Arbeitsvertrag – aktuelle Form, Inhalt und Wirksamkeit

Ab 2025 bedarf der Arbeitsvertrag keiner analogen Schriftform mehr. Eine digitale Version genügt für die meisten Branchen, sofern Arbeitnehmer keinen Ausdruck einfordern. Inhaltlich unterliegt der Anstellungsvertrag jedoch weiterhin hohen Anforderungen. Lesen Sie im Folgenden alles zu den aktuellen Änderungen im Nachweisgesetz und den wichtigsten Inhalten für Arbeitgeber.

Inhalt
• 1Was ist ein Arbeitsvertrag – Definition
• 2Dienstvertrag oder Arbeitsvertrag
• 3Gesetze und Formvorschriften im Arbeitsvertrag
• 4Arbeitsvertrag erstellen – auf diese Inhalte kommt es an
• 5Optionale Inhalte im Arbeitsvertrag
• 6Wie erfolgt eine Vertragsänderung im Arbeitsvertrag?
• 7Welche Vertragsstrafen drohen im Arbeitsvertrag?
• 8Nachweisgesetz: Müssen Arbeitgeber den Arbeitsvertrag in Schriftform ausdrucken?
• 9Fazit

Was ist ein Arbeitsvertrag – Definition

Der Arbeitsvertrag bildet die Grundlage für eine einvernehmliche und gesetzeskonforme Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Seine Erstellung obliegt in aller Regel den HR-Verantwortlichen im Unternehmen. Grundsätzlich ist auch ein mündlicher Arbeitsvertrag zulässig, die Textform bietet jedoch ein erheblich höheres Maß an Rechtssicherheit.

Eine Auflösung des Arbeitsvertrages erfolgt in der Praxis meist durch die Kündigung einer Vertragspartei, einen Aufhebungsvertrag oder den Renteneintritt des Arbeitnehmers.

Dienstvertrag oder Arbeitsvertrag

Juristisch handelt es sich beim Arbeitsvertrag um die bekannteste Form des Dienstvertrages. Dienstverträge umrahmen die Beziehung zwischen einem Dienstnehmer, der eine Leistung erbringt, und einem Dienstberechtigten, der hierfür ein Entgelt zahlt. Der Dienstnehmer agiert hierbei selbständig, wobei die Leistungserbringung auf einen begrenzten Zeitraum beschränkt ist.

Die Besonderheit des Arbeitsvertrages besteht in der Nicht-Selbstständigkeit des Arbeitnehmers. So stehen Angestellte in einem Dauerschuldverhältnis zu ihren Vorgesetzten und schulden ihnen eine persönlich abhängige Arbeitsleistung. Dies geht mit zahlreichen Nebenpflichten, wie dem Anspruch auf Urlaub oder der Treuepflicht des Arbeitnehmers, einher.

Gesetze und Formvorschriften im Arbeitsvertrag

Grundsätzlich unterliegt der Arbeitsvertrag keinen festen Formvorschriften. Zur rechtssicheren Gestaltung eignet sich vorzugsweise die Textform, die ab 2025 auch digital zulässig ist. Gilt ein Arbeitsvertrag für eine befristete oder kurzfristige Beschäftigung, haben Arbeitnehmer weiterhin einen Anspruch auf die schriftlich Aushändigung dieses Zusatzes durch den Arbeitgeber.

Darüber hinaus ist die Einhaltung arbeitsrechtlicher Grundlagen essentiell. So sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesetzlichen Mindestvorgaben für Urlaub, Höchstarbeitszeiten oder gesetzliche Pausenzeiten einzuhalten. Werden im Arbeitsverhältnis Bedingungen vereinbart, die vom Arbeitsrecht oder den gesetzlichen Bestimmungen abweichen, besitzen diese für den Arbeitnehmer keine Gültigkeit und sind unzulässig.

Arbeitsvertrag erstellen – auf diese Inhalte kommt es an

Im Kontext der Transparenz und Vollständigkeit haben sich einige Bestandteile als essentieller Mindestinhalt etabliert, um einen Arbeitsvertrag rechtssicher zu erstellen. Dies umfasst:

• Eindeutige Benennung des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
• Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses
• Tätigkeitsbeschreibung – der Arbeitgeber kann an dieser Stelle auch auf die Möglichkeit weiterer zumutbarer Tätigkeiten hinweisen
• Arbeitszeit inkl. Regelung von Überstunden
• Arbeitsort
• Höhe, Fälligkeit und Zusammensetzung der Vergütung inkl. möglicher Zuschläge, Zulagen, Prämien oder Sonderzahlungen
• Bedingungen bei Arbeitsverhinderung und im Krankheitsfall
• Anspruch auf Urlaub des Arbeitnehmers
• Regelungen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Kündigungsfrist
• Hinweis auf mögliche Tarifverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen
• Salvatorische Klausel, nach der die Gültigkeit des Arbeitsvertrages auch dann bestehen bleibt, falls einzelne Abschnitte rechtlich unwirksam sind oder werden

Um das Arbeitsverhältnis im Sinne des Arbeitgebers mitarbeitergerecht zu gestalten, erfordern einige dieser Elemente eine besonders differenzierte Betrachtung durch Personalverantwortliche. Hierzu zählen insbesondere die Arbeitszeit, der Arbeitsort, der Urlaubsanspruch sowie die Bedingungen bei Arbeitsverhinderung.

