen Feiertagen
• während einer Kur, die vom Sozialträger genehmigt wurde
• bei einem notwendigen Arztbesuch während der Arbeitszeit
• während einer bezahlten Freistellung
• im Mutterschutz

Wie lange sind Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet?

Der Grund der Lohnfortzahlung ist ausschlaggebend dafür, wie lange Arbeitgeber ihrer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen müssen.

Im Krankheitsfall erstreckt sich die Lohnfortzahlung über 42 Kalendertage. Dies entspricht 6 Wochen unabhängig von der Anzahl der Wochenarbeitstage. Analoges gilt gemäß § 3a EntgFG auch im Falle einer Spende von Organen, Gewebe oder Blut zur Separation von Blutstammzellen. Führt der Arbeitnehmer eine vom Sozialträger genehmigte Kur oder Reha durch, steht ihm laut § 9 EntgFG ebenfalls eine sechswöchige Entgeltfortzahlung zu.

Auch für gesetzliche Feiertage besteht die Verpflichtung zur Lohnfortzahlung. Diese entfällt jedoch, wenn Arbeitnehmer am letzten Arbeitstag vor oder am nächsten Arbeitstag nach dem Feiertag unentschuldigt nicht zur Arbeit erscheinen.

Im Mutterschutz ist eine Lohnfortzahlung für einen Zeitraum von 6 Wochen vor der Geburt und 8 Wochen nach der Geburt zu leisten. In der häufig folgenden Elternzeit entfallen für den Arbeitgeber alle weiteren finanziellen Verpflichtungen. Stattdessen ist die Beantragung von Elterngeld für Arbeitnehmer möglich.

Bei einer bezahlten Freistellung nach einer Kündigung ist die Lohnfortzahlung hingegen über den gesamten freigestellten Zeitraum zu leisten.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Der Krankheitsfall stellt die komplexeste Form der Entgeltfortzahlung dar, da etwaige Bedingungen und Fristen relevant sind. Grundsätzlich besitzen jedoch alle Arbeitnehmer in einer regulären, sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung Anspruch auf Lohnfortzahlung. Dies schließt Auszubildende sowie Minijobber ein.

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer Anspruch auf 6 Wochen Entgeltfortzahlung pro Krankheit. Dies entspricht 42 Kalendertagen. Voraussetzung ist eine mindestens vierwöchige Betriebszugehörigkeit.

Anhand fünf wesentlicher Kriterien lassen sich die Voraussetzungen für eine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall prüfen:

1. Erfüllung der Melde- und Nachweispflicht: Im Rahmen ihrer Meldepflicht müssen Beschäftigte sicherstellen, dass die (telefonische) Krankmeldung Arbeitgeber rechtzeitig erreicht. Zusätzlich benötigen sie, je nach Regelung im Arbeitsvertrag, zwischen dem ersten und vierten Krankheitstag eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, die vom Arzt an die Krankenkasse zu übermitteln ist. Anschließend kann der Arbeitgeber die eAU abrufen. Treffen die Krankmeldung oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht fristgerecht ein, fehlen Arbeitnehmer unentschuldigt und verlieren ihren Anspruch auf Lohnfortzahlung.
2. Arbeitsunfähigkeit: Ob eine konkrete Arbeitsunfähigkeit gegeben ist, hängt vom ausgeübten Beruf ab. Ein Fußbruch rechtfertigt für einen Dachdecker zweifelsohne eine Arbeitsunfähigkeit, nicht jedoch für einen Programmierer. Dies inkludiert, dass Arbeitnehmer in mehreren Anstellungen möglicherweise nur teilweise Lohnfortzahlung erhalten. Denn ein krankgeschriebener Erzieher mit Beinbruch kann seiner Nebentätigkeit als Grafiker weiterhin nachgehen.
3. Keine Schuld oder Fahrlässigkeit: Weisen Arbeitgeber ihren Beschäftigten eine Schuld oder grobe Fahrlässigkeit bei der Entstehung ihrer Krankheit oder Verletzung nach, sind sie von einer Entgeltfortzahlung befreit.
4. Erkrankung besteht während der regulären Arbeitszeit: Eine Lohnfortzahlung lässt sich für alle Erkrankungen und Verletzungen geltend machen, die in zeitlicher Überschneidung zur regulären Arbeitszeit stehen. Dies schließt Urlaube, Dienstreisen, Tage mit Gleitzeit oder sogar Wochenenden ein, sofern sie normalerweise zur Arbeitszeit zählen. Interessant ist diese Regelung auch im Rahmen der 4-Tage-Woche.
5. Neue Krankheit: Pro Krankheit steht Arbeitnehmern eine Lohnfortzahlung von 42 Kalendertagen zu. Beschäftigte, die länger als 6 Wochen krank sind, erhalten auch bei gleicher Krankheit weiterhin Entgeltfortzahlung, sofern 6 Monate zwischen den Erkrankungen liegen oder der Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit bereits 12 Monate zurückliegt.

