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Resturlaub: Anspruch, Auszahlung und gesetzliche Regelung

Headerbild zeigt zwei Mitarbeiter im Büro, die an einer Tafelwand zum Thema Resturlaub arbeiten und rechnen.

Ein Hinweis auf ausstehenden Resturlaub obliegt zum Jahresende allen Arbeitgebern, die einen Urlaubsverfall im Folgejahr realisieren wollen. Essentiell hierbei: Die Aufschlüsselung der Resturlaubstage für jeden einzelnen Mitarbeiter. Wir zeigen, welche gesetzlichen Bestimmungen Führungskräfte bei der Urlaubsplanung beachten müssen und inwiefern ein Resturlaubsanspruch bei einer Kündigung oder Krankheit besteht.

Was ist Resturlaub?

Der Resturlaub bezeichnet den gesamten Urlaub aus dem Vorjahr, dessen Beanspruchung durch den Arbeitnehmer bislang aussteht. Hierzu zählt unter Umständen auch der Rest eines Urlaubs aus weiter entfernten Kalenderjahren. Die Gründe dafür, Resturlaub erst im Folgejahr zu beanspruchen, liegen beispielsweise in betrieblichen Urlaubssperren, Arbeitsunfähigkeit oder lediglich in einer fehlenden Übersicht der verfügbaren Urlaubstage.

Analog zu Vollzeitbeschäftigten kann auch für Teilzeitkräfte und Minijobber Resturlaub bestehen.

Eine weitere Bedeutung kommt dem Resturlaub im Kontext kündigungsbedingter Resturlaubsansprüche zu.

Gesetzliche Regelung zum Resturlaub

Die aktuellen gesetzlichen Regelungen zum Resturlaub ergeben sich aus den Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes in Kombination mit der aktuellen Rechtsprechung. Relevant ist hierbei insbesondere das Urteil des BAG zur Verjährung von Urlaubsansprüchen vom 20. Dezember 2022.

Das Bundesurlaubsgesetz als Grundlage zum Resturlaub

Alle relevanten Bestimmungen in Bezug auf gesetzliche Urlaubsansprüche werden im Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer, auch Bundesurlaubsgesetz, geregelt. Der Begriff Resturlaub findet keine explizite Erwähnung, wird jedoch über den Terminus der “Übertragung” des Urlaubs aufgegriffen.

Laut § 7 Abs. 3 BUrlG müssen Arbeitnehmer ihre Urlaubsansprüche innerhalb des laufenden Kalenderjahres wahrnehmen. Ausnahmen gelten lediglich bei Vorliegen einer der folgenden Voraussetzungen:

  • Dringende betriebliche Gründe, z.B. termin- oder saisongebundene Aufträge sowie Probleme im Betriebsablauf. In diesem Kontext ist das Auferlegen einer Urlaubssperre legitim.
  • Dringende persönliche Gründe, z.B. Arbeitsunfähigkeit, Pflege von Angehörigen oder Erkrankung von Personen, mit denen der Urlaub verbracht werden sollte.

Darüber hinaus obliegt es Arbeitgebern, abweichende Regelungen in Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträgen zu fixieren.

Resturlaub Anspruch laut BAG Urteil 2022

Die gesetzliche Regelung zum Resturlaub, nach der ein expliziter Hinweis des Vorgesetzten Voraussetzung für einen Urlaubsverfall ist, bildet keinen Bestandteil des Bundesurlaubsgesetzes. Diese ergibt sich stattdessen aus einem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022, das die Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten des Arbeitgebers hervorhebt. Demnach darf Resturlaub ausschließlich verfallen, sofern Führungskräfte ihre Beschäftigten im Vorfeld schriftlich darauf hinweisen. Auch eine Verjährung des Urlaubsanspruchs nach drei Jahren gemäß § 195 BGB greift ohne explizite Ankündigung des Arbeitgebers nicht mehr.

Resturlaub – bis wann müssen Beschäftigte diesen nehmen?

