KMU: Digitalisierung in 5 Schritten

Das größte Potenzial für KMU Digitalisierung voranzutreiben, besteht laut einer aktuellen Studie der Bundesnetzagentur in der Buchhaltung sowie in HR-Prozessen. Ein Großteil bleibt bisher jedoch unausgeschöpft. Wir zeigen Ihnen, wie der Mittelstand die Hürden der digitalen Revolution meistert und welchen Mehrwert eine digitale Arbeitszeiterfassung für kleine Unternehmen bietet.

Inhalt
• 1Was bedeutet für KMU Digitalisierung?
• 2Herausforderungen der Digitalisierung für den Mittelstand
• 3Exkurs: Die digitale Revolution
• 4So werden KMU digital – in 5 Schritten
• 5Digitalisierung im Mittelstand – Förderung und Beratung
• 6HR Software und Zeiterfassung für kleine Unternehmen
• 7Fazit

Was bedeutet für KMU Digitalisierung?

Der Begriff der Digitalisierung besitzt mehrere Dimensionen. Zum einen beschreibt er die Umwandlung analoger Informationen in eine digitale Form. Zum anderen repräsentiert er eine fortschreitende Transformation, die Handlungen und Lebensrealitäten immer weiter in den digitalen Bereich verschiebt. Diese betrifft nicht nur die Wirtschaft, sondern die gesamte Gesellschaft.

Als KMU (kleine und mittlere Unternehmen) gelten gemäß EU-Kommission Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeiter beschäftigen, wobei das FTE ausschlaggebend ist. Ihr wirtschaftlicher Indikator entspricht einem jährlichen Umsatz von bis zu 50 Millionen Euro oder einer Bilanzsumme von maximal 43 Millionen Euro. Über 99 Prozent der deutschen Unternehmen unterliegen dieser Definition.

Dass KMU Digitalisierung benötigen und der Transformation aktiv begegnen müssen, steht außer Frage. Neben Kosten und Aufwänden vermag die Nutzung moderner Technologien verschiedene Prozesse zu verbessern und Berufsbilder erfüllender zu gestalten. Dennoch stehen KMU tendenziell auf einem geringeren Digitalisierungsstand als große Unternehmen. Schlanke Personalstrukturen und vielschichtige Herausforderungen schränken die Kapazitäten zur Entwicklung und Umsetzung einer umfassenden Digitalisierungsstrategie ein.

Herausforderungen der Digitalisierung für den Mittelstand

Abhängig davon, wie kleine und mittelständische Unternehmen ihr Personalmanagement und ihre grundsätzliche Unternehmensstrategie ausrichten, begegnen sie innerhalb der Digitalisierung verschiedenen Herausforderungen.

