Urlaubsantrag: Fristen, Vorschriften und Tipps

Ein entspannter Urlaub beginnt mit einem entspannten Urlaubsantrag! Ist dieser genehmigt ist, kann die Urlaubsplanung beginnen. Aber welche Auswirkungen kommen auf Beschäftigte zu, wenn der Urlaubsantrag durch Vorgesetzte abgelehnt wird? Und überhaupt: Auf welche Art und Weise ist der Antrag einzureichen und wie früh zeitlich im Voraus?

Von den Fristen bis zu den Vorschriften – in diesem Artikel erfahren Sie, welche Faktoren beim Thema Urlaubsantrag im Unternehmen zu berücksichtigen sind.

Urlaubsantrag im ersten Schritt

Das Thema Urlaub gehört für Arbeitnehmer zur erfreulichsten Zeit des Jahres. Denn Urlaubszeit bedeutet Erholung. Insbesondere, wenn die allgemeinen Vorbereitungsaufgaben – wie die Urlaubsübergabe – reibungslos laufen. Von der Vollzeitkraft bis zum Minijobber – Beschäftigte haben Anspruch auf Urlaub, grundsätzlich entsprechend ihrer vertraglichen Rahmenbedingungen. Aber aufgepasst: Trotz bestehendem Recht auf Urlaub gibt es einige gesetzliche und betriebliche Aspekte zu beachten. Dazu zählt unter anderem ein offizieller Urlaubsantrag.

Wie viel Urlaub im Jahr steht Arbeitnehmern zu?

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bestimmt den Urlaub für deutsche Arbeitnehmer bundesweit. Laut Gesetz besteht für jeden Arbeitnehmer in jedem Jahr das Recht auf bezahlten Erholungsurlaub. In welchem Umfang der Urlaubsanspruch konkret ausfällt, entscheidet jedes Unternehmen individuell. Die Festsetzung erfolgt in der Regel im Arbeitsvertrag. Der Gesetzgeber hat jedoch einen Mindestumfang von 24 Werktagen im Rahmen einer 6-Tage-Woche beschlossen. In der Regel fällt der Urlaubsanspruch in der Praxis höher aus, weniger ist jedoch unerlaubt. Sonn- und Feiertage sind nicht inbegriffen.

Wann können Beschäftigte Urlaub nehmen?

Die Urlaubsplanung stellt für viele Teams oftmals eine Herausforderung dar. Insbesondere was die Themen faire Urlaubsvergabe, Absprache und Personaleinsatzplanung betrifft. Das gilt für das kleine Handwerksunternehmen ebenso wie für den großen Konzernbetrieb mit mehreren Standorten. Dabei sind drei Kernthemen maßgeblich:

• Wann dürfen Beschäftigte im laufenden Kalenderjahr Urlaub nehmen?
• Ist dabei auf die Urlaubswünsche von Kollegen Rücksicht zu nehmen?
• Und kann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?

Zur zeitlichen Festlegung des Urlaubs bestehen zum aktuellen Zeitpunkt keine rechtlichen Vorschriften, an die sich Arbeitnehmer zu halten haben. Einige Orientierungspunkte lassen sich jedoch aus der allgemeinen Gesetzgebung für den betriebsinternen Urlaubsplan 2024 ableiten. Diese können Unternehmen bei der reibungslosen Umsetzung von Urlaubszeiten unterstützen:

Die wichtigsten Eckdaten zur Urlaubszeit

1. Zeitlicher Faktor: Wann Arbeitnehmer Urlaub nehmen können, orientiert sich maßgeblich an ihren eigenen Bedürfnissen. Bei der Vereinbarung der Urlaubszeit hat der Arbeitgeber dementsprechend die Urlaubswünsche des Mitarbeiters zu beachten.
2. Ausnahmen: Ausnahmen können dabei in verschiedener Form bestehen. Einerseits durch unvermeidliche betriebliche Faktoren oder andererseits, wenn Kollegen dieselben Wünsche nach Urlaubszeiten äußern, denen unter bestimmten sozialen Aspekten Prioritäten zu gewährleisten sind (§ 7 BUrlG). Das können zum Beispiel Kollegen mit schulpflichtigen Kindern sein, die außerhalb der Schulferien keinen Urlaub nehmen können.
3. Tarifvertrag: Weitere Abweichungen können außerdem für Arbeitsverhältnisse in Tarifverträgen bestehen.

Definition: Urlaubsantrag

Nach dem Bundesurlaubsgesetz haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen honorierten Urlaub, den sie in der Regel zeitlich autark nehmen können. Um dem Arbeitgeber jedoch einen wichtigen organisatorischen Baustein für die Personaleinsatzplanung und zur Sicherstellung der betrieblichen Abläufe an die Hand zu geben, müssen Arbeitnehmer vorab einen Urlaubsantrag stellen.

