Gesetzliche Pausenzeiten – Regeln & Ausnahmen für HR

Viele Arbeitnehmer verletzen regelmäßig gesetzliche Pausenzeiten, um ihrem Arbeitspensum gerecht zu werden oder ihren Feierabend vorzuziehen. Dennoch umfasst die Pausenzeit der Deutschen im Schnitt 33,4 Minuten, wie eine aktuelle Arbeitszeitstudie zeigt.

Welche Spielräume für gesetzliche Pausenregelungen bestehen und wie Führungskräfte es schaffen, eine progressive Pausenkultur im Unternehmen zu etablieren, erfahren Sie hier.

Inhalt
• 1Was sind gesetzliche Pausenzeiten?
• 2Arbeitszeiten und Pause laut Gesetz
• 3Verteilung von Pausenzeiten
• 4Gehören Pausen zur Arbeitszeit?
• 5Müssen Pausenzeiten erfasst werden?
• 6Was ist gesetzlich keine Pausenzeit?
• 7Sonderfälle und Ausnahmen der gesetzlichen Pausenregelung
• 8Verstoß gegen gesetzliche Pausenzeiten
• 9Pausen komplementär gestalten
• 10Top-Tipps zur Pausenregelung für Führungskräfte und HR
• 11Fazit

Was sind gesetzliche Pausenzeiten?

Gesetzliche Pausenzeiten sind im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) durch die Pflicht zu regelmäßigen Ruhepausen verankert. Sie dienen der Sicherheit und dem Gesundheitsschutz von Arbeitnehmern und Auszubildenden in Deutschland und verringern nachweislich das Unfallrisiko.

Die konkrete Gestaltung der Pausenzeit liegt in der Verantwortung des Arbeitnehmers und erfährt keine Limitierung durch den Gesetzgeber. Entsprechend können eigene Abwesenheiten innerhalb der Pausenzeit auch außerhalb des Arbeitsplatzes verbracht werden, sofern keine betriebsbedingten Gründe entgegenstehen.

Arbeitszeiten und Pause laut Gesetz

Die tägliche Arbeitszeit von Beschäftigten ist durch unterschiedliche Arbeitszeitprofile geprägt. Für Höchstarbeitszeiten legt das Arbeitszeitgesetz jedoch eindeutige Rahmenbedingungen fest. So dürfen Beschäftigte nur dann bis zu zehn Stunden pro Tag arbeiten, wenn sie im Schnitt von sechs Monaten eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschreiten. 10-Stunden-Tage sind entsprechend zeitnah durch kürzere Arbeitszeiten auszugleichen. Diese Regelung ist auch im Zuge der viel diskutierten 4-Tage-Woche relevant.

Pause bei Arbeitszeiten von 6 bis 10 Stunden

Unabhängig von Höchstarbeitszeiten und Überstunden gilt die Pause nach bestimmten Arbeitszeiten laut Gesetz als Mindestanforderung an Arbeitgeber. Entsprechend obliegt es Führungskräften, ihre Beschäftigten darauf hinzuweisen, ab wie viel Stunden Arbeitszeit eine Pause zu beanspruchen ist.

Gesetzliche Pausenzeiten Tabelle

Maximal 6 Stunden Arbeit: Pause nicht notwendig

Aus juristischer Perspektive ist eine Pause erst nach sechs erbrachten Arbeitsstunden notwendig. Beschäftigten, die sechs oder weniger Stunden pro Tag arbeiten, steht entsprechend keine Pause zu. In der Praxis ist es Arbeitgebern jedoch freigestellt, weitere Pausen im Umfang von mindestens 15 Minuten zu gewähren. Dies kann im Kontext der zulässigen Höchstarbeitszeit durchaus sinnvoll sein.

