Fehlzeitenquote berechnen und Fehlzeiten reduzieren

Rund 75 Milliarden Euro kostet die Krankmeldung Arbeitgeber jährlich. Dies zeigt eine aktuelle Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft. Doch auch die Mitarbeiterzufriedenheit und der nachhaltige Geschäftserfolg stehen in direkter Wechselwirkung mit dem Krankenstand im Unternehmen. Abbilden lässt sich dieser über die Fehlzeitenquote.

Lesen Sie im Folgenden, wie Verantwortliche im Personalmanagement die Fehlzeitenquote berechnen und aktiv Fehlzeiten reduzieren.

Inhalt
• 1Fehlzeitenquote Definition
• 2Was sind Fehlzeiten?
• 3Wie hoch ist die durchschnittliche Krankheitsquote?
• 4Fehlzeitenquote berechnen – Formel
• 5Beispiel zur Berechnung der Fehlzeitenquote
• 6Interpretation und Ursachen für eine hohe Fehlzeitenquote
• 7Folgen einer dauerhaft hohen Krankheitsquote
• 8Fehlzeiten reduzieren – 5 Tipps für Arbeitgeber
• 9Fazit: Krankenquote für Fehlzeitenmanagement nutzen

Fehlzeitenquote Definition

Die Fehlzeitenquote oder Abwesenheitsquote bildet den prozentualen Anteil der Mitarbeiterausfälle für einen zurückliegenden Zeitraum ab. Anwendung findet die Kennzahl vorrangig im Personalcontrolling, um eine Relation zwischen Sollarbeitszeit und Abwesenheitszeit herzustellen. Hieraus ergibt sich ein Indikator für die Gesundheit, Zufriedenheit und Motivation des Mitarbeiterstamms.

Ihre stärkste Aussagekraft entfaltet die Fehlzeitenquote ausschließlich in der Einbeziehung krankheitsbedingter Abwesenheiten. Hieraus ergibt sich ihre synonyme Bezeichnung als Krankheitsquote oder Krankenquote. Als Pendant findet zunehmend auch die Gesundheitsquote Anwendung. Diese lenkt den Fokus auf den prozentualen Anteil gesunder bzw. arbeitsfähiger Mitarbeiter im Unternehmen.

Was sind Fehlzeiten?

Grundsätzlich umfassen Fehlzeiten alle Arten betrieblicher Abwesenheiten. Neben dem Krankenstand zählen hierzu Urlaub, Mutterschutz, Weiterbildung, ein möglicher Arztbesuch während der Arbeitszeit und sonstiger Absentismus im Unternehmen.

Für die Ermittlung der Fehlzeitenquote sind jedoch ausschließlich krankheitsbedingte Fehlzeiten relevant. Sie haben, im Gegensatz zu Weiterbildungen oder Erholungsurlaub, ausschließlich negative Auswirkungen auf Unternehmen und erlauben partielle Rückschlüsse auf die Mitarbeitermotivation. Langzeiterkrankungen werden üblicherweise nicht mit eingerechnet, da sie keine Lohnfortzahlung nach sich ziehen und entsprechend keine Kosten in der Lohnabrechnung verursachen.

Wie hoch ist die durchschnittliche Krankheitsquote?

Die durchschnittliche Krankheitsquote variiert je nach Branche, Unternehmenskultur und Jahreszeit. In Deutschland liegt sie meist zwischen 3% und 6%. Allerdings können in bestimmten Bereichen deutlich höhere oder niedrigere Werte auftreten.

Pauschale Aussagen und Referenzwerte sind auch deshalb problematisch, weil Studien häufig nur Krankheiten mit einer Dauer von mehr als drei Tagen berücksichtigen. Um für die eigene Krankheitsquote einen realistischen Durchschnitt abzubilden, ist daher die langfristige Aufzeichnung der unternehmensinternen Krankheitsdaten sinnvoll. Intelligente Tools zur Zeiterfassung heben signifikante Veränderungen innerhalb des Betriebs frühzeitig hervor.

Fehlzeitenquote berechnen – Formel

Die Fehlzeitenquote lässt sich sowohl für einzelne Arbeitnehmer und Abteilungen als auch für das gesamte Unternehmen berechnen. Zudem können unterschiedliche Zeiträume zugrunde gelegt werden.