Grundsätzlich steht Arbeitnehmern ihr Urlaubsanspruch im laufenden Kalenderjahr zu. Erfolgt eine Übertragung des Urlaubs unter den eingangs genannten Voraussetzungen, wird in der Regel eine Beanspruchung im ersten Quartal des Folgejahres fällig. Bestehen weiterhin gravierende Gründe oder erfolgt keine individuelle Aufforderung durch den Vorgesetzten, setzt sich die Übertragung des Urlaubs fort.

Resturlaub verfällt nur dann, wenn Vorgesetzte ihre Beschäftigten schriftlich auf die Menge ihrer offenen Urlaubstage hinweisen und sie zu einer Inanspruchnahme innerhalb einer festgelegten Frist auffordern. Pauschale Rundschreiben sind in diesem Kontext rechtlich unwirksam.

Dennoch gilt: Ein durch den Arbeitgeber korrekt anvisierter Urlaubsverfall darf bereits ab dem 31. Dezember des Urlaubsjahres in Kraft treten.

Beispiele: Hier verfällt Resturlaub nicht

Infografik stellt die drei wichtigsten Beispiele, in denen Resturlaub nicht verfällt.

Resturlaub bei Mutterschutz und Elternzeit

Beschäftigte, die ihr Arbeitsverhältnis aufgrund von Mutterschutz oder Elternzeit temporär verlassen, sind nicht dazu verpflichtet, ihren Urlaubsanspruch im Vorfeld abzugleichen. Stattdessen bleiben die vor der beruflichen Auszeit erworbenen Urlaubstage erhalten. Erst nach der Rückkehr des Arbeitnehmers können Vorgesetzte eine Beanspruchung innerhalb eines festgelegten Zeitraums einfordern. Endet ein Arbeitsverhältnis während oder unmittelbar nach der Elternzeit oder Mutterschutzfrist, ist der Arbeitgeber verpflichtet, offene Urlaubsansprüche finanziell abzugelten.

Resturlaub bei Renteneintritt

Frühzeitig vor einem Renteneintritt liegt es in der Verantwortung von Arbeitgebern, ihre Beschäftigten auf die Inanspruchnahme offener Urlaubs- und Resturlaubstage hinzuweisen. Ein zeitlicher Ausgleich ist hierbei einer finanziellen Abgeltung vorzuziehen. Verhindern dringende betriebliche Gründe oder eine notwendige Einarbeitung die vollständige Beanspruchung des Resturlaubs, muss ein finanzieller Ausgleich erfolgen. Ein Verfall offener Urlaubsansprüche bei Renteneintritt ist nur dann möglich, wenn ein Arbeitnehmer sich trotz schriftlicher Aufforderung gegen die Inanspruchnahme offener Urlaubstage weigert.

Resturlaub für neu eingestellte Mitarbeiter

Neu eingestellte Teammitglieder erwerben ihren vollen Urlaubsanspruch gemäß § 4 BUrlG erst nach einer Wartezeit von sechs Monaten im Betrieb. Vorab gilt laut § 5 BUrlG das Recht auf Teilurlaub nach dem Zwölftelungsprinzip. Die Urlaubstage von Beschäftigten, die in der zweiten Jahreshälfte eingestellt wurden, dürfen dennoch im gesamten Folgejahr nicht verfallen. Insbesondere vor dem Hintergrund des Anspruchs auf zusammenhängenden Urlaub nach § 7 Abs. 2 BUrlG erscheint diese Regelung angemessen.

Resturlaubsanspruch bei Kündigung

Im Falle einer fristlosen Kündigung mit offenem Resturlaub bleibt die finanzielle Urlaubsabgeltung oft alternativlos, da kein zeitlicher Spielraum besteht. Bei einer fristgerechten Kündigung ist hingegen eine Inanspruchnahme des Urlaubs anzustreben. Lediglich für die Einarbeitung eines Nachfolgers besteht die Möglichkeit des finanziellen Ausgleichs gemäß § 7 Abs. 4 BUrlG. Unter dieser Voraussetzung muss Resturlaub bei einer Kündigung nicht genehmigt werden.

