Krankmeldung: Arbeitgeber dürfen Email verbieten

Laut einer aktuellen Studie beschäftigte die Krankmeldung Arbeitgeber im Jahr 2024 besonders häufig. Mit einer Krankheitsquote von 5,5% meldeten sich Mitarbeiter überdurchschnittlich oft krank – telefonisch, persönlich oder per Team-Chat. Aber sind all diese Kanäle zulässig? Im Folgenden haben wir eines der relevantesten Themen im Personalmanagement für Sie zusammengefasst.

Inhalt
• 1Was ist eine Krankmeldung?
• 2Unterschied Krankmeldung und Krankschreibung
• 3Ablauf der Krankmeldung beim Arbeitgeber
• 4Krankmeldung abrufen – Arbeitgeber in der Holpflicht
• 5Ab wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber vorliegen?
• 6Digitale Krankmeldung – Arbeitnehmer richtig briefen
• 7Krankmeldung im Urlaub
• 8Kindkrank – das müssen Arbeitgeber wissen
• 9Weitere Bestimmungen zur Krankmeldung im Arbeitsgesetz
• 105 Top-Tipps: So wirkt HR Krankmeldungen entgegen
• 11FAQ
• 12Fazit

Was ist eine Krankmeldung?

Eine Krankmeldung bezeichnet den Informationsaustausch zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bezüglich eines gesundheitsbedingten Ausfalls des Beschäftigten. In der Regel erfolgt die Krankmeldung telefonisch. Im Zuge der KMU Digitalisierung wird auch die digitale Krankmeldung zunehmend legitim. Grundsätzlich obliegt die Entscheidung über den Kanal der Überbringung jedoch dem Arbeitgeber. So können auch eine persönliche Auskunft oder eine Mitteilung durch Kollegen zulässig sein.

Der beste Zeitpunkt für eine Krankmeldung liegt unmittelbar nach dem Erkennen der Arbeitsunfähigkeit. Spätestens jedoch vor erneutem Dienstbeginn stehen Beschäftigte in der Pflicht, ihren Arbeitgeber zu informieren. Wesentlich sind hierbei der Beginn und die voraussichtliche Dauer des Ausfalls.

Unterschied Krankmeldung und Krankschreibung

Die Begriffe der Krankmeldung und Krankschreibung sind nicht synonym zu verwenden. Während die Krankmeldung Arbeitgeber lediglich über die Abwesenheit eines Mitarbeiters informiert, ist die Krankschreibung in Form einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von einem Arzt auszustellen.

Die Krankschreibung:

• wird auch als Krankenschein, AU Bescheinigung, eAU oder ärztliches Attest für den Arbeitgeber bezeichnet.
• bescheinigt die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters.
• muss spätestens ab dem vierten Tag der Erkrankung eingereicht werden, wobei die Kalendertage entscheidend sind. Meldet ein Beschäftigter sich beispielsweise an einem Freitag krank, muss er bereits am Montag eine Krankschreibung vorlegen.
• kann über Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge oder den Arbeitsvertrag bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangt werden.
• enthält keine konkrete Diagnose.
• rechtfertigt einen vergüteten Arztbesuch während der Arbeitszeit.

Ablauf der Krankmeldung beim Arbeitgeber

Bei einer Krankmeldung gelten der Beginn und die voraussichtliche Dauer der Krankheit als wesentliche Informationen. Diese müssen Beschäftigte über den bevorzugten Kanal des Vorgesetzten unmittelbar überbringen. Sind Arbeitnehmer langzeitkrank, beinhaltet die Krankmeldung an den Arbeitgeber bei jeder Verlängerung eine Prognose der Krankheitsdauer.

Geht die Krankmeldung in eine Krankschreibung über, stellen Mediziner ihren Patienten eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) aus. Diese wird automatisch an die Krankenkasse des Beschäftigten übermittelt. Für den Mitarbeiter entsteht kein weiterer Aufwand. Auf Wunsch kann er sich ein Dokument zur Bestätigung der Übermittlung durch die Arztpraxis ausstellen lassen. Der Arbeitgeber muss die eAU anschließend aktiv bei der entsprechenden Krankenkasse abrufen.

Krankmeldung abrufen – Arbeitgeber in der Holpflicht

Seit dem 1. Januar 2023 gilt der Einsatz der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verpflichtend für alle Arbeitgeber. Damit löst sie die Krankschreibung in Papierform endgültig ab. Essentiell ist, dass alle Betriebe die technischen Voraussetzungen vorhalten, um die eAU abrufen zu können. Dies inkludiert, dass eingesetzte Entgeltabrechnungs- oder Zeiterfassungssysteme eine Schnittstelle zum sogenannten Datenaustausch eAU enthalten. Ist dies nicht gegeben, lassen sich externe Dienstleister wie Steuerberater mit dem Abruf beauftragen.

