FTE: Definition, Berechnung, Bedeutung für Arbeitgeber

Das Full Time Equivalent, kurz FTE, macht die Arbeitskapazität eines Unternehmens sichtbar - unabhängig von der Mitarbeiterzahl und verschiedenen Arbeitszeitmodellen. Da bereits rund 40% der Deutschen in Teilzeit arbeiten, gewinnen Vollzeitäquivalente zunehmend an Relevanz.

Wir zeigen Ihnen, welche Bedeutung das FTE für Arbeitgeber hat und wie Sie Ihr Vollzeitäquivalent berechnen.

Inhalt
• 1FTE Definition
• 2Welche Bedeutung hat das FTE für Arbeitgeber?
• 3Vollzeitäquivalent berechnen: Formel und Vorgehen
• 4Beispiel zur FTE-Berechnung
• 5Wie viele Stunden sind ein FTE?
• 6Gibt es vollzeitäquivalente Mitarbeiter?
• 7Nachteile des FTE
• 8Software als FTE Rechner online nutzen
• 9Fazit

FTE Definition

Das Full Time Equivalent mit der gängigen Abkürzung FTE (zu deutsch Vollzeitäquivalent oder VZÄ) gehört zu den bedeutendsten Personalkennzahlen im Unternehmen. Es ermittelt die Gesamtarbeitszeit unabhängig von der Mitarbeiterzahl und erfasst die Kapazität einzelner Arbeitnehmer. Hierfür verteilt es die im Betrieb geleisteten Arbeitsstunden auf fiktive Vollzeitstellen. Dies gibt Aufschluss über den aktuellen Personalbedarf und schafft die Basis für strategische und arbeitsrechtliche Entscheidungen.

In der Praxis repräsentiert ein FTE den Zeitwert, den eine Vollzeitkraft leistet. Allen Mitarbeitern in Teilzeit lässt sich ein entsprechender Dezimalwert zuordnen.

Welche Bedeutung hat das FTE für Arbeitgeber?

Das FTE bietet effektive Lösungsansätze für ein grundlegendes Problem in Betrieben mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Denn die Anzahl der Mitarbeiter lässt keinen Rückschluss auf die real zur Verfügung stehende Arbeitskapazität zu. Daher ermittelt das VZÄ den Umfang der Arbeitsleistung, unabhängig von der Mitarbeiterzahl und der individuellen Stundenverteilung.

Für HR-Verantwortliche ist das Full Time Equivalent in vielfältigen Anwendungsfeldern von Bedeutung:

• In der Personaleinsatzplanung gibt das FTE Aufschluss darüber, wie viele Beschäftigte in Voll- und Teilzeit eingesetzt werden müssen, um die benötigte Personalkapazität, auch unter Berücksichtigung gesetzlicher Pausenzeiten, abzudecken.
• Für die langfristige Personalplanung, insbesondere die Personalbedarfsplanung und Budgetierung, dienen Vollzeitäquivalenten als wertvolles strategisches Tool. Denn Unternehmen, die ihren Personalbedarf kennen, gestalten ihr Recruiting und den Einsatz des Personalbudgets effizienter.
• Das VZÄ schafft Vergleichbarkeit zwischen verschiedenen Unternehmen oder Abteilungen. So ist das FTE einer Abteilung mit drei Mitarbeitern möglicherweise höher als das Vollzeitäquivalent einer Abteilung mit fünf Mitarbeitern, wenn diese geringere Arbeitszeiten erfassen.
• Als hilfreich erweist sich das FTE auch für Unternehmen, die Projekte erfassen, beispielsweise um den Umsatz pro Mitarbeiter zu ermitteln.
• Auch für den Gesetzgeber ist das VZÄ relevant, um die Anwendung von Arbeitsgesetzen, die ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl gelten, zu eruieren.