• Schlanke Personalstrukturen: Insbesondere im HR-Bereich operieren KMU meist mit nur einem oder wenigen Mitarbeitern. Diese übernehmen breite Aufgaben vom Arbeitsvertrag über die Personaleinsatzplanung bis zur Lohnabrechnung. Kapazitäten zur Entwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie sind schlichtweg nicht vorhanden. Paradoxerweise würde gerade dies jedoch zu einer erheblichen Entlastung von Routineaufgaben führen.
• Geringe Budgets: Prozessoptimierungen verursachen zunächst Kosten und Aufwände. Diese amortisieren sich jedoch meist nach kurzer Zeit, sobald Abläufe sich einspielen und neue Kapazitäten freisetzen. Dennoch geben kleinere Unternehmen häufig keine größeren Budgets zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten frei.
• Fachkräftemangel: Unternehmen in nahezu allen Zweigen der Wirtschaft haben Probleme, qualifizierte Mitarbeiter einzustellen und langfristig zu binden. KMU sind hiervon noch stärker betroffen als Konzerne. Insbesondere Mitarbeiter mit technischem Know How, die eine digitale Entwicklung vorantreiben könnten, fehlen. Die resultierende technologische Überforderung hält viele Mittelständler von der Umsetzung großer Digitalisierungsprojekte ab.
• Kulturelle Hürden: Der interne Widerstand gegen die Etablierung neuer Prozesse kann immens sein, nicht nur für KMU. Mitarbeiter befürchten eine Überforderung durch überladene Softwarelösungen oder den Wegfall gern ausgeführter Aufgaben. Nur mit strategischer, transparenter und oft auch persönlicher Mitarbeiterkommunikation lassen sich Vorbehalte entkräften und der Nutzen der Maßnahmen hervorzuheben.
• Sicherheitseinwände: Mit der Digitalisierung sensibler Daten geht eine besondere Verantwortung einher. Wo stehen die Server der verwendeten Softwarelösung? Und wie wird eine verschlüsselte Kommunikation sichergestellt? Nur, wer diese Fragen zuverlässig beantworten kann, kommt als Partner für Digitalisierungsprojekte infrage.
• Kundenakzeptanz: Nicht nur Mitarbeiter, auch Kunden können Umstellungen auf digitale Prozesse boykottieren. Sowohl im B2B als auch im B2C Bereich sind digitale Umstrukturierungen nur möglich, sofern Kunden die Bereitschaft besitzen, moderne Technologien zu nutzen.
• Integration bestehender Systeme: Neben vielen "weichen" Faktoren, die sich durch Kommunikation und Überzeugungskraft lösen lassen, scheitern KMU häufig an der konkreten Umsetzung von Digitalisierungsprojekten. Denn was, wenn vorhandene Systeme nicht mit dem neuen Online-Tool kompatibel sind? Oft stellt sich hierbei das Gefühl ein, alles auf einmal ändern zu müssen, um Funktionalität zu gewährleisten. Hiermit geht eine Überforderung einher, die im schlimmsten Fall zu einem Projektstillstand führt.

So werden KMU digital – in 5 Schritten

Um KMU digital zu machen, gibt es nicht den einen richtigen Weg. Am Beginn der Digitalisierung steht jedoch immer die Identifikation der Bereiche mit dem größten Digitalisierungspotenzial. Diese bildet den Auftakt für die Digitalisierung von KMU in 5 Schritten.

1. Identifikation von Potenzialen: Wo im Unternehmen liegen das größte Potenzial und der größte Nutzen digitaler Prozesse? Dies können sowohl unternehmensweite Vorgänge (z.B. Zeiterfassung oder Kommunikation) als auch einzelne Bereiche oder Abteilungen (z.B. Datenanalyse oder Einkauf) sein.
2. Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie: Die strategische Planung des Digitalisierungsprozesses bedeutet nicht zwingend, dass die Veränderung alle Prozesse des Unternehmens betreffen muss. Vielmehr dient sie als Orientierung und Leitmotiv, um langfristige Ziele zu visualisieren und in taktische und operative Schritte zu unterteilen. Daher ist sie für jeden digitalen Veränderungsprozess obligatorisch.
3. Interner Wissensaufbau: Neben der Kooperation mit externen Partnern muss sichergestellt werden, dass auch interne Wissensträger am Digitalisierungsprozess beteiligt sind. Nur sie kennen die Besonderheiten des Unternehmens und können elementare Bedenken einbringen. Um diese Position auszufüllen, ist die Einstellung neuer Mitarbeiter legitim. Noch sinnvoller ist es jedoch, vorhandene Teammitglieder durch Weiterbildungen auf ihre Rolle als Vermittler zwischen digitalen Prozessen und unternehmensinternen Interessen vorzubereiten.
4. Organisationsentwicklung und Change Kommunikation: Nicht nur in Konzernen ist ein Change Management notwendig, um Beschäftigte in den Digitalisierungsprozess einzubinden. KMU vernachlässigen jedoch häufig eine transparente Change Kommunikation, da sie ihre Notwendigkeit unterschätzen. Dies kann jedoch einen erheblichen Vertrauensverlust bei Mitarbeitern nach sich ziehen und im schlimmsten Fall zu Motivationseinbußen und Kündigungswellen führen.
5. Finanzierung: Nicht zuletzt muss die Finanzierung von Digitalisierungsprojekten geplant werden. Obwohl es sich um eine gewinnbringende Investition in die Zukunft handelt, steht selten genug Budget für umfassende Veränderungen zur Verfügung. Daher sollten KMU ihre Möglichkeiten zur staatlichen oder EU-weiten Förderung unbedingt prüfen und beanspruchen.

