Arbeitszeiterfassung: Definition, Vorteile, Pflicht, Modelle

Eine Arbeitszeiterfassung gibt Teams Übersicht über erbrachte Arbeitszeiten und Pausen. Sie ist die Grundlage für eine korrekte Entgeltabrechnung. Und für viele KMUs inzwischen auch ein strategisches Werkzeug, um die Work-Life-Balance im Unternehmen sicherzustellen.

Die Wichtigkeit einer Arbeitszeiterfassung im Betrieb hat auch das BAG-Urteil bekräftigt: dieses hat Firmen gesetzlich dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu dokumentieren. Warum diese Pflicht sinnvoll ist und was hinter dem Thema Arbeitszeiterfassung steckt, erfahren Sie hier.

Inhalt
• 1Arbeitszeiterfassung – Stand 2024
• 2Der aktuelle Überblick zur Arbeitszeit Erfassung
• 3Definition: Arbeitszeiterfassung
• 4Arbeitszeiten Erfassung erfüllt mehrere Funktionen
• 5Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?
• 6Wer ist für die Arbeitszeiten Erfassung zuständig?
• 7Arbeitszeit dokumentieren zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• 8Arbeitszeiterfassen unterstützt bei Projektarbeit
• 9Von Arbeitserfassung zur Unternehmensentwicklung
• 10Programm zur Arbeitszeiterfassung – welche Unternehmen profitieren davon?
• 11Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?
• 12Arbeitszeiterfassung Tool: Welche Modelle gibt es?
• 13Die 6 stärksten Vorteile einer Arbeitszeiterfassung
• 14Arbeitszeiterfassung im Homeoffice
• 15Arbeitserfassung relevant für Arbeitgebermarke
• 16Ausstempeln vergessen bei Stundenerfassung
• 17Arbeitszeiterfassen und Datenschutz
• 18Fazit zum Thema Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung – Stand 2024

2019 hat das EuGH die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung für Unternehmen beschlossen. Das Bundesarbeitsgericht hat diesen Entscheid 2022 mit einem Zusatzentwurf bekräftigt. Nach aktuellem Stand gilt für Arbeitgeber bereits heute: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht.

Der aktuelle Überblick zur Arbeitszeit Erfassung

• Die Auflage zur Arbeitszeit Erfassung besteht mit den Beschlüssen des EuGH und BAG für Arbeitgeber deutschlandweit.
• Das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung sieht die Aufzeichnung von Anfang, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit auf elektronischem Wege vor.
• Es bestehen Ausnahmen für Kleinunternehmer (bis zu zehn Mitarbeiter) – diese sind von der Regelung zur Arbeitszeiterfassung ausgenommen.
• Die finale Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) diesbezüglich steht kurz bevor.

Definition: Arbeitszeiterfassung

Der Begriff Arbeitszeiterfassung verbindet die beiden Begrifflichkeiten Arbeitszeit und Erfassung. Unter der Bezeichnung verbirgt sich ein Arbeitszeitmodell, bei dem Unternehmen die tägliche Arbeitszeit ihrer Beschäftigten auf verschiedene Art und Weise erfassen – von der Excel-Tabelle über das Büro-Terminal bis zur mobilen App.

Das Arbeitszeiterfassen ermöglicht KMUs außerdem das Einhalten der Compliance in mehrerer Hinsicht. Obendrauf liefert es eine saubere Datenlage für die Lohnabrechnung.

Arbeitszeiten Erfassung erfüllt mehrere Funktionen

Die Hauptfunktion der Arbeitszeiten Erfassung ist zunächst die Arbeitszeitermittlung geleisteter Stunden von Beschäftigten. Dabei wird die Anzahl der vertraglich festgelegten Arbeitsstunden (Sollstunden) aufgezeichnet, die Mitarbeiter innerhalb eines feststehenden Zeitraums für das Unternehmen zu erbringen haben. Die Arbeitszeiterfassung umfasst dabei in der Regel die einfache Stundenerfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Sowie die Aufzeichnung von Pausenzeiten und Überstunden.

• Nutzeffekt für Arbeitgeber: Anhand des erfassten Datenbestands können Arbeitgeber kontrollieren, ob Beschäftigte ihren vertraglich festgelegten Richtlinien auch tatsächlich nachkommen.