Lohnfortzahlung bei gleicher Krankheit mit Unterbrechung

Der 6-wöchige Anspruch auf Lohnfortzahlung beginnt gemäß § EntgFG erneut, sobald

• der Arbeitnehmer über einen Zeitraum von 6 Monaten nicht wegen derselben Krankheit arbeitsunfähig ist
• seit dem Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit 12 Monate vergangen sind
• eine neue Krankheit vorliegt

Eine Ausnahme besteht, sofern eine neue Krankheit bereits während der ersten Erkrankung beginnt, beispielsweise bei einem Beinbruch während einer Grippe. In diesem Fall erhalten Arbeitnehmer nur einmalig eine sechswöchige Lohnfortzahlung. Sobald ein Tag oder auch nur wenige Stunden zwischen den beiden Krankheitsfällen liegen, entsteht Anspruch auf einen erneuten 6-Wochen-Zeitraum.

Wenn die Lohnfortzahlung ins Krankengeld übergeht

Nach durchgehender sechswöchiger Erkrankung geht die Lohnfortzahlung ins Krankengeld über. Um die Entgeltfortzahlung zu beenden, müssen Arbeitgeber keine weiteren Formalitäten erfüllen. Stattdessen tritt die Krankenkasse des Arbeitnehmers proaktiv mit ihnen in Kontakt, um die Modalitäten und Höhe des Krankengeldbezugs zu erfragen.

Für Arbeitgeber bedeutet dies eine finanzielle Entlastung, für Arbeitnehmer jedoch eine Reduktion ihres Einkommens.

Während die Lohnfortzahlung 100% des regulären Arbeitsentgelts beträgt und sich bei variablen Löhnen am Durchschnitt der vergangenen drei Monate orientiert, fällt das Krankengeld deutlich niedriger aus. Je nach Krankenversicherung federt es mindestens 70% des Bruttoentgelts ab, maximal jedoch 90% des Nettoentgelts. Zudem ist der Tageshöchstsatz gedeckelt.

Einmalzahlungen wie ein vertraglich festgelegtes Weihnachtsgeld werden als Durchschnittswert mit einbezogen. Während die Krankenversicherungsbeiträge wegfallen, müssen Arbeitnehmer auch im Krankengeldbezug weiterhin in die Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung einzahlen.

Minijobber und Studierende mit weniger als 20 Wochenstunden, die nicht über den Arbeitgeber krankenversichert sind, erhalten grundsätzlich kein Krankengeld.

Besondere Bedingungen gelten außerdem bei einem Arbeitsunfall. Die Lohnfortzahlung übernimmt der Arbeitgeber auch in diesem Fall für die ersten 6 Wochen. Die anschließende Zahlung von Krankengeld tragen jedoch die Unfallkassen oder Berufsgenossenschaften.

Lohnfortzahlung oder Krankengeld

Wann muss der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten?