Unabhängig vom Zeitpunkt der Kündigung sind eine Verweigerung oder das Widerrufen bereits beantragter Urlaubsansprüche rechtlich unwirksam. Denn grundsätzlich unterstützt der Gesetzgeber das Bestreben, offenen Urlaub nach einer Kündigung inklusive möglicher Überstunden auf dem Arbeitszeitkonto durch Freizeit auszugleichen.

Für die Ermittlung von Resturlaub nach einer Kündigung ist ausschlaggebend, ob Beschäftigte das Unternehmen in der ersten oder zweiten Jahreshälfte verlassen.

Halber Urlaubsanspruch bei Kündigung im 1. Halbjahr

Erfolgt die Kündigung des Arbeitsvertrages mit offenem Resturlaub in der ersten Jahreshälfte, stehen dem Beschäftigten seine anteiligen Urlaubstage nach dem Zwölftelungsprinzip zu. Als Grundlage hierfür dient in der Regel die Anzahl der vertraglich vereinbarten Urlaubstage. Enthält der Arbeitsvertrag eine pro rata temporis Regelung, dürfen Arbeitnehmer als Basis den gesetzlichen Mindestanspruch heranziehen. Pro Monat wird entsprechend ein Zwölftel des gesetzlichen Mindesturlaubs von 20 Tagen bei einer 5-Tage-Woche fällig, wobei immer ein Aufrunden auf volle Tage erfolgt.

Beispiel: Kündigung zum 31.03. mit 30 Urlaubstagen

Ohne Pro rata temporis Regelung:
  • 30 Urlaubstage / 12 Monate x 3 Monate = 7,5 (aufgerundet 8)
  • Es besteht Anspruch auf 8 Tage Resturlaub.
Mit Pro rata temporis Regelung:
  • 20 Tage Mindesturlaub / 12 Monate x 3 Monate = 5
  • Es besteht Anspruch auf 5 Tage Resturlaub.

In beiden Fällen gilt es zu beachten, dass Arbeitgeber in der ersten Jahreshälfte bereits beanspruchte Urlaubstage nach einer Kündigung nicht zurückfordern können. Weder in Form von Arbeitsstunden noch in Form eines finanziellen Abzugs. Dies gilt auch, wenn Beschäftigte bereits ihren gesamten Jahresurlaub vor der Kündigung genommen haben. Arbeitgeber, die einen großen Anteil des Urlaubsanspruchs frühzeitig genehmigen, tragen bei Kündigung im ersten Halbjahr das entsprechende Risiko. Voraussetzung hierfür ist gemäß § 5 Abs. 3 BUrlG, dass der Arbeitnehmer bereits über mehr als sechs Monate Betriebszugehörigkeit verfügt.

Voller Urlaubsanspruch bei Kündigung im 2. Halbjahr

Bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses mit offenem Resturlaub in der zweiten Jahreshälfte steht Beschäftigten ihr voller Jahresurlaub zu. Dies gilt auch dann, wenn der gewährte Urlaub über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgeht. Spezielle Regelungen sind auch hier beim Einsatz einer pro rata temporis Klausel im Arbeitsvertrag zu beachten. In diesem Kontext können Arbeitgeber sich auf einen anteiligen Urlaubsanspruch bei Kündigung im 2. Halbjahr berufen. Der gesetzliche Mindestanspruch von 20 Tagen pro Jahr für eine Fünf-Tage-Woche darf jedoch keinesfalls unterschritten werden.

Beispiel: Kündigung zum 30.09. mit 30 Urlaubstagen

Ohne Pro rata temporis Regelung:
  • Es besteht Anspruch auf den gesamten Jahresurlaub in Höhe von 30 Tagen.
Mit Pro rata temporis Regelung:
  • 30 Urlaubstage / 12 Monate x 9 Monate = 22,5 (aufgerundet 23)
  • Es besteht Anspruch auf 23 Urlaubstage.

Wurde der errechnete Resturlaub bereits überschritten, haben Arbeitgeber in der zweiten Jahreshälfte das Recht, überschüssige Urlaubsansprüche zurückzufordern.