• Format des Urlaubsantrags: Dieser kann sowohl schriftlich als auch mündlich vonstattengehen – die betriebsinternen Bestimmungen sind hierbei maßgeblich.
• Beteiligte Personen beim Urlaubsantrag: Der Urlaubsantrag wird vom Arbeitnehmer eigenständig gestellt. Dieser geht entweder an den direkten Vorgesetzten oder in seltenen Fällen an die HR-Abteilung, wo der Urlaubsantrag anschließend freigegeben wird.

Urlaubszettel oder Anruf – wie stellen Mitarbeiter einen Urlaubsantrag?

Mitarbeiter können einen Urlaubsantrag in schriftlicher oder mündlicher Form einreichen. Von der kurzen E-Mail über die persönliche Abstimmung mit dem Vorgesetzten bis zum offiziellen Formblatt, das vom Unternehmen gestellt wird – wie ein Antrag auf Urlaub läuft, wird in der Regel betrieblich individuell geregelt. Oftmals greifen Betriebe jedoch aus organisatorischen Gründen auf einen Urlaubszettel in Papierform zurück, das die wichtigsten Eckpunkte des Urlaubsantrags enthält.

Welche Angaben muss ein Urlaubszettel enthalten?

Welche Daten ein Urlaubszettel als Formular enthält, ist grundsätzlich nicht festgelegt. Standardmäßig werden der vollständige Name des Beschäftigten genannt sowie der genaue Zeitraum des beantragten Urlaubs. Weitere Angaben können sein:

• eine Personalnummer, wenn vorhanden
• die Abteilung, wenn vorhanden
• die Urlaubsart (Erholungsurlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub)
• den aktuellen Stand des Resturlaubs
• die Stellvertretung (Vor- und Nachname)
• Datum des Urlaubsantrags
• Unterschrift des Antragstellers

Zusatzangaben im Urlaubsantrag

Gelegentlich wird die Rückmeldung des Vorgesetzten ebenfalls auf dem Urlaubsantrag angeführt: Hier wird unter dem Vermerk des Arbeitgebers direkt angegeben, ob der Urlaubsantrag genehmigt oder aus betriebsinternen Gründen abgelehnt wird.

Im Allgemeinen informieren Arbeitgeber bzw. HR-Verantwortliche ihre Beschäftigten über die Vorgehensweise bei der Urlaubsbeantragung. Etwaige Formulare für Urlaubsanträge werden dabei beim Onboarding ausgehändigt oder im internen digitalen Workspace (bspw. Organisationsplattform oder Intranet) zur Verfügung gestellt.

Vorteile: digitaler Urlaubsantrag

Im Rahmen der Digitalisierung von HR-Prozessen setzen immer mehr Unternehmen auch Urlaubsplaner online ein. Diese bieten Teams ein webbasiertes, unkompliziertes Urlaubsmanagement. Das Praktische dabei: Teammitglieder tragen ihre Urlaubstage digital ein, indem sie zum Beispiel den Urlaubsantrag digital einreichen. Für Führungskräfte besteht dagegen der Vorteil, dass sie die Urlaubszeiten und Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter auf einen Blick einsehen können.

Urlaubsanträge digitalisieren mit Zeiterfassung

Ein Maximum an Übersicht und Effizienz bei der Urlaubsplanung erwartet Unternehmen allerdings mit der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung. Diese ermöglicht das Stellen von digitalen Urlaubsanträgen und hält verschiedene arbeitszeitliche Daten der Belegschaft an einem Ort zusammen – vom Resturlaub bis zur Einplanung im Dienstplan. Damit wird eine stressfreie und faire Urlaubsplanung möglich, von der Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen profitieren.

Elektronischer Urlaubsantrag und mehr

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten heute ein gänzlich neues Maß an Effektivität. Im Rahmen eines erfolgreichen Urlaubsmanagements stellen sie HR neben der einfachen Aufzeichnung von Arbeitsstunden und Pausenzeiten auch eine vollintegrierte Urlaubsverwaltung bereit. Diese funktioniert im Grunde wie ein einfacher Urlaubsplaner, unterstützt jedoch mit weiteren Vorzügen. Ein elektronischer Urlaubsantrag ist dabei nur der Anfang einer praktischen Funktionskette für KMUs.