Beispiel: Pause bei Arbeitszeiten von maximal 6 Stunden

Eine Industriekauffrau arbeitet täglich sechs Stunden. Ihr Arbeitstag beginnt um 8 Uhr. In Anlehnung an den gesetzlichen Mindestanspruch verteilt sich ihre Arbeitszeit wie folgt:

Darüber hinaus kann die Mitarbeiterin ihre Arbeit, in Absprache mit ihrem Vorgesetzten, wie folgt pausieren. Dabei wird der gesetzliche Mindestanspruch freiwillig überschritten:

Achtung: Pause bei Arbeitszeiten von 6 Stunden

Mitarbeiter, die täglich genau sechs Stunden arbeiten, sind in den meisten Fällen darauf bedacht, ihre Arbeitszeit möglichst pünktlich zu beenden. Hintergrund ist die Pausenregelung von 30 Minuten, die ab Arbeitszeiten von sechs Stunden einzuhalten ist.

Arbeitgeber können an dieser Stelle fair agieren, indem sie bei einer Überschreitung der 6-Stunden-Schwelle nicht die vollen 30 Minuten, sondern lediglich die zusätzlich erbrachten Minuten als Pause abziehen. Derartige Einstellungen lassen sich in einer entsprechenden Zeiterfassung online hinterlegen.

Beispiel für fairen Pausenabzug

Eine Teamassistenz erbringt heute 10 Minuten Überstunden, ohne die gesetzlichen Pausenzeiten von 30 Minuten einzuhalten:

• Arbeitszeit: 8:00 - 14:10 Uhr (6 Stunden 10 Minuten)

Die Pausenzeiten laut Gesetz betragen in diesem Fall 30 Minuten:

• Arbeitszeit mit pauschalem Pausenabzug: 5 Stunden 40 Minuten (30 Minuten angerechnete Pause)

Alternativ kann ihr Arbeitgeber die Pausenzeit wie folgt abziehen:

• Arbeitszeit mit fairem Pausenabzug: 6 Stunden (10 Minuten angerechnete Pause)

Die zu viel geleisteten 10 Minuten gelten als unzulässige Arbeitszeitüberschreitung und sind entsprechend zu vermeiden. Ein Lösungsansatz kann in diesem Zusammenhang darin bestehen, eine freiwillige Pause in die Arbeitszeit zu integrieren.

Alternativ kann auch die Wochenarbeitszeit umverteilt werden, um die zulässige Höchstarbeitszeit nicht auszureizen:

• Arbeitszeit Montag: 8:00 - 12:00, 12:30 - 16:30 Uhr (8 Stunden mit 30 Minuten Pause)
• Arbeitszeit Dienstag - Freitag : 8:00 - 13:30 Uhr (5,5 Stunden ohne Pause)

6 bis 9 Stunden Arbeit: Pause mindestens 30 Minuten

Beschäftigten mit einer klassischen Vollzeitanstellung stehen laut Arbeitszeitgesetz Pausenzeiten von 30 Minuten zu. Diese lässt sich entweder zusammenhängend oder in zwei separaten Abschnitten von jeweils 15 Minuten beanspruchen.

Beispiel: Pause bei Arbeitszeiten von 6 bis 9 Stunden

Ein Unternehmensberater leistet eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden bei flexibler Zeiteinteilung. An Bürotagen geht er mit seinen Kollegen Mittagessen, im Homeoffice benötigt eine Pausenregelung, die kürzere und flexiblere Unterbrechungen zulässt.

Im Büro gestaltet der Mitarbeiter die Pause wie folgt:

In Absprache mit seinem Arbeitgeber verlängert er die Pausendauer gelegentlich auf 45 bis 60 Minuten. Sein Arbeitsende verschiebt sich entsprechend nach hinten.

Im Home Office bieten sich hingegen zwei kürzere Pausen an:

Mehr als 9 Stunden Arbeit: Pause mindestens 45 Minuten

Fallen an einem Tag mehr als 9 Stunden Arbeitszeit an, gelten gesetzliche Pausenzeiten von insgesamt 45 Minuten. Diese sind in ein bis drei Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten einzuteilen.

