Überstunden auszahlen: Steuern und Berechnung für HR

58% der Überstunden wurden 2023 nicht vergütet. Dies zeigt eine aktuelle Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Doch ist dieser Umgang mit überschüssiger Arbeitszeit rechtskonform? Wann muss das Personalmanagement Überstunden auszahlen, wann hingegen dürfen Beschäftigte Überstunden abfeiern? Und wird Mehrarbeit ab 2025 wirklich steuerfrei? Lesen Sie im Folgenden alles Wichtige zum Auszahlen von Überstunden für HR.

Inhalt
• 1Key Facts: Überstunden auszahlen
• 2Was sind Überstunden?
• 3Wie viele Überstunden dürfen Mitarbeiter leisten?
• 4Müssen Überstunden bezahlt werden?
• 5Überstunden auszahlen – wer entscheidet?
• 6Werden beim Überstunden auszahlen Steuern fällig?
• 7Berechnung zur Auszahlung von Überstunden
• 8Überstunden auszahlen lassen – Vor- und Nachteile
• 9FAQ
• 10Fazit

Key Facts: Überstunden auszahlen

• Arbeitszeiten, die über die vereinbarten Sollstunden hinausgehen, gelten als Überstunden – egal, ob in Vollzeit oder Teilzeit.
• Eine Überstundenvergütung wird nur dann fällig, wenn die Arbeit durch den Vorgesetzten angeordnet oder wissentlich geduldet wurde. Zudem stehen Mitarbeiter in der Nachweispflicht.
• Leitende Angestellte und Vielverdiener sind von Überstunden grundsätzlich ausgenommen.
• Ob die Abgeltung der Überstunden finanziell oder durch Freizeit erfolgt, ist in der Regel vertraglich vorgegeben. Ist dies nicht der Fall, haben Arbeitnehmer Anspruch auf eine Auszahlung der Überstunden. Dies gilt auch bei einer fristlosen Kündigung.

Was sind Überstunden?

Überstunden sind nachgewiesene Arbeitszeiten, die über das vertraglich vereinbarte Arbeitspensum hinausgehen. Ihre konkrete Handhabung wird in der Regel über einen Tarifvertrag, Betriebsvereinbarungen oder den Arbeitsvertrag reglementiert. Die Anordnung oder wissentliche Duldung durch Vorgesetzte gilt als Voraussetzung für ausbezahlte Überstunden.

Häuft ein Arbeitnehmer beispielsweise ohne digitale Arbeitszeiterfassung unbemerkt im Homeoffice Überstunden an, sind Arbeitgeber nicht zur Vergütung verpflichtet. Die Dokumentation der Arbeitszeit ist daher essentiell für faire Überstundenregelungen.

Sind keine vertraglichen Regelungen vorhanden, können Arbeitgeber die Erbringung von Überstunden bei Beschäftigten nicht einfordern. Lediglich in Notsituationen, wie bei einem Wasserrohrbruch, Brand, einer Naturkatastrophe oder Krankheitswelle, greift die sog. Treuepflicht des Arbeitnehmers, die zusätzliche Arbeitsleistungen erforderlich macht. Ein großes Arbeitsaufkommen oder Kapazitätsengpässe zählen nicht dazu.

In der Praxis gewähren viele Unternehmen einen flexiblen Auf- und Abbau eines festgelegten Überstunden-Kontingents. Die selbständige Regulation über ein digitales Stundenkonto fördert das Work Life Blending von Beschäftigten.

Wie viele Überstunden dürfen Mitarbeiter leisten?

Eine übergeordnete Regelung zum Umfang zulässiger Überstunden existiert im Arbeitsrecht grundsätzlich nicht. Indirekt ergibt sich eine derartige Bestimmung jedoch aus dem Arbeitszeitgesetz. § 3 verweist auf eine Höchstarbeitszeit von 8 Stunden pro Tag, die in der Spitze auf bis zu 10 Stunden ausgeweitet werden dürfen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Arbeitszeit innerhalb eines 6-Monats-Zeitraums auf durchschnittlich 8 Stunden pro Tag ausgeglichen wird. Dies gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungen ausübt.