Arbeitszeit im Arbeitsvertrag – zeitlichen Rahmen vorgeben

Die Beschreibung der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag umfasst neben der Festlegung des individuellen Stundenumfangs auch den zeitlichen Rahmen der Arbeit. Handelt es sich um eine Sechs-, Fünf- oder Vier-Tage-Woche? Bestehen feste Arbeitszeiten, eine Gleitzeit mit Kernarbeitszeit oder vollständig flexible Zeiten unter Berücksichtigung der Zeiterfassungspflicht? Zudem sollten Arbeitgeber auch den Umgang mit Überstunden im Arbeitsvertrag aufgreifen. Gesetzlich lässt sich ein festgelegter Anteil der Mehrarbeit mit dem Gehalt automatisch abgelten. Gängiger und für Arbeitnehmer attraktiver ist es jedoch, Überstunden über ein elektronisches Arbeitszeitkonto zu erfassen und durch Freizeit auszugleichen.

Arbeitsort – muss Homeoffice im Arbeitsvertrag stehen?

Obwohl viele Arbeitnehmer teilweise in ihrem privaten Umfeld arbeiten, besteht aktuell noch kein gesetzlicher Homeoffice Anspruch. Auch im Arbeitsvertrag greifen Arbeitgeber das Homeoffice häufig nicht explizit auf, um starre Regelungen zu umgehen. Problematisch wird dies dann, wenn Arbeitnehmer sich gegen die eigentlich im eigenen Zuhause angedachte Arbeit weigern. Denn eine Homeoffice-Anordnung des Arbeitgebers ist aufgrund der im Grundgesetz verankerten Unversehrtheit der Wohnung rechtlich ausgeschlossen. Für eine klare Erwartungshaltung ist es daher sinnvoll, vereinbarte Homeoffice Regelungen schriftlich zu fixieren. Dies beinhaltet auch die Notwendigkeit der Zeiterfassung im Homeoffice.

Arbeitsverhinderung im Arbeitsvertrag

Ungeplante Arbeitsverhinderungen, beispielsweise aufgrund von Krankheit, sind dem Vorgesetzten unmittelbar mitzuteilen. Dies kann auch im Arbeitsvertrag hervorgehoben werden. Darüber hinaus müssen Fristen zur Vorlage einer Krankmeldung im Arbeitsvertrag thematisiert werden, falls diese von gesetzlichen Vorgaben abweichen. Fehlen diese, sind Arbeitnehmer erst ab dem vierten Tag einer Arbeitsunfähigkeit zum Einholen einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) verpflichtet.

Urlaub im Arbeitsvertrag – Anspruch, Planung und Genehmigung

Der im Arbeitsvertrag geregelte Anspruch auf Urlaub darf den gesetzlichen Mindesturlaub von 20 Tagen für eine Fünf-Tage-Woche nicht unterschreiten. Darüber hinaus lassen sich im Anstellungsvertrag etwaige Regelungen zur Urlaubsplanung und zum Umgang mit Resturlaub aufgreifen, sofern sie im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen laut Arbeitsrecht bleiben. Unterliegt der Urlaubsantrag bestimmten Fristen und muss beispielsweise bereits am Jahresanfang eingereicht werden, sollte auch dies Bestandteil des Arbeitsvertrages sein.

Optionale Inhalte im Arbeitsvertrag

Viele Arbeitgeber erweitern die Inhalte eines Arbeitsvertrages über den Mindestinhalt hinaus, beispielsweise um eine Probezeit oder spezifische Bedingungen im Falle einer Kündigung. Hierbei sind sie zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben laut Arbeitsrecht verpflichtet. Entsprechend werden im Arbeitsverhältnis häufig die folgenden Bestandteile vereinbart:

• Ausschlussfrist, mit der sämtliche gegenseitige Ansprüche des Arbeitsverhältnisses innerhalb weniger Wochen oder Monate obsolet werden
• Wettbewerbsverbot, welches den Ausschluss einer Nebentätigkeit für konkurrierende Unternehmen des Arbeitgebers sicherstellt
• Probezeit, wobei für die Prüfung und den Aufbau eines vertrauensvollen Arbeitsverhältnisses meist eine Probezeit von sechs Monaten herangezogen wird
• Verschwiegenheitspflicht, um betriebsinterne Vorgänge und Absprachen diskret zu halten
• Regelungen für Reisekosten und Spesen, falls das Arbeitsverhältnis mit Dienstreisen einhergeht
• Umgang mit Firmeneigentum, beispielsweise bezogen auf die Rückgabe eines Diensthandys bei Kündigung
• Befristung des Arbeitsvertrags, denkbar für ein Arbeitsverhältnis, das im Rahmen einer Elternzeit oder Krankheitsvertretung entsteht
• Sonstige wichtige Elemente, wie der Ausschluss einer ansteckenden Krankheit des Arbeitnehmers oder die Bestätigung des Vertragserhalts

Wie erfolgt eine Vertragsänderung im Arbeitsvertrag?