Digitalisierung im Mittelstand – Förderung und Beratung

Von der Nutzung moderner Technologien profitieren nicht nur einzelne Unternehmen, sondern die gesamte Wirtschaft. Das Mithalten mit der digitalen Transformation ist für Deutschland und Europa unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Daher stellt der Bund dem Mittelstand verschiedene Möglichkeiten zur Förderung und Beratung rund um Digitalisierungsthemen bereit. Auch auf EU-Ebene lassen sich Fördermittel einholen. Ihre Beantragung ist relativ recherche- und zeitintensiv, lohnt sich jedoch in der Regel.

Grundsätzlich sind Förderungen in Form eines Zuschusses oder Kredits möglich.

Zuschüsse sind in der Regel gedeckelte Beträge, die 30 bis 80% des Digitalisierungsvorhabens ausmachen. Eine Rückzahlung ist nicht erforderlich. Kredite besitzen im Rahmen der Digitalisierung für KMU sehr günstige Konditionen, erfordern jedoch immer eine vollständige Rückzahlung. Zu den bekanntesten bundesweiten Krediten zählt der ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit der KfW Bank.

HR Software und Zeiterfassung für kleine Unternehmen

Ein einfacher und effizienter Schritt zur Digitalisierung, der keine umfassende Digitalisierungsstrategie erfordert, ist die Nutzung einer digitalen Zeiterfassung für KMU. Da viele Unternehmen im Rahmen der Zeiterfassungspflicht ohnehin vor einer Umstrukturierung ihrer Arbeitszeitdokumentation stehen, kann dies ein sinnvoller Auftakt in den Digitalisierungsprozess sein.

Ein großer Nutzen: Alle Mitarbeiter sind gleichermaßen eingebunden und gewinnen durch die neue Software an Autonomie und Kompetenz. Dies fördert die abteilungsübergreifende Kommunikation und kann sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. Die erfolgreiche Einführung dient zudem als Leitbild, um potenzielle Mitarbeiterängste vor weiteren Digitalisierungsprozessen abzubauen.

Fazit

Die Digitalisierung bringt für den Mittelstand besondere Herausforderungen mit sich. Gleichzeitig besitzt sie für KMU besondere Dringlichkeit und Potenziale, um effizient und wirtschaftlich zu agieren. Vor diesem Hintergrund gilt es, eine umfassende Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und Förderungsmöglichkeiten wahrzunehmen.

Die Etablierung einer digitalen Zeiterfassung kann ein niedrigschwelliger Schritt sein, um den Digitalisierungsprozess in KMU anzustoßen. Leistungsstarke Zeiterfassungssysteme bieten die Möglichkeit, weitere HR-Prozesse sukzessive zu automatisieren. Hierzu zählen neben der Urlaubsplanung und Personaleinsatzplanung auch die Integration der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und Lohnabrechnung.

Disclaimer

Die Inhalte dieser Website wurden mit größter Sorgfalt, und nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Bitte beachten Sie jedoch, dass die bereitgestellten Inhalte auf unserer Internetseite ausschließlich dem unverbindlichen Informationszweck dienen. Dies gilt auch für Beiträge mit rechtlichem / rechtsfachlichem Hintergrund. Sie ersetzen keine individuelle juristische Rechtsberatung. Die zur Verfügung gestellten Informationen sind daher ohne Gewähr auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität zu verstehen.