• Nutzeffekt für Mitarbeiter: Beschäftigte hingegen profitieren durch die Arbeitszeiten Erfassung von der minutengenauen Aufzeichnung ihrer Plusstunden, die entsprechend entlohnt werden können.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Bis zum EuGH-Urteil im Mai 2019 (Urt. v. 14.05.2019, Az. C-55/18) waren Unternehmen lediglich an das geltenden Arbeitszeitgesetz gebunden. Demzufolge und vereinfacht gesagt waren ausschließlich Überstunden zu erfassen sowie tägliche Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen einzuhalten. Grundlage hierfür sind die § 3 bis 5 und 16 des ArbZG.

Mit dem BAG-Urteil vom September 2022 (Beschl. v. 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21) wurde die allgemeine Arbeitszeiterfassung in Unternehmen verpflichtend beschlossen. Ab sofort sind Arbeitgeber in Deutschland zur Arbeitszeiterfassung mithilfe eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems gesetzlich angewiesen.

Mit dem entsprechenden Referentenentwurf (ArbZG-E) vom April 2023 wurde die Art und Weise der Zeitstempelung zudem weiter konkretisiert. Heißt: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen ab sofort täglich und auf elektronischem Wege aufgezeichnet werden. Erlaubt sind softwarebasierte Zeiterfassungssysteme, Zeiterfassungsapps und Excel-Listen.

Die Gesetzgebung sieht sich hier de facto in der garantierten Sicherstellung des Arbeitsschutzgesetzes, demzufolge die verpflichtende Zeiterfassung eine nötige Maßnahme zum Gesundheitsschutz von Beschäftigten darstellt.

Dürfen Arbeitgeber mit der Arbeitszeiterfassung warten?

Zur Frage, ob Arbeitgeber mit der Einführung der Arbeitszeiterfassung warten dürfen, bis das deutsche Arbeitszeitgesetz an das BAG-Urteil angeglichen ist, gibt das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BAMS) klare Antwort: Nein! Der Referentenentwurf gilt zwar als Startzeichen für die Änderung des Arbeitszeitgesetzes, das BAG-Urteil hat jedoch bereits heute Gültigkeit.

Wer ist für die Arbeitszeiten Erfassung zuständig?

In der Regel wird die einfache Arbeitszeiten Erfassung in Rücksprache mit dem Vorgesetzen vom Arbeitnehmer selbst durchgeführt. Wobei die Art und Weise – also wie die Zeiterfassung erfolgt – hiervon zunächst ausgenommen ist.

Moderne Programme zur Arbeitserfassung stellen hierfür einen Self-Service-Bereich für Beschäftigte zur Verfügung. Oftmals geht die Arbeitszeiten Erfassung dann auch auf verschiedenen Endgeräten, wie dem Tablet oder Smartphone, und wird damit auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs möglich. Das Arbeitszeiterfassen wird für Teams damit zum Kinderspiel.

Arbeitszeit dokumentieren zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

Nutzen KMUs das Modell der digitalen Arbeitszeiterfassung, können sie Anwesenheiten, Arbeitszeiten und Aktivitäten ihrer Arbeitnehmer exakt dokumentieren, und daraus betriebsrelevante Maßnahmen ableiten. Gleichzeitig dient das Arbeitszeit Dokumentieren Arbeitgebern dazu, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sicherzustellen.

Dies betrifft vor allem zwei Bereiche:

Arbeitszeiterfassen unterstützt bei Projektarbeit

Im Rahmen der elektronischen Projektzeiterfassung können Arbeitszeiten außerdem auf Kunden, Projekte und Tätigkeiten gebucht werden. Das Arbeitszeiterfassen unterstützt Arbeitgeber und Teams in dieser Weise, Überblick über die eigene projektbasierte Arbeit und die volle Zeit- und Kostenkontrolle zu behalten.

Zusatzbonus: Arbeitszeitnachweise

Hinzukommt, dass die Projektzeiterfassung auch Arbeitszeitnachweise in wenigen Klicks liefern kann. Das ist besonders wertvoll für Teams wie Arbeitgeber, die eine professionelle Kundenarbeit erbringen möchten.

