14. November 2023 (Update am 28. Oktober 2024)

Wahlarbeitszeit – Das Schichtmodell der Zukunft?

Header zeigt Team mit Kaffeetasse in Buero-Umgebung.

Das Arbeitszeitmodell der Wahlarbeitszeit steht für einen hohen Grad an Flexibilisierung, was die Arbeitszeitgestaltung betrifft: Sie bietet Beschäftigten die Option für eine selbstständige Einteilung der Arbeitszeiten und garantiert Vorgesetzten gleichzeitig volle Planungssicherheit. Wie Unternehmen das Modell für sich umsetzen können und welche weiteren Vor- und Nachteile dieses mit sich bringt, erfahren Sie hier.

Inhalt

Planungssicherheit und flexible Arbeitsmodelle sind gefragt

Immer mehr Unternehmen experimentieren mit neuen Arbeitszeitmodellen, die den klassischen 9to5-Job ablösen. Internationale Zusammenarbeit, Konkurrenzdruck und veränderte Lebensentwürfe machen dies notwendig. Die Modelle der Zeiterfassung im Homeoffice, aber auch der Gleitzeit und 4-Tage-Woche haben diesen Trend nochmals bestätigt – Beschäftigte sehnen sich zunehmend nach Flexibilität im Berufsleben, worauf Arbeitgeber künftig mehr eingehen wollen.

Herausforderungen bei der Arbeitszeitflexibilisierung

Herausforderungen entstehen im Rahmen der Arbeitszeitflexibilisierung vor allem in einer Hinsicht: wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern den gewünschten Freiraum geben möchten, diese trotzdem auf eine gewisse Planungssicherheit angewiesen sind. Hiervon betroffen sind oftmals Betriebe, die mit verschiedenen Schichtmodellen arbeiten – beispielsweise aus den Bereichen Industrie und Produktion.

Viele Vorgesetzte greifen hierbei neben der Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle – wie der Wahlarbeitszeit – auch auf digitale HR-Systeme zurück. Hier insbesondere auf digitale Zeiterfassungssysteme, die neben digitalen Arbeitszeitkonten und einer Urlaubsverwaltung bestenfalls noch einen integrierten Schichtplan anbieten.

Wahlarbeitszeit in der Personaleinsatzplanung beliebte Option

Ganz gleich, wie einfach ein Dienstplan zu erstellen ist, Auslastung und Kapazität in Einklang zu bringen, bleibt für viele für HR-Verantwortliche stets ein Knackpunkt bei der Personaleinsatzplanung. Zahlreiche Unternehmen stehen daher auch heute bei ihrer Schichtplanung stets vor der Schwierigkeit, die Personalkapazitäten optimal an den konkreten Auslastungsgrad im Team anzupassen, um so Personalkosten zu reduzieren. Die Wahlarbeitszeit ist eines von mehreren Modellen zur Flexibilisierung der Arbeitszeit, die vielen Betrieben dabei hilft.

Was ist die Wahlarbeitszeit?

Die Wahlarbeitszeit wird dabei zum Beispiel über das sogenannte Bausteinsystem organisiert. Hier ermittelt der Arbeitgeber den wöchentlichen oder monatlichen Personalbedarf, der für einen bestimmten Wochentag bzw. eine bestimmte Tageszeit oder Periode notwendig ist. Das können Zeiten sein, in denen das Kundenvolumen erfahrungsgemäß besonders hoch ist. Aus den Daten lassen sich dann Zeitblöcke erstellen, die in einem Personalbedarfsplan zusammengefasst werden.

Die Mitarbeiter können nun in Absprache mit ihrem Team bzw. Kollegen ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit auf diese Blöcke individuell verteilen, bis alle besetzt sind.

Vorteile der Wahlarbeitszeit

Diese Form der Wahlarbeitszeit ist besonders gut geeignet, um beispielsweise lange Ladenöffnungszeiten oder Rush-Hours (Weihnachtszeit im Einzelhandel) optimal zu besetzen, ohne neues Personal einzustellen. Saisonale wie wechselnde Betriebszeiten können damit ebenfalls gut abgedeckt sowie nach Bedarf auch Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte problemlos eingeplant werden.

Für Mitarbeiter ergibt sich vor allem eine großes Mitbestimmungsrecht, was die Gestaltung der eigenen Arbeitszeiten betrifft. So können berufliche Wünsche geäußert werden, die auf private Verpflichtungen abgestimmt sind. Durch diese Wahlfreiheit und die dadurch entstehende Flexibilität wird vor allem die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert, da jeder eigenverantwortlich entscheiden kann, wann er arbeiten möchte.

Nachteile der Wahlarbeitszeit

Der größte Nachteil der Wahlarbeitszeit dürfte für Arbeitgeber vor allem in der präzisen Personalplanung selbst liegen. Personalverantwortliche sind in diesem dazu angehalten, frühzeitig und möglichst exakt vorauszusagen, welche Kapazitäten benötigt werden. Die Risiken dabei stellen folglich Fehlplanungen und falsche Einschätzungen im Personalbedarf dar, die kurzfristig schwer aufzufangen sind.

Arbeitszeitkonten sind unerlässlich

Naturgemäß lässt sich der genaue Personalbedarf nicht vorausberechnen. Zudem kann dieser von Woche zu Woche schwanken, so dass die benötigte Personalkapazität nicht immer mit der tatsächlichen vertraglich vereinbarten Arbeitszeit der Mitarbeiter übereinstimmt.

Viele Unternehmen mit Wahlarbeitszeit setzen daher auf eine Zeiterfassung mit Arbeitszeitkonto, auf dem Plus- und Minusstunden gesammelt und verrechnet werden. Während Überstunden in Zeiten mit wenig Personalbedarf abgebaut werden, können angesammelte Minusstunden für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen genutzt werden. So werden Schwankungen in der Personalkapazität optimal aufgefangen.

Flexibilisierung der individuellen Lebensarbeitszeit

Eine andere Variante der Wahlarbeitszeit ist die Wählbarkeit der Arbeitszeit über einen längeren Zeitraum. Hier entscheidet der Mitar**beiter, ob er seine Arbeitszeit insgesamt für eine bestimmte Zeit verringert oder steigert. Immer mehr Unternehmen experimentieren mit Modellen, die sich an die Lebensphase der Mitarbeiter anpassen.

Tipps bei der Umsetzung der Wahlarbeitszeit

Die Wahlarbeitszeit hat den Vorteil, dass sie üblicherweise eine Rückkehr in eine Vollzeitbeschäftigung garantiert, wenn dies vertraglich vereinbart ist. Um das Risiko kurzfristiger personeller Engpässe zu mindern, ist es sinnvoll, Korridore zu vereinbaren, in denen die Wahlfreiheit besteht. So könnten Mitarbeitern beispielsweise alle zwei Jahre wählen, ob sie ihre Arbeitszeit erhöhen oder senken.

Daran gekoppelt ist in der Regel ein Arbeitszeitkonto, auf dem zusätzlich Stunden gesammelt werden, die der Arbeitnehmer zum Beispiel für die Finanzierung eines Sabbatical nutzen kann.

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