Datenschutzrechtlich darf die Abfrage lediglich bei Eingang einer Krankmeldung erfolgen. Daher ist es nicht möglich, die eAU mehrerer Mitarbeiter gebündelt abzurufen.

Einige Arbeitnehmer müssen weiterhin auf die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform zurückgreifen:

• Privatversicherte
• Angestellte, die einen Minijob im Privathaushalt durchführen.
• Patienten von Ärzten, die nicht zur sogenannten vertragsärztlichen Versorgung gehören (z.B. Privatärzte oder Ärzte im Ausland)
• Beschäftigte, die sich kindkrank melden

Ab wann muss die Krankmeldung beim Arbeitgeber vorliegen?

Arbeitnehmer stehen in der Pflicht, eine eintretende Arbeitsunfähigkeit unverzüglich zu kommunizieren. § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) verankert dies im Arbeitsrecht. Als Konsequenz bei Nichteinhaltung drohen eine Abmahnung oder, im Wiederholungsfall, die verhaltensbedingte Kündigung.

In der Praxis lässt die Bestimmung, ab wann eine Krankmeldung beim Arbeitgeber eingehen muss, wenig Interpretationsspielraum. Ausschlaggebend für ihren Zeitpunkt ist einerseits der sichere Nichtantritt der Arbeit und andererseits die nächstmögliche Erreichbarkeit des Arbeitgebers. Daher gilt beispielsweise:

• Beginnt die Schicht eines an Grippe erkrankten Einzelhandelskaufmanns erst am späten Montagnachmittag, muss seine Krankmeldung bereits am Morgen eingehen.
• Bricht ein Vorarbeiter sich am Donnerstagmittag nach seinem Schichtende das Bein, muss er seinen Vorgesetzten noch am selben Tag informieren und nicht erst am Freitagmorgen vor Arbeitsbeginn.
• Erkrankt ein Büromitarbeiter am Freitagnachmittag an einem Magen-Darm-Virus, muss er seinen Arbeitgeber erst am Montag vor Arbeitsbeginn informieren, sofern er noch nicht arbeitsfähig ist.

Eine unmittelbar fällige Krankmeldung gilt auch im Bereitschaftsdienst. Selbst wenn ein Arbeitseinsatz unwahrscheinlich ist, muss der Beschäftigte seine Arbeitsunfähigkeit unmittelbar melden.

Digitale Krankmeldung – Arbeitnehmer richtig briefen

Eine digitale Krankmeldung per Email oder Chat wird mittlerweile von vielen Arbeitgebern akzeptiert. Dennoch müssen Arbeitnehmer bei einer elektronischen Krankmeldung einige Punkte beachten:

• Grundsätzlich sollten keine Gruppenchats oder großen Email-Verteiler für die elektronische Krankmeldung genutzt werden.
• Stattdessen müssen Arbeitnehmer sicherstellen, dass ausschließlich relevante Ansprechpartner informiert sind – insbesondere HR und der direkte Vorgesetzte.
• Entsprechend ihres offiziellen Charakter erfordert die Krankmeldung in der Regel eine förmliche Ansprache.
• Der Beginn und die voraussichtliche Dauer der Krankheit sollten bereits in der ersten Nachricht ersichtlich sein.
• Den Grund der Erkrankung muss auch die elektronische Krankmeldung für Arbeitgeber nicht enthalten.
• In jedem Fall müssen Arbeitnehmer die Eingangsbestätigung ihrer Vorgesetzten abwarten. Denn Beschäftigte stehen in der Pflicht, den Erhalt ihrer Krankmeldung, auch online, beim Arbeitgeber sicherzustellen.

Krankmeldung im Urlaub

Eine Krankmeldung im Urlaub ist legitim für Beschäftigte, um eine Kompensation des verpassten Erholungseffekts zu erzielen. Gemäß § 9 BUrlG erfolgt eine Gutschrift der Urlaubstage allerdings nur, sofern ein ärztliches Attest vorliegt. Entsprechend obliegt es Arbeitnehmern, bei einer Erkrankung im Urlaub unmittelbar einen Arzt aufzusuchen. Zudem ist es erforderlich, den Arbeitgeber frühzeitig zu informieren, statt ihm die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erst nach dem Urlaub vorzulegen.