Treten Überstunden im Rahmen einer vertraglich vereinbarten Sonn- und Feiertagsarbeit auf, sind besondere Ausgleichsregelungen zu berücksichtigen:

• Sonntagsarbeit erfordert einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen
• bei Feiertagsarbeit wird ein Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen fällig
• Nachtarbeit macht einen Stundenausgleich Innerhalb von vier Wochen erforderlich

Grundlegend ausgenommen von Überstunden sind Schwangere und Stillende sowie Minderjährige und Schwerbehinderte. Erhalten Beschäftigte eine Vergütung, die sich am Mindestlohngesetz orientiert, dürfen sie ebenfalls keine zusätzlichen Überstunden leisten. Andernfalls würde ihr Entgelt unter den Mindestlohn sinken.

Bei Mitarbeitern in Teilzeit ist zudem ein besonders präziser Blick auf Überstunden notwendig. Erbringen Teilzeitbeschäftigte dauerhaft mehr Arbeit als ihr vertraglich vereinbartes Pensum, besteht die Möglichkeit eines stillschweigenden Übergangs in eine Position mit Vollzeitumfang.

Im Minijob sollte HR Überstunden genau kalkulieren und ggf. nicht auszahlen lassen, um die vorgegebene Verdienstgrenze von aktuell 556 € einzuhalten (Stand 2025).

Der Arbeits- oder Tarifvertrag können von diesen Regelungen abweichen.

Müssen Überstunden bezahlt werden?

Ja, Überstunden müssen prinzipiell bezahlt werden. Sieht der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag keine explizite Klausel zum Freizeitausgleich vor, ist ein finanzieller Ausgleich von Überstunden obligatorisch.

§ 612 Abs. 1 BGB bildet hierfür den entscheidenden Rahmen im Arbeitsrecht:

“Eine Vergütung gilt als stillschweigend vereinbart, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.”

Ausbezahlte Überstunden sind jedoch nur nach einer Anordnung oder Tolerierung durch den Vorgesetzten sowie einem Nachweis durch den Arbeitnehmer legitim. Eine lückenlose Dokumentation über transparente Zeiterfassungssysteme kann in diesem Kontext rechtlichen Konflikten vorbeugen.

Pauschale Abgeltungen von Überstunden mit dem Festgehalt sind in Deutschland unzulässig. Konkret bezieht sich dies auf Passagen im Arbeitsvertrag wie:

• “Überstunden sind mit dem vorstehenden Gehalt abgegolten.”

Nach aktueller Rechtsprechung müssen entsprechende Klauseln einen genauen Umfang an Stunden enthalten, die mit dem Gehalt abgegolten werden. Als angemessen sieht das Bundesarbeitsgericht bis zu 10 % der Arbeitszeit.

Eine zulässige vertragliche Formulierung lautet beispielsweise:

• “5 Überstunden pro Monat sind mit dem vorstehenden Gehalt abgegolten.”

Nach Überschreiten der Pauschale wird dann eine Auszahlung und Abgeltung fällig. Unternehmen, die Arbeitszeiten erfassen, können Überstunden-Kontingente besonders sicher überwachen. Automatisierte Alarmcenter informieren Vorgesetzte auf Wunsch über jede relevante Überschreitung.

Ob zusätzlich ein Überstundenzuschlag fällig ist, hängt von den geltenden Arbeits- und Tarifverträgen ab. Sind Zuschläge vorgesehen, gelten diese sowohl für Arbeitnehmer in Vollzeit als auch in Teilzeit. Dies entschied das Bundesarbeitsgericht 2024.

Ausnahmen von der Überstundenvergütung

Einige Personengruppen sind grundsätzlich von einer Überstundenvergütung ausgenommen. Hierzu gehören alle leitenden Angestellten sowie Arbeitnehmer mit einem Jahresbruttogehalt, das über einen Schwellenwert von ca. 85.000 € hinausgeht.

Überstunden auszahlen – wer entscheidet?

Ihr Weisungsrecht befugt Arbeitgeber zu der Entscheidung, in welchem Zeitraum angefallene Überstunden zu vergüten bzw. abzugelten sind. Im Idealfall erfolgt vorab eine enge Abstimmung mit dem Arbeitnehmer.

Anders gestaltet sich die Situation, sofern Beschäftigte ihr Arbeitspensum eigenständig über ein flexibles Arbeitszeitkonto regulieren. In diesem Fall obliegt der Abbau angehäufter Überstunden meist dem eigenen Ermessen in Rücksprache mit dem direkten Vorgesetzten.