Vollzeitäquivalent berechnen: Formel und Vorgehen

Die grundsätzliche Formel zur Berechnung des jährlichen FTE lautet:

• (Jährliche Arbeitszeit aller Teilzeitkräfte + Jährliche Arbeitszeit aller Vollzeitkräfte) / 2080 = FTE pro Jahr

Die Zahl 2080 repräsentiert vereinfacht die Stundenzahl, die Mitarbeiter in Vollzeit pro Jahr leisten. Sie setzt sich zusammen aus:

• 40 Stunden pro Woche x 52 Wochen pro Jahr = 2080.

Parameter wie Urlaubsplanung, Feiertage, die Krankmeldung oder sonstige Abwesenheiten finden in diesem vereinfachten Rechenmodell keine Berücksichtigung. Zur Schaffung einheitlicher Vergleichswerte ist dies jedoch unerheblich.

Die Berechnungsgrundlage des VZÄ ändert sich, sobald Unternehmen den regulären Arbeitsumfang für Vollzeitkräfte verändern. Für eine 38,5 Stunden Woche bedeutet dies beispielsweise:

• 38,5 Stunden pro Woche x 52 Wochen pro Jahr = 2002.

Abweichende Berechnungszeiträume

Auch die Darstellung weiterer Berechnungszeiträume, wie einem Monat oder einem Tag, ist durch das Vollzeitäquivalent möglich.

FTE pro Monat

• Stundenzahl pro Monat bei einer 40-Stunden-Woche: 2080 / 12 = 173,33
• (Monatliche Arbeitszeit aller Teilzeitkräfte + Monatliche Arbeitszeit aller Vollzeitkräfte) / 173,33 = FTE pro Monat

FTE pro Tag

• Stundenzahl pro Tag bei einer 40-Stunden-Woche: 8
• (Tägliche Arbeitszeit aller Teilzeitmitarbeiter + Tägliche Arbeitszeit aller Vollzeitmitarbeiter) / 8 = FTE pro Tag

Beispiel zur FTE-Berechnung

Das Beispiel nimmt Bezug auf ein Unternehmen mit einer regulären 40-Stunden-Woche und der folgenden Mitarbeiter-Konstellation, um das jährliche FTE zu berechnen:

• drei Teilzeitkräfte mit 20 Wochenstunden, die das ganze Jahr über arbeiten
• eine Teilzeitkraft mit 25 Wochenstunden, die nur saisonal für die Hälfte des Jahres eingestellt ist
• fünf Vollzeitkräfte mit 40 Wochenstunden, die das ganze Jahr beschäftigt werden

Das konkrete Vorgehen zur FTE-Berechnung gliedert sich in vier einfache Schritte:

1. Im ersten Schritt müssen zunächst alle jährlichen Teilzeit-Stunden im Unternehmen addiert werden.

2. Im zweiten Schritt werden alle jährlichen Vollzeit-Stunden aufsummiert.

3. Im dritten Schritt werden die Ergebnisse addiert.

4. Um das FTE zu berechnen, wird im vierten Schritt die Gesamtstundenzahl durch die Vollzeit-Stundenzahl pro Jahr geteilt. Bei einer 40 Stunden Woche entspricht dies 2080 Stunden.

In diesem Beispiel wären rund sieben Vollzeitkräfte nötig, um die aktuell geleisteten Arbeitsstunden abzudecken. Das Ergebnis drückt die Personalkapazität in Vollzeitkräften aus.

Wie viele Stunden sind ein FTE?

Ein FTE spiegelt die quantitative Arbeitsleistung einer Vollzeitkraft wider. In der Regel sind dies 40 Stunden pro Woche, entsprechend 2080 Arbeitsstunden pro Jahr. Theoretisch lassen sich alle geleisteten Stunden in FTE umrechnen. Der größte Nutzen des Vollzeitäquivalenten liegt jedoch in der Berechnung der Anzahl (fiktiver) Vollzeitkräfte im Unternehmen.

Gibt es vollzeitäquivalente Mitarbeiter?

Der Arbeitsumfang von Vollzeitbeschäftigten entspricht einem FTE. Prinzipiell können Arbeitnehmer in Vollzeit daher als vollzeitäquivalente Mitarbeiter bezeichnet werden. Das FTE beschreibt jedoch grundsätzlich keine Personen oder deren Produktivität, sondern lediglich den Zeitwert der Arbeitsleistung. So dient es als abstraktes rechnerisches Äquivalent.