Kindkrank – das müssen Arbeitgeber wissen

Der Anspruch auf eine Kindkrankmeldung wird gesetzlich über § 45 im Sozialgesetzbuch V aufgegriffen. Meldet ein Mitarbeiter sich kindkrank, müssen Arbeitgeber die folgenden Kriterien prüfen.

• Für das Kind liegt ein ärztliches Attest vor.
• Keine andere im Haushalt lebende Person kann mit der Betreuung des Kindes betraut werden.
• Das Kind hat das zwölfte Lebensjahr noch nicht überschritten oder ist aufgrund einer Behinderung auf Hilfe angewiesen.
• Ein Umfang von 15 Kindkrank Tagen pro Kind und Elternteil, maximal jedoch 35 Tage im Jahr, wurde noch nicht ausgeschöpft. Bei Alleinerziehenden sind es maximal 30, bei mehreren Kindern maximal 70 Kindkrank Tage.

Zusätzlich gilt der Anspruch auch für Begleitpersonen bei der stationären Aufnahme ihrer Kinder unter zwölf Jahren oder sofern Erkrankungen mit besonders schweren Verläufen vorliegen.

Treffen alle Regularien zu, haben Arbeitnehmer mit gesetzlicher Krankenkasse Anspruch auf unbezahlte Freistellung. Der Arbeitgeber darf das Bruttoentgelt in der Lohnabrechnung entsprechend kürzen. Lohnfortzahlung erhält der Beschäftigte in Form von Krankengeld durch seine Krankenkasse. Diese deckt jedoch nicht sein vollständiges Nettoentgelt ab.

Weitere Bestimmungen zur Krankmeldung im Arbeitsgesetz

Das Arbeitsgesetz thematisiert die Krankmeldung insbesondere durch § 3 im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG). Es legt fest, unter welchen Voraussetzungen Arbeitnehmer ihren Entgeltanspruch bei nicht geleisteter Arbeitszeit erhalten.

Bereits nach vierwöchiger ununterbrochener Betriebszugehörigkeit verlangt das Entgeltfortzahlungsgesetz bei einer Krankmeldung die vollumfängliche Entgeltfortzahlung für einen Zeitraum von sechs Wochen. Nach Ablauf dieser Frist oder bei erneuter Diagnose der gleichen Erkrankung innerhalb von sechs Monaten (bzw. zwölf Monaten seit Beginn der Krankheit) erhält der Arbeitnehmer Krankengeld.

Eine vergütete Krankmeldung beim Arbeitgeber erlaubt das Gesetz gemäß § 3a EntgFG auch für Organspenden.

5 Top-Tipps: So wirkt HR Krankmeldungen entgegen

Nicht jede Krankmeldung ist unmittelbar auf Überlastung, Stress oder Fehlverhalten von Vorgesetzten zurückzuführen. Dennoch gilt: Zufriedene Mitarbeiter sind tendenziell seltener krank. Entsprechend haben Führungskräfte und HR einige Handlungsoptionen, um die Krankheitsquote im Unternehmen zu senken.

• Bei Eingang einer Krankmeldung ist eine Intervention durch Vorgesetzte unangebracht. Ein Abwenden ist ohnehin nicht mehr möglich und kontraproduktiv. Daher ist eine wohlwollende Reaktion mit ehrlichen Genesungswünschen obligatorisch.
• Statt Stechuhr Mentalität zeichnet sich ein gesundheitsfördernder Arbeitsplatz durch einen wertschätzenden Umgang und Angebote zum betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM), Team-Building, psychische Beratungsangebote sowie vertrauensvolle Mitarbeitergespräche aus.
• Flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit mit oder ohne Kernarbeitszeit sowie die Zeiterfassung im Homeoffice fördern Flexibilität und beugen Stress und Überlastung vor.
• Die Regelungen im Arbeitszeitgesetz sind uneingeschränkt einzuhalten. Hierzu zählen insbesondere die maximale Arbeitszeit pro Tag sowie gesetzliche Pausenzeiten.
• Kommt es dennoch zu einer Krankmeldung, sollten die betriebsinternen Prozesse für Personalverantwortliche so schlank und effektiv wie möglich gestaltet sein. Prädestiniert ist ein Zeiterfassungssystem, das ein transparentes Hinterlegen von Abwesenheiten und einen direkten eAU-Abruf ermöglicht. Dies spart enorme zeitliche Ressourcen ein.

FAQ

Ab wann benötigt der Arbeitgeber eine Krankmeldung?

Eine Krankmeldung in Form einer (telefonischen) Information ist unmittelbar nach Eintreten der Arbeitsunfähigkeit erforderlich. Die Frist für die ärztliche Krankschreibung variiert je nach Arbeitgeber, endet gesetzlich jedoch spätestens am vierten Tag der Erkrankung.