Resturlaub übertragen bei Arbeitgeberwechsel

Nehmen Beschäftigte nach einer Kündigung nicht ihren vollen Urlaubsanspruch wahr, ist es neben der finanziellen Abgeltung möglich, den Resturlaub bei einem Arbeitgeberwechsel zu übertragen. Gemäß § 6 Absatz 2 BUrlG ist der vorherige Arbeitgeber zu einer schriftlichen Bestätigung der offenen Resturlaubstage verpflichtet. Diese muss dem neuen Vorgesetzten auf Verlangen ausgehändigt werden. Eine derartige Urlaubsübertragung lässt sich jedoch auch zum Nachteil von Beschäftigten auslegen. Sofern sie bereits mehr Urlaub genommen haben, als ihnen anteilig zustand, dürfen Urlaubsansprüche durch den neuen Arbeitgeber nach § 6 Absatz 1 BUrlG gekürzt werden. Analoge Regelungen gelten für die Übertragung von Urlaub auf den neuen Arbeitgeber laut TVöD. Die Urlaubsübertragung zum Nachteil der Arbeitnehmers findet in der Praxis jedoch nicht immer Anwendung.

Darf der Chef entscheiden, wann Resturlaub beansprucht wird?

Ja, beim Resturlaub obliegt Vorgesetzten die Entscheidung, bis wann Beschäftigte ihn nehmen. Grundsätzlich legt § 7 Abs. 1 BUrlG ein Mitbestimmungsrecht von Arbeitnehmern für die Urlaubsplanung fest, sofern keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Gleichzeitig fordert § 7 Abs. 3 BUrlG jedoch die Beanspruchung von Urlaub im laufenden Kalenderjahr. Wird diese Bestimmung durch den Urlaubsantrag von Beschäftigten nicht erfüllt, dürfen Arbeitgeber eine entsprechenden Zeitraum vorgeben. Um einen Urlaubsverfall geltend machen zu können, ist eine derartige Fristsetzung zwingend notwendig.

Welcher Resturlaubsanspruch besteht bei einem Aufhebungsvertrag?

Kommt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein einvernehmlicher Aufhebungsvertrag zustande, ist es legitim, den Resturlaubsanspruch darin aufzugreifen. Eine Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist hierbei obligatorisch. Insbesondere die Auszahlung der gesetzlich vorgeschriebenen 20 Urlaubstage, die für eine Fünf-Tage-Woche gelten, ist in diesem Rahmen unzulässig. Die finanzielle Abgeltung des darüber hinaus gewährten Resturlaubs kann Bestandteil eines Aufhebungsvertrages sein.

Sinkt der Resturlaubsanspruch bei Krankheit?

Grundsätzlich nein – Kürzere Krankheitsphasen haben keinen Einfluss auf den Resturlaubsanspruch. Dies gilt insbesondere, wenn Arbeitnehmer nach einer Kündigung eine Krankmeldung vorlegen. Resturlaub lässt sich durch den Arbeitgeber nur kürzen, sofern das Jahr, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist, länger als 15 Monate zurückliegt. Auch hier ist die schriftliche Informationspflicht inklusive Fristsetzung durch den Vorgesetzten zu beachten.

Bezogen auf den Urlaubsplan 2024 bedeutet dies, dass dauerhaft erkrankte Arbeitnehmer ihren Urlaubsanspruch für das Jahr 2024 spätestens zum 31. März 2026 verlieren, sofern eine aktuelle elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) vorliegt.

Das gilt für den Resturlaub in Kurzarbeit

Auch Beschäftigte in Kurzarbeit können Resturlaubsansprüche abbauen, sofern diese vorhanden sind. Für die Zeit des Urlaubs erhalten sie in diesem Fall ihr volles Entgelt statt des Kurzarbeitergeldes. In der Regel erfolgt der Abbau von Resturlaub und Überstunden jedoch bereits vor Antritt der Kurzarbeit, sodass keine Ansprüche mehr bestehen.

Gemäß § 96 Abs. 4 Satz 2 SGB III hat der Urlaubswunsch des Arbeitnehmers Vorrang vor betriebsbedingten Arbeitsausfällen. Möchte er seinen Urlaub und Resturlaub anderweitig einsetzen, kann ein Abbau vor Antritt der Kurzarbeit ihm entsprechend nicht durch den Arbeitgeber auferlegt werden.