Das Ergebnis der FTE-Berechnung lässt sich nicht nur dem gesamten Personal, sondern auch einzelnen Mitarbeitern zuordnen. In einem vereinfachten Schritt werden in der Praxis häufig pauschale Werte zur Orientierung herangezogen:

• Mehr als 30 Wochenstunden = 1 FTE pro Mitarbeiter
• 20 bis 30 Wochenstunden = 0,75 FTE pro Mitarbeiter
• Bis zu 20 Wochenstunden = 0,5 FTE pro Mitarbeiter
• Minijob = 0,3 FTE pro Mitarbeiter

Zur exakten Berechnung obliegt es HR-Verantwortlichen, die Orientierungswerte durch reale Beschäftigungszeiten im Unternehmen zu ersetzen:

• Arbeitsstunden des Mitarbeiters / Arbeitsstunden eines Vollzeitmitarbeiters = FTE pro Mitarbeiter

Nachteile des FTE

Die potenziellen Nachteile des FTE kommen insbesondere bei einer isolierten Betrachtung zum Tragen. Werden die Besonderheiten des Arbeitgebers nicht berücksichtigt und keine weiteren Unternehmenskennzahlen herangezogen, kann es zu Verzerrungen und Fehleranalysen kommen. Daher gilt es zu beachten:

• Das FTE bildet nicht die Produktivität, die Qualifikation oder besondere Arbeitsbelastungen einzelner Mitarbeiter ab. So kann die Arbeitsleistung eines Buchhalters nur schwer mit einem Krankenpfleger in der Nachtschicht gleichgesetzt werden. Grundsätzlich misst das Vollzeitäquivalent lediglich die Kapazität, nicht die Qualität der Arbeitsleistung.
• Überstunden werden im VZÄ nicht berücksichtigt. Häufen Mitarbeiter regelmäßig Stunden auf dem Arbeitszeitkonto an, kann es zu einer Unterschätzung der tatsächlich geleisteten Arbeitskapazität kommen.
• Auch saisonale Schwankungen finden im Full Time Equivalent keine Berücksichtigung. Für saisonale Betriebe empfiehlt sich die Berechnung des VZÄ daher nicht pauschal für das gesamte Jahr, sondern separat für einzelne Monate oder andere spezifische Zeiträume.

Software als FTE Rechner online nutzen

Um die manuelle Ermittlung des Vollzeitäquivalenten bei einer hohen Mitarbeiterzahl zu umgehen, lassen sich verschiedene Softwarelösungen als FTE Rechner nutzen. Insbesondere Zeiterfassungssysteme empfehlen sich in diesem Zusammenhang, da sie alle relevanten Daten zu Arbeitszeitmodellen im Unternehmen enthalten.

In askDANTE lässt sich beispielsweise ein Reporting mit dem Datenwert “Sollstunden brutto (Summe)” anlegen, das die jährlich geleisteten Arbeitsstunden ohne Abwesenheiten widerspiegelt. Das entstehende Reporting schlüsselt pro Zeile die Arbeitszeit eines Mitarbeiters auf. Anschließend können die Werte aufsummiert und durch die Anzahl der regulären Vollzeitstunden pro Jahr geteilt werden.

Fazit

Grundsätzlich muss die Berechnung des Full Time Equivalent immer im Kontext des Unternehmensumfelds und weiterer KPIs erfolgen, um aussagekräftig zu sein. Ist dies der Fall, leistet es einen wertvollen Beitrag zur strategischen Personalplanung und Unternehmensführung.

Zur FTE-Berechnung obliegt es HR-Verantwortlichen, leistungsstarke Software heranzuziehen, die Arbeitszeiterfassung mit einem aussagekräftigen Reporting kombiniert. Als Resultat entstehen wertvolle Handlungsempfehlungen für Personaleinsatzplanung, Budgetierung, Projektmanagement sowie die langfristige Unternehmensstrategie.