Darf die Krankmeldung Arbeitgeber elektronisch per Email erreichen oder muss sie per Telefon erfolgen?

Arbeitgeber legen über betriebsinterne Regelungen die gewünschte Form der Krankmeldung fest. Birgt eine Krankmeldung per Email oder Chat die Gefahr, Betriebsabläufe zu stören, ist ein Verbot dieser Kanäle legitim. Gleiches gilt für eine Nachricht auf der Mailbox. Die Krankmeldung per Telefon müssen Arbeitgeber hingegen akzeptieren. Grundsätzlich obliegt es dem Beschäftigten, den rechtzeitigen Eingang sicherzustellen.

Wie müssen sich Arbeitnehmer bei einer Krankmeldung verhalten?

Für Arbeitnehmer ist während einer Krankmeldung grundsätzlich erlaubt, was der Genesung dient und ihren Prozess nicht verzögert. Bettruhe gilt nur, sofern sie vom Arzt verordnet wurde. Tätigkeiten wie Spaziergänge oder Einkäufe sind in den meisten Fällen angemessen. Bei psychischen Erkrankungen tragen auch Sport, in Einzelfällen sogar Reisen zur Genesung bei. Dies sollte jedoch mit dem Arbeitgeber abgestimmt sein und durch eine ärztliche Bestätigung nachgewiesen werden.

Fühlt der Arbeitnehmer sich trotz einer Krankmeldung (wieder) arbeitsfähig, darf er auch zur Arbeit erscheinen. Der Versicherungsschutz bleibt in diesem Fall erhalten.

Ist ein Gesundmelden beim Arbeitgeber erforderlich?

Nein, ein Gesundmelden beim Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht notwendig. Fühlt ein krankgemeldeter Arbeitnehmer sich arbeitsfähig, darf er zum Dienst erscheinen und unterliegt dem normalen Versicherungsschutz. Bei unerwartet frühem Arbeitsantritt ist eine Information des Vorgesetzten dennoch wünschenswert.

Arbeitgeber, die die Gesundheit ihrer Beschäftigten anzweifeln oder eine Ansteckung anderer Mitarbeiter befürchten, dürfen die Vorlage eines ärztlichen Attests verlangen.

Ist eine Kündigung während der Krankschreibung durch Arbeitgeber zulässig?

Ja, eine Kündigung ist auch während der Krankschreibung legitim, sofern Arbeitgeber sie in Einklang mit dem Kündigungsschutzgesetz rechtlich wirksam begründen.

Der Arbeitgeber zweifelt die Krankmeldung an – welche Optionen gibt es?

Zweifelt ein Arbeitgeber die Krankmeldung eines Mitarbeiters ein, hat er die Möglichkeit, sich an den medizinischen Dienst der Krankenkassen zu wenden. Dies führt möglicherweise durch eine Prüfung durch das unabhängige Gutachterteam. Ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung schlüssig, bestehen jedoch kaum Handlungsoptionen.

Grundsätzlich belasten Maßnahmen wie Hausbesuche während einer Krankheit die Mitarbeiterbeziehung nachhaltig. Zweifelt ein Arbeitgeber die Loyalität eines Mitarbeiters ernsthaft an, lassen sich in Gesprächen mögliche Gründe und Maßnahmen eruieren. Im Extremfall und mit entsprechender Begründung können eine Kündigung oder ein einvernehmlicher Aufhebungsvertrag erforderlich werden.

Wann müssen Arbeitnehmer eine Folgebescheinigung holen?

Sobald ersichtlich wird, dass die Verlängerung einer Krankschreibung erforderlich wird, müssen Arbeitnehmer eine ärztliche Folgebescheinigung einholen. Gemäß § 5 EntgFG ist die Dauer der Krankheit unmittelbar an den Arbeitgeber zu kommunizieren.

Fazit

In welcher Form eine Krankmeldung zum Arbeitgeber gelangt, lässt sich nicht pauschal beantworten. So obliegt die Entscheidung, ab wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fällig wird und inwiefern eine digitale Krankmeldung zulässig ist, allein dem Unternehmen. Um eine reibungslose Personaleinsatzplanung sicherzustellen, dürfen Vorgesetzte beispielsweise die Krankmeldung per Email oder Chatfunktion verbieten.

Darüber hinaus sind schlanke Prozesse für HR essentiell, um krankheitsbedingte Ausfälle effektiv abzufedern. Hierzu zählt die transparente Hinterlegung von Krankmeldungen im digitalen Dienstplaner genauso wie ein automatischer eAU-Abruf direkt im Zeiterfassungssystem.