Soll eine Vertragsänderung, wie die Erweiterung der Arbeitszeit oder des Verantwortungsbereichs, vereinbart werden, erfolgt diese in der Regel als schriftliche Ergänzung zum Anstellungsvertrag. Ein in beiderseitigem Einverständnis erstellter und unterschriebener Änderungsvertrag zum Arbeitsvertrag ist in diesem Zusammenhang die rechtssicherste Lösung.

Darüber hinaus obliegt es Arbeitgebern, den Umgang mit Vertragsänderungen im Arbeitsvertrag als eigene Klausel aufzunehmen. So kann beispielsweise festgehalten werden, dass keine mündlichen Nebenabreden bestehen und etwaige Änderungen der Textform oder Schriftform bedürfen.

Welche Vertragsstrafen drohen im Arbeitsvertrag?

Bei Missachtung der im Arbeitsvertrag fixierten Bestimmungen sind finanzielle Vertragsstrafen des Arbeitgebers legitim. Diese müssen im Anstellungsvertrag klar und verständlich erläutert werden. Zudem sind sie nur für Fälle anwendbar, in denen Arbeitnehmer vorsätzlich oder fahrlässig handeln, beispielsweise in Bezug auf Geheimnisverrat.

Vertragsstrafen müssen laut Arbeitsrecht eine angemessene Höhe aufweisen. Zweifelt der Arbeitnehmer die Vertragsstrafen des Arbeitgebers an, hat er die Möglichkeit, sie gerichtlich anzufechten. Für Ausbildungsverträge sind jegliche Vertragsstrafen rechtlich unzulässig.

Obwohl bei Vertragsverletzungen häufig das Vertrauen im Arbeitsverhältnis leidet, ist eine fristlose Kündigung nur unter Berücksichtigung der im Arbeitsrecht festgelegten Kriterien möglich. Eine fristgerechte Kündigung innerhalb der Probezeit oder ein einvernehmlicher Aufhebungsvertrag sind in diesem Fall denkbar.

Nachweisgesetz: Müssen Arbeitgeber den Arbeitsvertrag in Schriftform ausdrucken?

Ab 2025 werden Arbeitsverträge in digitaler Textform zulässig. Dies macht einen Ausdruck des Arbeitsvertrages obsolet. Voraussetzung hierfür ist die Zugänglichkeit, Speicherung und Möglichkeit des Ausdrucks für Arbeitnehmer. Bei der Übermittlung müssen Arbeitgeber zudem einen Empfangsnachweis einfordern.

Anwendung findet die Gesetzesänderung jedoch nicht in jedem Kontext. So sind einige Branchen und Einzelfälle weiterhin zur Übermittlung analoger Arbeitsverträge verpflichtet:

• Wirtschaftsbereiche, die gemäß § 2a dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegen. Hierzu zählen beispielsweise das Baugewerbe, die Gastronomie oder das Wach- und Sicherheitsgewerbe,
• Arbeitnehmer, die explizit einen Ausdruck mit Originalunterschrift fordern,
• Arbeitnehmer mit befristeten Verträgen: Die Befristung muss entweder schriftlich oder im Rahmen einer qualifizierten elektronischen Signatur vereinbart werden.

Änderung im Nachweisgesetz 2025

Der digitale Arbeitsvertrag wird im Rahmen einer aktuellen Änderung im Nachweisgesetz möglich. Diese ist Bestandteil des Bürokratieentlastungsgesetzes. Sein Ziel besteht darin, Wirtschaft sowie Bürger und Bürgerinnen hinsichtlich bürokratischer Aufwände zu entlasten und finanzielle Einsparungen zu realisieren. In diesem Zusammenhang erfolgt auch die Anpassung des § 16 im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und weiterer arbeitsrechtlicher Grundlagentexte.

Zuletzt wurde das Nachweisgesetz 2022 umfassend reformiert. Dies hatte zunächst eine Erweiterung zahlreicher Arbeitsverträge für Personalverantwortliche zur Folge. Diese behalten mit der aktuellen Änderung ihre Gültigkeit, dürfen nun jedoch überwiegend in digitaler Form übermittelt werden.

Fazit

Der Arbeitsvertrag bietet Arbeitgebern wie Arbeitnehmern Rechtssicherheit und Orientierung. Ob das Arbeitsverhältnis schriftlich oder digital fixiert wird, hat keinen Einfluss auf seine inhaltliche Gestaltung. Durch den Verzicht auf analoge Ausdrucke laut Nachweisgesetz werden jedoch Personalverantwortliche entlastet und Ressourcen eingespart.

Um die Einhaltung der im Arbeitsvertrag vereinbarten Bedingungen sicherzustellen, bietet sich für HR-Verantwortliche die Anwendung leistungsstarker Zeiterfassungssysteme sowie konfigurierbarer Alarmcenter an. Mit ihnen lassen sich Vertragsverletzungen wie Arbeitszeitverstöße frühzeitig erkennen und rechtssicher nachweisen.