Bei einer fristlosen Kündigung bleibt eine finanzielle Abgeltung jedoch alternativlos.

Werden beim Überstunden auszahlen Steuern fällig?

Ja, das Auszahlen von Überstunden unterliegt aktuell dem normalen Steuersatz und ist weder steuerfrei noch steuerbegünstigt. Ein Freizeitausgleich erscheint daher für viele Arbeitnehmer attraktiver als eine Überstundenvergütung. Hinzu kommt, dass auch Überstundenzuschläge in vollem Ausmaß steuerpflichtig sind. Denn gedeckelte Steuerbefreiungen gelten lediglich für Sonntags-, Nacht- oder Feiertagszuschläge.

Um die Attraktivität von Überstunden im Rahmen des Fachkräftemangels zu steigern, plant die aktuelle Regierung, die Auszahlung von Mehrarbeit künftig steuerfrei zu gestalten. Dies würde bedeuten, dass eine Arbeitsleistung, die über die Vollarbeit im Unternehmen hinausgeht, ohne Abzug von Steuern vergütet werden darf.

Berechnung zur Auszahlung von Überstunden

Zur Berechnung des zu entrichtenden Entgelts für ausbezahlte Überstunden benötigen Personalverantwortliche grundsätzlich zwei Parameter: den Stundenlohn des Arbeitnehmers sowie die Anzahl der zu vergütenden Überstunden. Letztere ergibt sich automatisch durch eine lückenlose Zeiterfassung.

Die anschließende Formel zum Berechnen lautet:

• Überstundenvergütung (brutto) = Stundenlohn x Überstunden

Basiert die Vergütung des Arbeitnehmer ohnehin auf einem Stundenlohn statt auf einem monatlichen Festgehalt, wird die separate Berechnung obsolet.

Für ein Festgehalt lässt sich der Stundenlohn auf zwei Wegen ermitteln. In beiden Varianten berechnen HR-Kräfte zunächst den Wochenlohn und teilen ihn anschließend durch die Anzahl der Wochenarbeitsstunden.

Variante 1:

• Stundenlohn = Monatliches Bruttoentgelt / 4,33 / Anzahl Wochenarbeitsstunden

Beispielsweise ergibt sich bei einem Bruttoentgelt von 3.500 € für eine 40-Stunden-Woche:

• Stundenlohn = 3.500 € / 4,33 / 40 Stunden = 20,21 €

Variante 2:

• Stundenlohn = Monatliches Bruttoentgelt x 3 / 13 / Anzahl Wochenarbeitsstunden

Für das Beispiel der 40-Stunden-Woche mit einer Vergütung von 3.500 € ergibt sich:

• Stundenlohn = 3.500 x 3 / 13 / 40 = 20,20 €

Die beiden Ergebnisse sind nahezu identisch und legitim zur weiteren Berechnung.

Zur Ermittlung des Auszahlungsbetrages wird der Stundenlohn anschließend mit der Anzahl der Überstunden multipliziert. Sollen dem Arbeitnehmer im genannten Beispiel 30 Überstunden ausgezahlt werden, beträgt der Auszahlungsbetrag:

• Überstundenvergütung = 20,20 € x 30 = 606 € brutto

Je nach geltendem Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag kommen Überstundenzuschläge hinzu, die sich analog zum Feiertagszuschlag berechnen lassen.

Überstunden auszahlen lassen – Vor- und Nachteile

Im Vergleich mit einem möglichen Freizeitausgleich hat die Auszahlung von Überstunden sowohl Vor- als auch Nachteile:

Während Arbeitgeber durch ausbezahlte Überstunden eine erhöhte Arbeitskapazität erreichen, profitieren Arbeitnehmer hauptsächlich von einem finanziellen Anreiz.

Arbeitnehmer, die sich Überstunden auszahlen lassen, sehen als Nachteile vorrangig die Versteuerung des zusätzlichen Entgelts. Aufgrund der progressiven Steuer besteht zudem die Gefahr, insgesamt in einen höheren Steuersatz zu rutschen. Darüber hinaus kann sich fehlender Freizeitausgleich langfristig zu Erschöpfung oder erhöhte Krankheitszeiten bemerkbar machen.

Daher obliegt dem Personalmanagement die verantwortungsvolle Aufgabe, die Abgeltung geleisteter Überstunden mit den Bedürfnissen von Arbeitnehmern und den Erfordernissen des Unternehmens zu vereinen.