Resturlaub auszahlen lassen – geht das?

Als grundsätzliche Vorgabe für Arbeitgeber, um Resturlaub auszahlen zu können, gilt ein Verbot der finanziellen Abgeltung des Mindesturlaubs. Für eine Fünf-Tage-Woche bedeutet dies, dass ein jährlicher Urlaubsanspruch von 20 Tagen nicht unterschritten werden darf. Alle darüber hinaus gewährten Urlaubsansprüche können, beispielsweise im Fall einer Kündigung, finanziell abgegolten werden.

Arbeitgebern, die für offenen Resturlaub dennoch eine Auszahlung anstreben, obliegt die Prüfung der folgenden Voraussetzungen:

  • Vorliegen einer fristlosen Kündigung, da das Arbeitsverhältnis sofort endet und keine Zeit zur Beanspruchung bleibt
  • Tod eines Arbeitnehmers, wobei die Abgeltung an den oder die Erben erfolgt
  • Kündigung während oder unmittelbar nach dem Mutterschutz oder der Elternzeit

Entsprechende Abweichungen lassen sich auch über Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträge regulieren.

Resturlaub: Freizeit vor finanziellem Ausgleich

Im Rahmen der mentalen Gesundheit und Erholung von Arbeitnehmern steht dem Freizeitausgleich grundsätzlich eine höhere Priorität zu als monetären Ausgleichsmechanismen. Viele Arbeitnehmer besitzen in diesem Kontext eine hohe Sensibilität für ein ausgewogenes Work Life Blending.

Insbesondere Arbeitgeber, die den Urlaubsansprüchen ihrer Beschäftigten aus dringenden betrieblichen Gründen nicht gerecht werden können, sollten ihre Personaleinsatzplanung grundlegend hinterfragen. Spätestens dann, wenn zusätzlich gesetzliche Pausenzeiten oder weitere Regelungen laut Arbeitszeitgesetz ausgereizt werden. Andernfalls drohen, neben Schädigungen für das Employer Branding, ernsthafte arbeitsrechtliche Konsequenzen. Diese können durch Arbeitnehmer oder die zuständige Aufsichtsbehörde initiiert werden.

Resturlaub auszahlen – Berechnung

Gemäß § 11 BUrlG bildet der durchschnittliche Verdienst der letzten 13 Wochen die Berechnungsgrundlage, um den monetären Wert von Resturlaub, beispielsweise bei einer Kündigung, zu berechnen. Zur Ermittlung wird zunächst der Arbeitslohn für eine Woche herangezogen und anschließend mit dem Resturlaub multipliziert und durch die Wochenarbeitstage der letzten 13 Wochen geteilt.

Arbeitslohn für eine Woche berechnen:

  • Bruttolohn x 3 / 13

Auszahlungsbetrag für Resturlaub berechnen (Überschlagsrechnung):

  • Bruttolohn der letzten 13 Wochen * Resturlaub in Tagen / Wochenarbeitstage in den letzten 13 Wochen

Beispiel: Resturlaub berechnen

Für einen Mitarbeiter mit einer Fünf-Tage Woche und einem Bruttoentgelt von 3.500 € soll eine Auszahlung für 3 Tage Resturlaub erfolgen.

Arbeitslohn für eine Woche berechnen:

  • 3.500 x 3 / 13 = 807,69 €

Auszahlungsbetrag für Resturlaub berechnen:

  • 807,69 € * 3 Tage Resturlaub / 5 Wochenarbeitstage = 484,62 €

Die automatisierte Berechnung und Auszahlung von Resturlaub lässt sich über funktionsstarke Zeiterfassungssysteme realisieren, die in ihrem Leistungsumfang auch eine Lohnanbindung anbieten.

Rückstellungen für Ansprüche auf Resturlaub bilden

Arbeitgeber, die ihren Beschäftigten eine Mitnahme des Resturlaubs ins Folgejahr gewähren, müssen entstehende Ansprüche durch Rückstellungen in ihrer Bilanz ausweisen. Die Berechnung erfolgt entweder auf Basis eines Durchschnittswertes (Durchschnittsmethode) oder des individuellen Bruttojahresgehalts (Individualmethode).