Arbeitnehmer verlieren ihren Anspruch auf Lohnfortzahlung, sobald die Krankheitsdauer einen Zeitraum von 6 Wochen überschreitet. Liegt zwischen den Erkrankungen jedoch ein halbes Jahr oder der Beginn der Ersterkrankung ein ganzes Jahr zurück, beginnt die 6-Wochen-Frist erneut. Gleiches gilt bei Eintritt einer neuen Erkrankung. Ob dies der Fall ist, lässt sich über die Krankenkasse des Beschäftigten sicherstellen.

Darüber hinaus existieren weitere Bedingungen, unter denen der Arbeitgeber keine Lohnfortzahlung leisten muss. Dies ist der Fall, wenn

• der Mitarbeiter die Fristen zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeits- oder Folgebescheinigung verpasst
• der Arbeitnehmer die Krankheit / Verletzung absichtlich oder grob fahrlässig verursacht hat
• die Erkrankung / Verletzung durch einen Dritten verursacht wurde, der schadensersatzpflichtig ist. Der Arbeitnehmer ist in diesem Fall zur Information seines Vorgesetzten verpflichtet.
• eine wirksame Kündigung ausgesprochen wurde. Ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht jedoch weiterhin, wenn die Arbeitsunfähigkeit der Grund für die Kündigung ist, die Gründe beim Arbeitgeber liegen oder das Arbeitsverhältnis durch einen Aufhebungsvertrag aufgelöst wurde
• es sich um die Erkrankung eines Kindes handelt, das betreut werden muss. Die Zahlung eines anteiligen Kinderkrankengeldes obliegt allein der Krankenkasse des Arbeitnehmers

Keine Lohnfortzahlung in den ersten 4 Wochen des Arbeitsverhältnisses

Darüber hinaus bildet eine vierwöchige ununterbrochene Dauer des Arbeitsverhältnisses gemäß § 3 Abs. 3 EntgFG die Grundvoraussetzung für eine Lohnfortzahlung. Erkranken Arbeitnehmer vor Ablauf dieser Frist, ist es Arbeitgebern überlassen, eine freiwillige Entgeltfortzahlung zu leisten.

Sonderfall: Berufliche Auszeit

Die Rahmenbedingungen für berufliche Auszeiten wie ein Sabbatical müssen individuell vereinbart werden. Gängig ist beispielsweise ein Modell, in dem Arbeitnehmer 24 Monate lang ihr halbes Gehalt erhalten und die erforderliche Arbeitsleistung innerhalb von 12 Monaten erbringen. Das gewonnene arbeitsfreie Jahr ermöglicht eine verlängerte Urlaubsplanung bei kontinuierlicher Vergütung. Ähnliche Konstrukte sind auch in Altersteilzeit legitim.

Lohnfortzahlung: Berechnung und Beispiele

Je nach Einzelfall unterliegt die Lohnfortzahlung einer individuellen Berechnung, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Beispiel 1: Lohnfortzahlung bei variablem Entgelt

Ein Vertriebsmitarbeiter, dessen monatliches Entgelt provisionsabhängig schwankt, erkrankt Anfang Mai an einer Bronchitis und fällt für einen vollen Monat aus. In den vergangenen drei Monaten betrug sein Bruttolohn:

• Februar: 3.265 €
• März: 3.687 €
• April: 3.412 €

Die Höhe seiner Lohnfortzahlung berechnet sich aus dem Durchschnittswert der drei letzten Entgelte:

• (3.265 € + 3.687 € + 3.412 €) / 3 = 3.454,67 €

Beispiel 2: Lohnfortzahlung ohne vierwöchige Betriebszugehörigkeit

Ein Kundendienstmitarbeiter bricht sich nach dreiwöchiger Betriebszugehörigkeit den Arm und ist arbeitsunfähig.