Beispiel: Pause bei Arbeitszeiten von mehr als 9 Stunden

Eine IT-Spezialistin leistet heute überraschend eine Arbeitszeit von 9,5 Stunden statt der üblich erbrachten 8 Stunden.

Die anfallende Pausenzeit von 45 Minuten kann sie beispielsweise wie folgt aufteilen:

Obwohl die Überstunden erst kurzfristig absehbar sind, ist es laut Arbeitszeitgesetz nicht zulässig, die zusätzlichen 15 Minuten Pausenzeiten ans Ende der Arbeit zu legen.

Würde die IT-Spezialistin bereits zu Tagesbeginn wissen, dass sie eine Arbeitszeit von 9 Stunden überschreitet, könnte sie ihre Pausenzeit auch zusammenhängend beanspruchen:

Verteilung von Pausenzeiten

Für die Verteilung gesetzlicher Pausenzeiten gibt das Arbeitszeitgesetz festgelegte Rahmenbedingungen vor:

• Gesetzliche Pausen umfassen immer einen zusammenhängenden Zeitraum von mindestens 15 Minuten.
• Pausenzeiten dürfen laut Gesetz nicht an den Beginn oder das Ende der Arbeitszeit geschoben werden, sondern müssen innerhalb des Arbeitstages liegen. Andernfalls widersprechen sie ihrem Zweck des Erhalts der Leistungsfähigkeit während der Arbeit.
• Ein Zeitfenster für gesetzliche Pausen muss bereits im Vorfeld festgelegt werden – spätestens mit Beginn des Arbeitstages. In der Praxis existiert hier oft die Übereinkunft, dass die Mittagspause zwischen 12 und 14 Uhr in Anspruch genommen wird. Dabei müssen Arbeitnehmer die Gewährleistung eines reibungslosen Betriebsablaufs berücksichtigen.
• Aus psychologischer Sicht sind mehrere kurze Pausen einer langen Pause vorzuziehen, da der regenerative Effekt einer Pause mit fortschreitender Dauer nachweislich sinkt.

Verteilung von Pausenzeiten durch den Arbeitgeber

Die Einhaltung und Verteilung gesetzlicher Pausenzeiten obliegt der Verantwortung des Arbeitgebers. Voraussetzung hierfür ist, dass die gesetzlichen Mindestanforderungen Anwendung finden.

Im Sinne des Work Life Blendings empfiehlt es sich für Führungskräfte, Pausenzeiten nach dem persönlichen Ermessen ihrer Mitarbeiter zu gewähren, insofern die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit nach Abzug der Pause geleistet wird. Sprechen keine betriebsinternen Gründe gegen die freie Pausenregelung, sollte Mitarbeitern möglichst viel Spielraum gewährt werden. Dies zahlt auch auf ein attraktives Employer Branding ein.

Gehören Pausen zur Arbeitszeit?

Nein - die gesetzlichen Pausenzeiten sind nicht Teil der Arbeitszeit. Sie sind von einer Vergütung durch den Arbeitgeber damit grundsätzlich ausgenommen.

In seltenen Fällen weichen tarifliche oder vertragliche Vereinbarungen zugunsten des Arbeitnehmers von dieser Regelung ab. Ein Beispiel ist der TVöD § 6 Abs. 1 Satz 2, der Pausenzeiten bei Wechselschichten in die zu vergütende Arbeitszeit mit einbezieht. Darüber hinaus zählen auch im Bergbau Pausen zur Arbeitszeit.

Ausnahme 1: Betriebspausen gehören zur Arbeitszeit

Steht der Betrieb aufgrund unvorhergesehener technischer Störungen still, können anfallende Arbeitsunterbrechungen nicht als gesetzliche Pausenzeiten gewertet werden. Stattdessen gelten sie als sogenannte Betriebspausen. Diese zählen zur Arbeitszeit und dürfen nicht vom geleisteten Arbeitspensum abgezogen werden.