Bei Anwendung der Individualmethode wird das Bruttogehalt des Arbeitnehmers durch die Anzahl der jährlichen Arbeitstage dividiert und anschließend mit den Resturlaubstagen multipliziert.

  • Bruttojahresgehalt / tatsächliche Arbeitstage * Urlaubstage

Im Falle einer Langzeitkrankheit sind Unternehmen dazu angehalten, über zwei Jahre Rückstellungen für Resturlaub zu bilden.

3 Tipps zum Resturlaub für Führungskräfte

Eins, zwei letzte Urlaubstage zum Ende des Jahres können für Arbeitnehmer wie ein Motivationsschub wirken. Drei Tipps, wie Führungskräfte mit dem Thema Resturlaub sinnvoll die Mitarbeiterbindung stärken und dabei rechtlich auf der sicheren Seite bleiben können:

Infografik zeigt drei Top-Tipps für Führungskräfte für den Umgang mit Resturlaub im Unternehmen.

  • Beschäftigte erinnern und einbeziehen: Vorgesetzte und Abteilungsleiter sollten ihr Team frühzeitig daran erinnern, wenn Resturlaub besteht. Dieser Schritt fördert das Vertrauensverhältnis und zeigt den Stellenwert von Erholungsphasen im Unternehmen. Ggf. können Führungskräfte zu diesem Zeitpunkt auch darüber informieren, auf welche Deadlines Beschäftigte zu achten haben, wenn sie bestehende Resturlaubstage ins nächste Jahr mitnehmen wollen.
  • Urlaubstage präsent machen: Persönlicher Austausch zwischen HR und Team ist wichtig, beim Thema Resturlaub kann der Einsatz einer digitalen Tool-Lösung jedoch ein wertvolles Benefit sein. Ob Urlaub beantragen, freigeben oder ablehnen – eine digitale Arbeitszeiterfassung bietet Teams einen maximalen Überblick in Form von Abwesenheitskalendern, die alle Urlaubstage anzeigen. Sie ermöglichen damit eine transparente Urlaubsverwaltung für beide Seiten und verhindern nervenaufreibende Abstimmungsprozesse. Auch Schichtbetriebe profitieren hiervon. Ihnen gewähren Dienstplaner online eine fehlerfreie Einsatzplanung, in der alle Abwesenheiten berücksichtigt werden.
  • Urlaubsrückstellungen taktisch einsetzen: Überführen Arbeitnehmer ihren Resturlaub ins nächste Jahr, muss die Buchhaltung Urlaubsrückstellungen bilden. Der Unternehmensgewinn wird durch die Rückstellungen gesenkt, da diese einen Teil der Verbindlichkeiten darstellen. Bei hohen Gewinnen kann dies sinnvoll sein, um finanziellen Spielraum für das nächste Jahr zu schaffen und möglicherweise die Steuerlast zu senken. Bei niedrigen Gewinnen haben sie dagegen negative Auswirkungen. In diesem Kontext sollten Unternehmen auf die Beanspruchung des Resturlaubs und einen etwaigen Urlaubsverfall besonders hinweisen.

Fazit

Um den gesetzlichen Anforderungen zum Resturlaubsanspruch gerecht zu werden, ist eine transparente Urlaubsverwaltung unerlässlich. Diese lässt sich über einen Urlaubsplaner online oder ein anschauliches Reporting realisieren. Die optimale Planung urlaubsbedingter Abwesenheiten macht die Anhäufung von Resturlaub im Unternehmen obsolet.

Grundsätzlich unterstützen flexible Arbeitsmodelle, wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit, Beschäftigte bei der eigenverantwortlichen Verteilung ihrer Arbeitszeiten und Urlaubsphasen. Dennoch obliegt es Führungskräften und HR-Verantwortlichen, ihr Team schriftlich an die Inanspruchnahme ihrer Resturlaubstage zu erinnern. Konfigurierbare Alarmcenter bilden ein essentielles Tool, um die individuellen Aufforderungs- und Hinweisobliegenheiten von Arbeitgebern zu erfüllen.

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