Bei der Auswahl der passenden Formel müssen Führungskräfte zwischen der Berechnung nach Tagen und nach Stunden unterscheiden:

• Fehlzeitenquote in % nach Tagen = Gesamtzahl der Fehltage / Gesamtzahl der möglichen Arbeitstage x 100
• Fehlzeitenquote in % nach Stunden = Fehlzeiten in Stunden / Sollarbeitszeit in Stunden x 100

Die Bestimmung nach Tagen ist weniger aufwändig in der Datenerhebung und gibt einen besseren Überblick über die Anzahl der beanspruchten Krankheitstage. Die Ermittlung nach Stunden liefert hingegen ein genaueres Ergebnis in Bezug auf den tatsächlichen Leistungsausfall im Unternehmen.

Eine cloudbasierte Zeiterfassung schmälert den Aufwand für HR-Verantwortliche durch die automatische Bereitstellung der Gesamtstundenzahlen. Diese lassen sich in einem übersichtlichen Reporting zentralisieren.

Die Gesundheitsquote berechnet HR durch Abzug der Fehlzeitenquote bzw. Krankheitsquote von 100%:

• Gesundheitsquote in % = 100% - Fehlzeitenquote

Beispiel zur Berechnung der Fehlzeitenquote

Ein Unternehmen beschäftigt 8 Mitarbeiter, davon 4 in Vollzeit (8 Stunden pro Tag) und 4 in Teilzeit (4 Stunden pro Tag). Die Sollarbeitszeit pro Jahr beträgt insgesamt 10.560 Stunden, verteilt auf 1.760 Arbeitstage (Summe für alle 8 Mitarbeiter).

Aus der digitalen Zeiterfassung geht hervor, dass der absolute Krankenstand im vergangenen Kalenderjahr 97 Arbeitstage betrug. Dies entspricht 564 Stunden.

Konkret verteilen sich die Krankheitstage wie folgt:

• Vollzeitkraft 1: 7 Tage (56 Stunden)

• Vollzeitkraft 2: 15 Tage (120 Stunden)

• Vollzeitkraft 3: 10 Tage (80 Stunden)

• Vollzeitkraft 4: 12 Tage (96 Stunden)

• Teilzeitkraft 1: 14 Tage (56 Stunden)

• Teilzeitkraft 2: 19 Tage (76 Stunden)

• Teilzeitkraft 3: 5 Tage (20 Stunden)

• Teilzeitkraft 4: 15 Tage (60 Stunden)

Berechnung der Fehlzeitenquote nach Tagen:

Formel:

• Gesamtzahl der Fehltage / Gesamtzahl der möglichen Arbeitstage x 100 = X %

Also:

• 97 / 1.760 x 100 = 5,51 %

Berechnung der Fehlzeitenquote nach Stunden:

Formel:

• Fehlzeiten in Stunden / Sollarbeitszeit in Stunden x 100 = X %

Also:

• 564 Stunden / 10.560 Stunden x 100 = 5,34 %

Aufgrund der unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle in Vollzeit und Teilzeit liefern die beiden Methoden zur Berechnung der Krankheitsquote abweichende Ergebnisse.

In diesem Fall zeigt sich, dass die Anzahl der Fehltage relativ hoch ist. Die tatsächlich entfallene Arbeitszeit ist verhältnismäßig geringer. Hieraus lässt sich ableiten, dass die Teilzeitmitarbeiter durchschnittlich mehr Krankheitstage aufweisen als ihre Kollegen in Vollzeit. Denn ein Krankheitstag in Teilzeit bedeutet für das Unternehmen einen geringeren Stundenausfall.

Um weitere Anhaltspunkte zu gewinnen, wäre an dieser Stelle beispielsweise die Differenzierung nach Abteilungen oder einzelnen Mitarbeitern sinnvoll.

Grundsätzlich bietet sich auch die Bestimmung des Full Time Equivalents, kurz FTE, an, um verschiedene Abteilungen vergleichbar zu machen.

Interpretation und Ursachen für eine hohe Fehlzeitenquote

Eine hohe Krankenquote hängt nicht immer mit gesundheitlichen oder sozialen Problemen im Unternehmen zusammen. Ergebnisse außerhalb des Normbereichs bedürfen einer detaillierten Interpretation durch Führungskräfte. Bei der ganzheitlichen Einordnung sollte HR verschiedene Parameter berücksichtigen:

• Branchenschnitt und ggf. Vorjahresergebnisse als Vergleichswerte heranziehen
• eruieren, ob Einzelfälle das Gesamtergebnis verzerren – insbesondere in kleinen Unternehmen
• Langzeiterkrankungen grundsätzlich separat betrachten und nur bei ungewöhnlicher Häufung in die Analyse einbeziehen
• externe Faktoren wie zeitlich klar abgrenzbare Grippewellen ausschließen
• herausfinden, ob die Krankmeldungen sich in einzelnen Abteilungen, Altersgruppen oder unter bestimmten Führungskräften häufen
• Unterschiede zwischen verschiedenen Arbeitszeitmodellen, vom Minijob bis zur Vollzeitkraft, aufdecken