Urlaubsantrag online machen – 6 Vorzüge

1. Vorteil 1: Der Urlaubsantrag online wird mit wenigen Klicks gestellt und freigegeben bzw. abgelehnt.
2. Vorteil 2: Alle dokumentierten Zeiterfassungsdaten sind an einem Ort im Überblick sichtbar. Dazu gehören jegliche Kategorien von Abwesenheiten (Urlaub, Krankheitszeiten, eigene Abwesenheiten).
3. Vorteil 3: Es steht ein teambasierter Urlaubskalender für eine faire Urlaubsverteilung zur Verfügung.
4. Vorteil 4: Beschäftigte haben Zugriff auf eigene Urlaubskonten, damit die Abstimmung untereinander entspannt verläuft.
5. Vorteil 5: Ein echtes Highlight ist zudem die implementierte Lohnanbindung, mit der eine direkte Übertragung von Zeitereignissen in die interne Entgeltabrechnung möglich wird.
6. Vorteil 6: Für Unternehmen im Schichtbetrieb ergibt sich ein weiterer Pluspunkt, denn bei ihnen können Urlaubszeiten zudem automatisch in den Schichtplan einfließen. Ideal für eine Personaleinsatzplanung ohne Fehlplanungen und lange Abstimmungsprozesse.

Urlaubsantrag digital stellen – die wichtigsten Schritte

Einen Urlaubsantrag digital zu stellen, ist in der online Urlaubsplanung ein Kinderspiel. Nahezu immer wird dieser über Workflows im Self-Service-Bereich organisiert. Im Konkreten werden folgende vier Schritte gemacht:

Übersicht gewinnen	Urlaubsantrag stellen	Urlaubsart bestimmen	Überschneidungen verhindern
Beschäftigte gewinnen über das eigene Arbeitszeitkonto Überblick über eigene Resturlaubstage und mögliche Überstunden, die abgegolten werden können.	Anschließend wird ein digitaler Urlaubsantrag direkt aus der Zeiterfassungssoftware an den nächsten Vorgesetzten gestellt – dieser genehmigt bzw. lehnt den Antrag mit einem Klick ab.	Dabei kann auch die Urlaubsart ausgewählt werden – normaler Urlaub, Überstundenabbau oder Sonderurlaub (beispielsweise ein Sabbatical).	Ein Anwesenheitskalender zeigt die bereits eingeplanten Urlaubszeiten von Kollegen, sodass keine ungewollten Überschneidungen entstehen.

Urlaubsantrag-Frist: Wann ist der Urlaub einzureichen?

Richtlinien bezüglich einer Urlaubsantrag-Frist existiert seitens des Gesetzgebers nicht. Unternehmen müssen diesbezüglich rechtlich unabhängig handeln. Hierbei kann auf Hinweise und Klauseln im Vertragsrahmen zurückgegriffen werden: Aus diesen sollte in der Regel hervorgehen, wann Urlaubsanträge spätestens anzumelden sind und worauf dabei hinsichtlich der Frage nach Kapazitäten Rücksicht zu nehmen ist.

Zwei Tipps für die Urlaubsantrag-Frist für Arbeitgeber

Beschäftigte bevorzugen ein gewisses Maß an Flexibilität, was die eigene Urlaubsplanung anbelangt. Arbeitgeber dagegen benötigen Planungssicherheit. Mit einer festgelegten Frist für den Urlaubsantrag profitieren beide Seiten.

Tipp 1: Um Beschäftigten ein Maximum an Flexibilität bei der Urlaubsplanung zu ermöglichen, können Arbeitgeber auch auf eine gänzlich freie Wunsch-Terminierung setzen. Dies ermöglicht Mitarbeitern eine klare Fokussierung auf eigene Bedürfnisse beim Auszeit-Nehmen.

Tipp 2: Eine weitere Option bietet die eigenständige Absprache im Team. Diese kann für Teams eine sinnvolle Kompromisslösung darstellen. Hierbei basiert die eigene Urlaubsplanung auf einer Rücksprache mit den Teamkollegen. Arbeitgeber fördern dabei die Mitarbeiterzufriedenheit, haben jedoch gleichzeitig die Sicherheit, was Stellvertretungen und die generelle Einsatzplanung betrifft.

Urlaubsantrag abgelehnt – geht das?

Ein Urlaubsantrag kann jederzeit abgelehnt werden. Auch wenn Arbeitgeber vor dem Hintergrund des Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) die Urlaubswünsche von Beschäftigten zu berücksichtigen haben, gibt es Ausnahmefälle, die das Ablehnen eines Urlaubsantrags berechtigen. Dazu gehören:

1. Betriebliche Sonderereignisse – beispielsweise ein Arbeitsaufkommen von großer Relevanz, das zeitlich oder personell nicht verhindert bzw. aufgefangen werden kann.

2. In äußerst triftigen Fällen können Unternehmen auch Betriebsurlaub (Betriebsferien) oder eine Urlaubssperre verhängen, die unternehmensweit gelten. Das kann zum Beispiel in Werkbetrieben auftreten oder im Einzelhandel während der vorweihnachtlichen Hochsaison.