• Erst nach der vierten Woche der Betriebszugehörigkeit besteht für ihn Anspruch auf Lohnfortzahlung
• Der Arbeitgeber kann freiwillig bereits ab dem ersten Krankheitstag mit der Entgeltfortzahlung beginnen

Lohnfortzahlung in askDANTE

askDANTE bietet über die Arbeitszeiterfassung hinaus zahlreiche Möglichkeiten, um funktionsstarke Prozesse im Rahmen der Lohnfortzahlung zu etablieren. Über ein elektronisches Arbeitszeitkonto lassen sich beispielsweise Sollstunden aufschlüsseln und Durchschnittswerte automatisiert berechnen. Zudem informiert das intelligente Alarmcenter über fehlende Krankmeldungen oder die Überschreitung der zulässigen Krankheitstage mit Entgeltfortzahlung. Anschließend bildet ein aussagekräftiges Reporting die Entwicklungen lückenlos ab. So erweist sich die Software als mächtiges Tool zur akkuraten Organisation der Lohnfortzahlung.

FAQ

Wie viele Tage besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall?

Arbeitgeber sind über 6 Wochen zur Lohnfortzahlung verpflichtet – unabhängig von der Anzahl der Wochenarbeitstage des Mitarbeiters. Dies entspricht 42 Kalendertagen.

Wie errechnet sich die Höhe der Lohnfortzahlung?

Die Lohnfortzahlung deckt 100% des gewöhnlichen Arbeitsentgelts ab. Auch variable Gehaltsbestandteile wie Provisionen, Zulagen oder Zuschläge müssen mit eingerechnet werden. Dies gilt auch für regelmäßig erbrachte Überstunden, die über die vertraglich vereinbarte maximale Arbeitszeit pro Tag hinausgehen. Zur konkreten Ermittlung lässt sich der Durchschnittswert der vergangenen drei Monate heranziehen.

Gilt auch im Minijob Lohnfortzahlung?

Ja, als wesentlicher gesetzlicher Baustein zur finanziellen Absicherung von Arbeitnehmern greift die Lohnfortzahlung auch im Minijob auf Stundenbasis.

Was gilt für die Lohnfortzahlung bei einem Arbeitsunfall?

Bei einem Arbeitsunfall gelten für die Lohnfortzahlung zunächst die gleichen Modalitäten wie im normalen Krankheitsfall. Kommt es jedoch zum anschließenden Krankengeldbezug, muss eine Prüfung der Zuständigkeiten erfolgen. So übernehmen die Auszahlung im Regelfall die Unfallkassen oder Berufsgenossenschaften statt der gesetzlichen Krankenkassen.

Müssen Arbeitgeber bei einer Kur Lohnfortzahlung leisten?

Während einer Kur muss die Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber analog zum Krankheitsfall gewährleistet werden, sofern eine Genehmigung des zuständigen Sozialträgers vorliegt. Gleiches gilt gemäß § 9 EntgFG für Rehabilitationsmaßnahmen.

Was sind Karenztage?

Die Einführung von Karenztagen im Unternehmen würde bedeuten, Arbeitnehmern für die ersten Tage ihrer Erkrankungen keine Lohnfortzahlung zu gewähren. In Deutschland ist eine derartige Regelung gesetzeswidrig.

Gilt die Lohnfortzahlung für den Arbeitgeber auch bei privater Krankenversicherung?

Die Lohnfortzahlung gilt auch für Beschäftigte mit privater Krankenversicherung. Arbeitgeber sind zu einer regulären Entgeltfortzahlung verpflichtet. Um über einen sechswöchigen Zeitraum hinaus Krankengeld zu erhalten, ist in der Regel eine separate Krankengeldversicherung erforderlich.

Fazit

Die gesetzliche Lohnfortzahlung sichert das Einkommen von Arbeitnehmern bei unverschuldeten Arbeitsausfällen. Doch auch Arbeitgeber profitieren indirekt von der verpflichtenden Zahlung. Denn nur Beschäftigte, die ihre Gesundheit unabhängig von finanziellen Einbußen priorisieren können, bleiben langfristig zufrieden und leistungsfähig.

Dennoch haben Arbeitgeber verschiedene Möglichkeiten, die Lohnfortzahlung in begründeten Einzelfällen zu verweigern. Beispielsweise bei Fehlen einer Krankmeldung, einer grob fahrlässig verursachten Verletzung oder nach Ablauf der gesetzlichen 6-Wochen-Frist.