Ausnahme 2: Kurzpausen gehören zur Arbeitszeit

Ähnliches gilt auch für sogenannte Kurzpausen mit einer Dauer von fünf bis fünfzehn Minuten, die vor allem im Schicht- oder Fließband-Betrieb Anwendung finden. Kurzpausen gelten als Empfehlung des Gesetzgebers für besonders anstrengende Tätigkeiten mit hoher Fehleranfälligkeit. Werden sie als Pausenzeiten im Rahmen des Arbeitsschutzes durchgeführt, sind sie in vollem Umfang zu vergüten.

Müssen Pausenzeiten erfasst werden?

Nein – aktuell ist die Echtzeit-Erfassung von Pausenzeiten durch kein Gesetz reglementiert. Zur Einhaltung der vorherrschenden Pausenregelung laut Arbeitsrecht reicht es für Vorgesetzte aus, Pausen pauschal von der Arbeitszeit abzuziehen. Im Rahmen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers müssen Personalverantwortliche jedoch sicherstellen, dass Arbeitnehmer die verbuchten Pausen im gesetzlich vorgeschriebenen Umfang auch beanspruchen.

Im Gegensatz zur Pausenzeiterfassung besteht für die Arbeitszeiterfassung Pflicht. In diesem Rahmen sind Pausenzeiten gesetzeskonform von der Arbeit abzuziehen – entweder pauschal oder über das (digitale) Ein- und Ausstempeln von Mitarbeitern.

Gesetzliche Pausenregelung sicherstellen

Eine zuverlässige Pausen- und Zeiterfassung im Homeoffice ist fast ausschließlich durch digitale Zeiterfassungssysteme umsetzbar. Die Berechnung der Pausenzeiten gemäß Arbeitsgesetz erfolgt dabei entweder pauschal oder über digitale Stempelungen. Wollen Arbeitgeber für Beschäftigte ohne Bildschirmarbeitsplatz oder Internetzugang gesetzeskonform Arbeitszeiten erfassen, bieten sich hingegen analoge Lösungen über ein Zeiterfassungsterminal oder die Zeiterfassung per Barcode an.

Was ist gesetzlich keine Pausenzeit?

Nicht jede Arbeitsunterbrechung gilt gesetzlich als Pausenzeit. Wird die Arbeit beispielsweise durch einen Toilettenbesuch oder ein kurzes Privatgespräch pausiert, kommen die sogenannten persönlichen Verteilzeiten zum Tragen, die in vollem Umfang zu vergüten sind. Gleiches gilt auch für sachliche Verteilzeiten, die Arbeitsunterbrechungen durch technische Störungen, Besuche oder Telefonate beinhalten.

Pause in der Arbeitszeit: Online-Shopping und Co.

Die unbemerkte Verspätung, das Online-Shopping während der Arbeit oder die verlängerten Pausenzeiten. Um Arbeitszeitbetrug durch Arbeitnehmer handelt es sich immer dann, wenn Beschäftigte fälschlicherweise vorgeben, zu arbeiten. Im Extremfall erwartet Mitarbeiter eine Abmahnung aufgrund der wissentlich verletzten Pausenregelung. Bei wiederholten Vergehen ist das Aussprechen einer verhaltensbedingten Kündigung durch den Arbeitgeber möglich.

Gilt die Raucherpause gesetzlich als Pausenzeit?

Für den Sonderfall der Raucherpause in der Arbeitszeit liegt aktuell keine klare Gesetzesgrundlage vor. In der Praxis gewähren viele Unternehmen ihren Beschäftigten, abweichend vom Arbeitsgesetz, kürzere Pausenzeiten, die je nach betriebsinterner Regelung von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen werden. So schließen Arbeitgeber eine Benachteiligung nichtrauchender Mitarbeiter aus.

Sonderfälle und Ausnahmen der gesetzlichen Pausenregelung

Zahlreiche Berufsgruppen, wie leitende Angestellte und Chefärzte, sind von gesetzlichen Pausenregelungen ausgenommen. Auch Pausenzeiten für LKW Fahrer und Arbeitnehmer in Luft- und Schifffahrt sind durch abweichende Vereinbarungen geregelt. Zudem gelten spezielle Anforderungen für Jugendliche sowie in Notfällen und Ausnahmesituationen.