Mögliche Ursachen für derartige Entwicklungen sind sehr vielschichtig und hängen meist mit einem unangenehm empfundenen Arbeitsklima zusammen. Konkret reicht dies von gesundheitlichen Belastungen am Arbeitsplatz (z.B. Mobbing, Stress oder Lärmbelästigung) bis hin zu einem persönlichen Gefühl der Überforderung, Unterforderung oder mangelnden Arbeitsorganisation. Auch eine unterdurchschnittliche Bezahlung oder Fehler im Führungsstil gelten als klassische Ursachen für eine nachlassende Arbeitsmotivation. Vernachlässigt werden häufig übergeordnete Themen, wie eine tiefgreifende technische oder strukturelle Veränderung im Unternehmen. Diese kann Mitarbeiter bereits vor ihrem Eintritt demotivieren und den Krankenstand in die Höhe treiben.

Folgen einer dauerhaft hohen Krankheitsquote

Werden die Ursachen einer anhaltend hohen Krankheitsquote nicht aufgedeckt und behoben, ziehen die Personalengpässe mitunter weitreichende Konsequenzen nach sich.

Gleichen Arbeitgeber die ausfallende Arbeitskapazität durch die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter, Springkräfte oder Zeitarbeiter aus, erhöhen sich die Personalkosten. Leisten anwesende Kollegen Überstunden, kann dies zu einer Demoralisierung oder Verschlechterung des Betriebsklimas führen.

Erfolgt kein Ausgleich der fehlenden Arbeitskraft, kommt es möglicherweise zu Leistungsverzögerungen, die mit einer Schwächung der grundlegenden Wettbewerbsfähigkeit einhergehen.

Fehlzeiten reduzieren – 5 Tipps für Arbeitgeber

1. Eine wertschätzende Mitarbeiterkommunikation ist die Basis, um einer hohen Fehlzeitenquote vorzubeugen oder ihre Ursachen zu beleuchten. Als konkrete Maßnahme können gezielte Rückkehrgespräche nach einer längeren Krankmeldung etabliert werden, um den Wiedereinstieg zu erleichtern. Auch anonyme Mitarbeiterbefragungen liefern häufig hilfreiche Ergebnisse.
2. Stehen mentale Belastungen am Arbeitsplatz im Verdacht, ursächlich für die hohe Krankheitsquote zu sein, kann eine Sensibilisierung für Themen wie Mobbing am Arbeitsplatz oder Burn-out-Prävention sinnvoll sein. Themenspezifische Schulungen, Mediation oder Konfliktlösung sind hier am effektivsten.
3. Priorität sollte zudem immer das betriebliche Gesundheitsmanagement haben, ausgedrückt beispielsweise durch Sportangebote und die Sicherstellung eines ergonomischen Arbeitsplatzes. Auch im Homeoffice.
4. Flexible Arbeitszeitmodelle fördern grundsätzlich das Work Life Blending von Beschäftigten und beugen einer Überforderung oder Unterforderung vor. Das Arbeitszeitgesetz gilt es dabei stets einzuhalten. Auch betriebsinterne Abläufe lassen sich flexibilisieren. Beispielsweise durch die Umverteilung von Aufgaben, Jobsharing oder Jobrotation. Diese Möglichkeit kann bereits im Arbeitsvertrag verankert werden.
5. Unternehmen, die digitale Tools zur Zeiterfassung nutzen, können die Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters über ein elektronisches Arbeitszeitkonto aufschlüsseln. Ein ganzheitliches Reporting bereitet das geleistete Arbeitspensum transparent auf. Diese Funktion erleichtert die kontinuierliche Überwachung der Fehlzeitenquote. Dies ist elementar, um zu messen, wie effektiv durchgeführte Maßnahmen die Krankenquote senken.

Fazit: Krankenquote für Fehlzeitenmanagement nutzen

Eine hohe Fehlzeitenquote kann für Unternehmen erhebliche Kosten verursachen. Noch ausschlaggebender sind jedoch die langfristigen Konsequenzen für die Mitarbeiterbindung und den grundsätzlichen Unternehmenserfolg. Daher ist ein gezieltes Fehlzeitenmanagement essentiell. Smarte Systeme zur Zeiterfassung bilden alle relevanten Kennzahlen übersichtlich ab und fördern so die Prozessoptimierung und grundsätzliche KMU Digitalisierung.

Um einer zu hohen Krankheitsquote entgegenzuwirken, stehen Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Hierzu zählen insbesondere Angebote zur betrieblichen Gesundheitsförderung sowie eine transparente und wertschätzende Kommunikation.