Von Arbeitserfassung zur Unternehmensentwicklung

Moderne, digitale Zeiterfassungssysteme üben inzwischen folglich mehr als die einfache Arbeitserfassung aus. Sie gehen einen Schritt weiter und stellen Unternehmen im Grunde ein komplettes Arbeitszeitmanagement zur Verfügung, das HR-Prozesse auf die nächste Stufe bringt:

Hierbei geht es nicht nur um Basic-Funktionen, wie etwa die Arbeitserfassung einfacher Kommen und Gehen-Zeiten, sondern um komplexe Features, die Prozesse digitalisieren und Workflows konstituieren. Darunter fallen zum Beispiel: die Zeiterfassung auf Projekte, die Verwaltung von Abwesenheiten inklusive eAU-Funktion, die digitale Urlaubsplanung sowie die Themen integrierte Lohnanbindung, Schichtplanung und die automatische Überstunden- und Zuschlagsberechnung.

Programm zur Arbeitszeiterfassung – welche Unternehmen profitieren davon?

Ein Programm zur Arbeitszeiterfassung hilft vor allem Unternehmen, die unterschiedliche Arbeitszeitprofile in der Belegschaft aufweisen – von gängigen Modellen wie Vollzeit und Teilzeit bis hin zu Varianten wie Schichtarbeit, Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice oder Nachtarbeit.

Aber auch gänzlich neue Arbeitszeitmodelle können mithilfe eines Programm zur Arbeitszeiterfassung besser umgesetzt werden. Ein Beispiel stellt die 4 Tage Woche dar, die immer mehr Teams zu wachsender Produktivität und Arbeitsentlastung verhilft. Ein anderes ist das Thema Zeiterfassung im Homeoffice, das Beschäftigten zu einem strukturierten und produktiven Arbeitstag auch im privaten Haushalt verhilft.

Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Effizienzsteigerung, Compliance und Planungssicherheit auf der einen Seite – Transparenz und Fairness auf der anderen. Arbeitszeiterfassung als strategisches Arbeitszeitmodell hilft Arbeitgebern und Mitarbeitern gleichermaßen. Weil es sowohl betriebswirtschaftliche und im Hinblick auf die Mitarbeiterbindung personalpolitische Relevanz besitzt.

Die wichtigsten Aspekte einer Arbeitserfassung:

• Punkt 1: Die Arbeitserfassung liefert eine exakte Erfassung von Überstunden für die Entgeltabrechnung. Folglich steigert sie die Work-Life-Balance von Mitarbeitern.
• Punkt 2: Gehört zu den stärksten Funktionen der Arbeitszeit Erfassung: Sie sorgt für die Sicherstellung der gesetzlichen Pausen und Höchstarbeitszeiten im Rahmen eines einwandfrei laufenden betrieblichen Gesundheitsmanagement.
• Punkt 3: Sie erlaubt eine vorausschauende Personaleinsatzplanung mithilfe eines integrierten Abwesenheitsmanagements – die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eingeschlossen.
• Punkt 4: Ein sauberes Arbeitszeiterfassen bringt saubere Bewegungsdaten hervor, die sofort in die Lohnbuchhaltung für eine saubere und schnelle Abrechnungen fließen können.

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Arbeitszeiterfassung Tool: Welche Modelle gibt es?

Von der Arbeitszeiterfassung am Computer über das Terminal an der Eingangstür des Büros bis zur mobilen App für die Hosentasche – welches das richtige Arbeitszeiterfassung Tool ist, entscheiden jedes Unternehmen für sich selbst. Hier ist ein Überblick über die verschiedenen Systeme und ihren Leistungsumfängen:

1. Stundenzettel: Die händische Variante, um Arbeitszeit Erfassung mit Papier und Stift in tabellarischen Formularen zu machen. Der Nachteil: Die Methode kann bestenfalls in Betrieben mit überschaubarem Mitarbeiteranteil genutzt werden und erfordert eine manuelle Berechnung von Arbeitsstunden. Der manuelle Stundenzettel birgt zudem das Risiko einer unregelmäßigen und unzuverlässigen Zeiterfassung.

2. Arbeitszeiterfassung per Excel: Computerbasierte Tabellen und Listen, die zur Arbeitsstundenerfassung dienen, werden von Unternehmen gerne als provisorische Zwischenlösung zur Arbeitszeiterfassung genutzt, bevor auf Software-Lösungen umgestellt wird. Das Verfahren ist oftmals fehleranfällig bei der Dateneingabe und unterstützt keine betriebsprozessualen Workflows im Team.