Von Pausenzeiten gesetzlich ausgenommene Berufsgruppen

• Leitende Angestellte und Chefärzte
• Angestellte im öffentlichen Dienst mit Entscheidungsbefugnissen in Personalangelegenheiten
• Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit anvertrauten Personen leben und diese erziehen, pflegen oder betreuen
• Kirchen und Religionsgemeinschaften
• Beschäftigte in der Luftfahrt
• Beschäftigte in der Binnenschifffahrt
• Beschäftigte im Straßentransport

Pausenzeiten und Arbeit für Minderjährige

Das Jugendarbeitsschutzgesetz legt für die Arbeit von Minderjährigen eine spezielle Pausenregelung zum Arbeitsschutz fest. Kinder unter 15 Jahren dürfen grundsätzlich nicht beschäftigt werden.

Jugendliche im Alter zwischen 15 und 17 Jahren, die häufig als Auszubildende im Betrieb angestellt sind, werden rechtlich besonders geschützt. Im Vergleich zu volljährigen Arbeitnehmern unterscheidet sich sowohl die Dauer ihrer zulässigen unterbrechungsfreien Arbeitszeit als auch die Summe ihrer Pausenzeiten laut Arbeitsrecht:

• Ab einer Beschäftigungsdauer von viereinhalb Stunden steht Jugendlichen eine 30-minütige Pause zu, einzuteilen in ein bis zwei Abschnitte von mindestens 15 Minuten.
• Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden sind insgesamt 60 Minuten Pause zu gewähren, einzuteilen in ein bis vier Abschnitte von mindestens 15 Minuten.
• Die Höchstarbeitszeit für Jugendliche liegt in der Regel bei acht täglichen Arbeitsstunden. Zum Ausgleich des Wochendurchschnitts können diese auf maximal achteinhalb Stunden ausgeweitet werden.

Ausnahmen in besonderen Fällen

In besonderen, unvermeidbaren Situationen darf ausdrücklich vom Arbeitszeitgesetz abgewichen werden. Hierzu zählen insbesondere medizinische Notfälle sowie die Versorgung von Personen und Tieren. Doch auch, wenn ein unverhältnismäßig hoher Schaden oder misslungene Arbeitsergebnisse durch die Einhaltung von Arbeitszeiten und Pause laut Gesetz entstehen, sind Abweichungen zulässig.

Konkret ist dies beispielsweise der Fall, wenn Rohstoffen oder Lebensmittel zu verderben drohen oder Vor- und Nachbereitungen für Abschlussarbeiten in Forschung und Lehre gefährdet werden.

Darüber hinaus besitzt die zuständige Aufsichtsbehörde die Befugnis, Ausnahmen für Einzelfälle zu gewähren – beispielsweise in Schichtbetrieben oder für Montagestellen.

Ausnahmen fristgerecht ausgleichen

Wird Gebrauch von Arbeitszeitüberschreitungen in oben genannten Fällen gemacht, sind diese in einem Zeitraum von einem halben Jahr auszugleichen. So darf im Schnitt von 6 Monaten eine wöchentliche Arbeitszeit von 48 Stunden nicht überschritten werden.

Verstoß gegen gesetzliche Pausenzeiten

Ein Verstoß gegen gesetzliche Pausenregelungen kann sowohl durch Arbeitgeber als auch durch Arbeitnehmer initiiert werden. Dieser gilt als Ordnungswidrigkeit und wird von den ansässigen Landesämtern für Arbeitsschutz überwacht. Nicht nur im Unternehmen, auch im Homeoffice können Pausenzeiten laut Gesetz durch Betriebsprüfungen sichergestellt werden.

Wer haftet bei Verstößen gegen gesetzliche Pausenregelungen?