3. Führungskräfte können einen Urlaubsantrag außerdem ablehnen, wenn mehrere Mitarbeiter dieselben Zeitfenster für ihren Urlaub beantragen. Hier kann der Arbeitgeber bestimmten Beschäftigten Vortritt gewähren, die unter sozialen Aspekten Vorrang haben. So etwa Kollegen mit Kindern, die an Schulferien gebunden sind.

Urlaubsantrag keine Rückmeldung – was nun?

Keine Antwort – vorerst kein Urlaub. Beim Urlaubsantrag keine Rückmeldung zu erhalten, befähigt Mitarbeiter keinesfalls zur eigenen Durchsetzung des eingereichten Urlaubs. Hier gilt es, rechtzeitig beim Vorgesetzten nachzuhaken und etwaige Ablehnungsgründe des Urlaubsantrags konkret zu besprechen.

Bis wann müssen Urlaubsanträge eingereicht werden?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch bezieht sich grundsätzlich auf das laufende Kalenderjahr. Beschäftigte müssen ihren vollen Urlaubsanspruch entsprechend bis zum 31. Dezember nehmen. Urlaubsanträge sind sinnvollerweise frühzeitig einzureichen.

Bestimmte betriebliche Belange oder persönliche Beweggründe des Arbeitnehmers können jedoch dazu führen, dass der Urlaub im aktuellen Jahr nicht gänzlich genommen werden kann. In solchen Fällen muss der Resturlaub ins folgende Jahr übertragen werden. Dieser ist nach Vorschrift bis März nächsten Jahres zu nehmen und freizugeben (§ 7 Absatz 3 BUrlG), insofern keine anderen arbeitsvertraglichen Vorgaben bestehen.

Wann ist eine Urlaubsgenehmigung da?

Eine Urlaubsgenehmigung muss grundsätzlich mündlich oder schriftlich geäußert werden. Ist dies nicht der Fall, gilt der Urlaubsantrag als abgelehnt – und eine Urlaubsgenehmigung muss ein zweites Mal eingeholt werden.

Urlaub genehmigen mit nur einem Klick

Urlaubszettel gehören vielerorts inzwischen der Vergangenheit an. Grund hierfür sind Urlaubsplaner und softwarebasierte Zeiterfassungstools mit bequemer Urlaubsfunktion. Diesen ermöglichen Unternehmen eine Automatisierung der Urlaubsprozesse – vom Urlaub genehmigen bis zum ablehnen. Das spart Verwaltungskosten und lästige Abstimmungsprozesse für Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermaßen.

Ansätze für den flexiblen Umgang mit Urlaubsträgen

So früh wie möglich: Viele Unternehmen arbeiten an dieser Stelle mit internen Regelungen für die eigene Planungssicherheit und die Sicherstellung der Compliance. Dazu gehört beispielsweise die Bestimmung, dass die Urlaubsplanung von allen Abteilungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt abzuschließen ist.

Früh und spontan: Andere Betriebe wiederum setzen voraus, dass der Großteil der Urlaubszeit bis zum vierten Jahresquartal zu nehmen ist. Restliche Urlaubstage können Beschäftigte in solchen Fällen flexibel und kurzfristig beantragen.

Kann ein Urlaubsantrag zurückgenommen werden?

Grundsätzlich gilt, dass ein genehmigter Urlaubsantrag nicht einfach zurückgenommen werden kann. Diese Verbindlichkeit besteht für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Ein Urlaubsantrag kann nur in beiderseitigem Einvernehmen storniert werden – unter welchen Voraussetzungen dies möglich ist, wird in Unternehmen individuell geregelt.

Elektronische Zeiterfassungssysteme bieten hierfür oftmals eine gute Unterstützung an. Eine Stornierung des Urlaubs kann im digitalen Urlaubskalender mit wenigen Klicks durchgeführt und eine Neuplanung der Urlaubstage direkt gestartet werden.

Welche Regelungen gibt es bei Krankheit im Urlaub?

Auch hierfür hat der Gesetzgeber Richtlinien von übergreifender Wirkung festgesetzt. Erkranken Beschäftigte während ihres regulären Erholungsurlaubs, können die Urlaubstage im Prinzip nachgeholt werden. Für diese Arbeitsunfähigkeit ist jedoch ein ärztliches Attest bzw. eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) vorzulegen (§ 9 BUrlG).

Auch hier profitieren HR-Verantwortliche von einer leistungsstarken Online-Zeiterfassung für die Urlaubsverwaltung, die eine integrierte eAU-Abfrage bereitstellt.