3. Stechuhren und Stempelkarten: Die klassische Stempeluhr oder Kontrolluhr, das Arbeitsbeginn und Arbeitsende mit Zeitkarten stempelt. Die Zeiten werden später zusammengezählt und ausgewertet. Ist heute kaum noch in Verwendung bzw. wurde durch zeitgenössische Pendants abgelöst. Zur Entstehungsgeschichte der Stechuhr lesen Sie in diesem Blogartikel.

4. Stationäre Terminals: Elektronische Terminals sind die moderne Version der klassischen Stempeluhr. Das elektronische Zeitmeldesystem gibt es inzwischen in verschiedener Nutzungsform – mit RFID-Verfahren, kontaktlosen Funkstempel-Chips und Karten, oder gar in biometrischen Fingerprint- und Gesichtserkennungs-Technologien). Hardware-Terminals werden oftmals in Kombination mit webbasierten Erfassungslösungen am PC genutzt, damit Mitarbeiter von der einfachen Stundenerfassung am Terminal profitieren und Führungskräfte mit dem Allround-Arbeitszeitmanagement einer digitalen Arbeitszeiterfassung betriebliche Workflows und HR-Prozesse automatisieren können.

5. Digitale Arbeitszeiterfassung via Computer: Die Arbeitszeiterfassung via Desktop und PC ist der modernste Weg, um eine Zeiterfassung in Unternehmen durchzuführen. Die gesamte Arbeitszeitverwaltung läuft für Mitarbeiter und Vorgesetzte im Prinzip am Computer ab. Zunächst erfolgt der Login ins Zeiterfassungssystem, anschließend wird virtuell gestempelt und verwaltet, unabhängig vom Standort (Homeoffice, Dienstreise, Fortbildung). Vom Erfassen der Kommen und Gehen-Zeiten über die Pausenaufzeichnung und Krankmeldung bis hin zur Projektbuchung, Urlaubsverwaltung und Personaleinsatzplanung. Der große Vorteil von online Arbeitszeiterfassung: Es steht eine komplette Zeitwirtschaft bereit, die Arbeitsabläufe reorganisiert, fehlerfreie Zeitdaten für Abrechnungsprozesse liefert und per Schnittstellensystematik zusätzlich mit weiteren Online-Tools aus Lohn und HR funktional optimal kollaboriert.

6. Apps für Smartphone: Mobile Apps zur Arbeitszeiterfassung bieten Teams in der Regel Basic-Funktionen zum Ein- und Ausstempeln an. Sie eignen sich besonders für Homeoffice, Außentermine, Hybrid- und Remotearbeit.

7. QR-Code/Barcode: Mit QR- und Barcode-Apps können Mitarbeiter Arbeitszeiten schnell und einfach erfassen. Das Verfahren eignet sich besonders, jedoch nicht ausschließlich, für Produktionsbetriebe, da die Zeiterfassung auch im Offline-Modus läuft.

Gut, zu wissen: Mit dem BAG-Urteil hat das Bundesarbeitsgericht beschlossen, dass die verpflichtende Arbeitszeiterfassung für Unternehmen mit elektronischen Systemen zu leisten ist.

Die 6 stärksten Vorteile einer Arbeitszeiterfassung

Vom sinkenden Stresspegel bis zu stimmigen Lohnabrechnungen und zufriedenen Mitarbeitern – die (digitale) Arbeitserfassung bringt zahlreiche Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Zu den wichtigsten gehören:

1. Übersicht und Transparenz: Beide Parteien wissen exakt, wie viele Arbeitsstunden geleistet wurden und wie sich Plus- und Minusstunden-Konten dazu verhalten.
2. Rechtssicherheit: Arbeitszeitgesetze können sicher eingehalten, und Mehrarbeit, gesetzliche Pausen und Ruhezeiten nach Bedarf stets überprüft werden.
3. Stressfreie Personalverwaltung: Einsicht über tagesaktuelle Urlaubstage, Krankheitszeiten, Schichteinteilungen und Abwesenheiten verhindern Engpässe und Fehlplanungen, und ermöglichen so eine reibungslose PEP.
4. Fairness mit Überstunden-Überblick: Jede Überstunde wird (automatisch) erfasst, berechnet und abgegolten, was für Fairness sorgt und die Mitarbeiterzufriedenheit anhebt.
5. Schnelle und korrekte Abrechnungsprozesse: Arbeitszeitdaten werden automatisch und fehlerfrei berechnet, und können gleich in integrierte Lohnprogramme eingespeist werden, was Abrechnungsvorgänge beschleunigt und für saubere Arbeitsentgelte sorgt.
6. Betriebliches Gesundheitsmanagement: Besteht Überblick über die eigenen Arbeitszeiten, und werden Ruhepausen eingehalten, kann sich die Work-Life-Balance für Mitarbeiter und Vorgesetzte bestmöglich entfalten.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice

Der Trend zum Homeoffice beim Arbeitnehmer nimmt stets weiter zu. Teams sind deshalb auf eine digitale Arbeitszeit Erfassung angewiesen, die eine Allround-Lösung anbietet und von überall einsatzbereit ist. Sprich: auf eine unkomplizierte Zeiterfassung im Homeoffice. Arbeitnehmer können ihre Arbeit so entspannt am Laptop erfassen. Arbeitgeber kommen hingegen ihren administrativen Aufgaben auch im Homeoffice nach – und behalten zu jedem Zeitpunkt die Übersicht.

Arbeitserfassung relevant für Arbeitgebermarke

Der Trend geht nicht nur zum Homeoffice, sondern auch zur Arbeitserfassung selbst: Immer mehr Unternehmen setzen die Stundenerfassung als dezidiertes Benefit im Employer Branding ein.

Ausstempeln vergessen bei Stundenerfassung

Arbeitnehmer haben sich nicht zur Raucherpause ausgestempelt, obwohl die Auflage zur Stundenerfassung besteht? Für die meisten Arbeitgeber bedeutet dies eine Grenzüberschreitung. Auch beim Arbeitszeiten erfassen sollten Unternehmen auf jeden Fall das Thema Arbeitszeitbetrug im Blick behalten.

Arbeitszeiterfassen und Datenschutz

Arbeitszeitdaten enthalten Informationen über die Arbeitszeit einer bestimmten Person, in diesem Falle dem Arbeitnehmer. Sie zählen damit zu den sogenannten “personenbezogenen Daten” und unterliegen nach Art. 4 Absatz 1 der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) einer besonders schützenswerten Behandlung und Verarbeitung.

Unternehmen, die sich für eine digitale Zeitwirtschaftslösung entscheiden, sollten stets darauf achten, dass Software- und App-Anbieter in ihren Produkten das Thema Datensicherheit beachten und den Schutz sensibler Daten vollumfänglich gewährleisten. Insbesondere die Themen Datenmissbrauch und ungewollte Datenweitergabe an unbefugte Dritte sind hier zentral zu nennen.

Der § 26 Absatz 1 des BDSG regelt zunächst, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten – wie im Falle der Arbeitszeit von Beschäftigten – im Rahmen des Beschäftigungsverhältnis grundsätzlich erlaubt ist, insbesondere, wenn die Datenverarbeitung für legitime Zwecke (wie etwa den Vergütungszweck) geschieht (siehe Art. 6 Absatz 1 lit f DSGVO und Art. 5 DSGVO).

Art. 5 DSGVO regelt zudem, dass die Erhebung und Verwertung personenbezogener Daten für statistische Zwecke dagegen unzulässig ist, dies könnte sich beispielsweise auf mögliche Kontrollmaßnahmen der Leistungen von Beschäftigten beziehen, die mithilfe erfasster Arbeitszeitdaten stattfinden. Zu gewährleisten ist auch die Sicherheit personenbezogener Daten, welche vor „unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen" (Art. 5 Absatz 1 lit f DSGVO) zu schützen sind.

Fazit zum Thema Arbeitszeiterfassung

Von Zeiterfassung am PC über das Terminal an der Wand bis zur mobilen App für unterwegs: Arbeitszeiterfassung ist heute wesentlicher Bestandteil von New Work, weil das Modell eine Reihe wichtiger Vorteile für moderne Teams anbietet. Dabei geht es nicht nur um den Compliance-Gedanken und das rechtlich sichere Arbeitszeiterfassen, sondern auch um die Automatisierung routinierter Prozesse.