Arbeitgeber tragen die Verantwortung dafür, dass Pausenzeiten gesetzlich korrekt eingehalten werden. Bei Verletzung haften sie mit hohen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen. Hintergrund ist die Gesundheitsgefährdung von Arbeitnehmern, die durch nicht gewährte Pause entsteht. Entsprechend gestalten sich die Sanktionen, die Arbeitnehmer bei eigeninitiierten Verstößen ihrer Beschäftigten anwenden können. Nach wiederholter Abmahnung ist in diesem Fall eine verhaltensbedingte Kündigung möglich.

Pausen komplementär gestalten

Aktuelle Untersuchungen legen nahe, dass insbesondere Komplementärpausen mit einer physischen Entfernung vom Arbeitsplatz einen hohen Erholungswert besitzen. Je nach Arbeitsumgebung empfiehlt es sich daher, einer Aktivität nachzugehen, die im Gegensatz zur beruflichen Tätigkeit steht. Wollen Büromitarbeiter Pausen richtig nutzen, bietet sich beispielsweise ein kurzer Spaziergang mit Kollegen oder dem Bürohund an, während für körperlich aktiv Beschäftigte eine Pause mit Ruhezeit und Entspannungsübungen sinnvoll sein kann. Leichte Mahlzeiten tragen in jedem Fall zur Regeneration in der gesetzlichen Pausenzeit bei.

Top-Tipps zur Pausenregelung für Führungskräfte und HR

Mit diesen praxisnahen Tipps handeln Führungskräfte und HR in Bezug auf die Einhaltung von Pausenzeiten gesetzlich korrekt. Für eine rechtssichere und positive Pausenkultur im Unternehmen sollten Personalverantwortliche:

• das Arbeitszeitgesetz aushängen und Mitarbeiter aktiv über Möglichkeiten und Spielräume zu Pausenzeiten im Arbeitsschutz aufklären.
• Erholungs- und Ruheräume schaffen und Mitarbeiter für deren Nutzung begeistern – beispielsweise für eine effektive Powernap-Kultur.
• sicherstellen, dass Pausen in Anspruch genommen und Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Über entsprechende Alarmcenter lassen sich individuelle Benachrichtigungen für Führungskräfte einrichten. Beispielsweise dann, wenn Mitarbeiter sich nicht ausgestempelt haben oder gesetzliche Pausenzeiten unterschreiten. Ähnliche Alarme sind auch für Verletzungen der täglich vereinbarten Arbeitszeit, der Kernarbeitszeit, der Rahmenarbeitszeit oder weiterer Arbeitszeit- und Schichtmodelle möglich.
• verschiedene Abwesenheiten gesetzeskonform und nach betriebsinternen Regeln einheitlich erfassen, um faire Arbeits- und Pausenbedingungen zu schaffen. Beispielsweise für Arztbesuche, Dienstreisen oder Raucherpausen.
• ein regelmäßiges Reporting zur Auswertung der unternehmensweiten und abteilungsspezifischen Arbeits- und Pausenzeiten nutzen, um mögliche Engpässe und langfristige Entwicklungen abzuleiten.

Fazit

Bei aller Flexibilisierung der Arbeitswelt – von Gleitzeit bis Sabbatical – bleiben gesetzliche Pausenzeiten eine wichtige Konstante im deutschen Arbeitsrecht. Sie gelten unabhängig davon, ob die Zeiterfassung mit Stoppuhr oder als Vertrauensarbeitszeit gemessen wird. Obwohl viele Arbeitnehmer sich eine freiere Gestaltung gesetzlicher Pausenzeiten wünschen, steht letztlich der Gesundheitsschutz aller Beschäftigten im Vordergrund. Unter diesem Gesichtspunkt liegt es insbesondere in der Verantwortung von HR und Führungskräften, gesetzliche Pausenzeiten zu priorisieren und eine progressive Pausenkultur im Unternehmen zu etablieren. Nutzerfreundliche Zeiterfassungssysteme mit individuellem oder pauschalem Pausenabzug besitzen die Innovationskraft, eine derartige Entwicklung nachhaltig zu unterstützen.