FAQ

Wann lohnt es sich, Überstunden auszahlen zu lassen?

Grundsätzlich lohnt sich die Auszahlung von Überstunden immer dann, wenn Arbeitgeber eine erhöhte Arbeitskapazität benötigen und Arbeitnehmer den finanziellen Ausgleich einer Kompensation durch Freizeit vorziehen. Besonderes Augenmerk ist dabei auf eine moderate Arbeitsbelastung von Beschäftigten zu legen. So lassen sich langfristige Konsequenzen wie eine Überarbeitung, Erschöpfung und belastungsbedingte Krankmeldung von Mitarbeitern vermeiden.

Müssen Arbeitgeber Überstunden nach einer Kündigung auszahlen?

Bei einer Kündigung ist nach Möglichkeit die vertraglich vereinbarte Überstundenregelung anzuwenden. Wichtig für Arbeitgeber: Diese Regelung enthält häufig ein Verfallsdatum erbrachter Überstunden. Eine exakte Aufzeichnung darüber, wann welche Überstunde entstanden ist, wird in diesem Kontext elementar.

Ohne entsprechende Vertragsklauseln oder bei einer fristlosen Kündigung ist die Überstunden-Auszahlung obligatorisch. Darüber hinaus ist eine individuelle Einigung in beiderseitigem Einvernehmen möglich. So verfallen beispielsweise bei Unterzeichnung einer sog. Ausgleichsquittung alle gegenseitigen Ansprüche.

Wann verfallen Überstunden?

Als Leitbild im Arbeitsrecht lässt sich die regelmäßige Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB für den Überstundenverfall heranziehen. Die Frist beträgt drei Jahre und endet in der Praxis jeweils zum 31. Dezember des dritten Jahres nach Hinweis des Arbeitgebers. Eine erhebliche Kürzung der Frist ist vertraglich möglich. Dabei ist für Unternehmen eine Mindestdauer von drei Monaten zu berücksichtigen.

In Abgrenzung zum Verfall von Überstunden muss Mehrarbeit innerhalb von sechs Monaten abgegolten werden. Ausnahmen bestehen für die Ansammlung auf einem Lebensarbeitszeitkonto.

Ist bei Freizeitausgleich eine Krankmeldung möglich?

Ausgleichszeiten für Überstunden sind grundsätzlich nicht mit der Urlaubsplanung gleichzusetzen. Eine Erstattung im Krankheitsfall ist daher nicht möglich. Das Einreichen einer Krankmeldung beim Arbeitgeber während des Freizeitausgleichs führt nicht zu einer Gutschrift der durch Krankheit verlorenen Zeit.

Dürfen Arbeitnehmer die Auszahlung von Überstunden ablehnen?

Das geltende Vertragswerk gilt als Orientierung zur Handhabung von Überstunden. Obwohl die Auszahlung von Überstunden im Arbeitsrecht legitim und in der Unternehmenspraxis üblich ist, haben Führungskräfte häufig mit Mitarbeitern zu tun, die ihre Überstunden nicht auszahlen lassen möchten. Vor dem Hintergrund der Mitarbeiterbeziehung ist diese Forderung nach Möglichkeit zu berücksichtigen. Gesetzlich haben Beschäftigte jedoch keinen Anspruch darauf, eine Auszahlung von Überstunden abzuwenden.

Muss der Betriebsrat Überstunden genehmigen?

Hat der Betriebsrat die unternehmensweiten Überstundenregelungen nicht in einer Betriebsvereinbarung fixiert, ist seine Zustimmung im Einzelfall erforderlich.

150 Überstunden auszahlen lassen – geht das?

Das Arbeitsrecht legt grundsätzlich keine Obergrenze für Überstundenkontingente fest. Daher ist auch die Auszahlung größerer Mengen legitim. Leisten Beschäftigte regelmäßig Überstunden in hohem Umfang, sollte HR jedoch die gesetzlichen und gesundheitlichen Risiken engmaschig überprüfen.

Wollen Führungskräfte die Anhäufung von Überstunden vermeiden, stehen sie in der Pflicht, Mitarbeiter explizit auf die Beendigung ihrer Arbeit hinzuweisen. Eine stillschweigende Duldung ist mit einer Anordnung gleichzusetzen.

Fazit

Ausschließlich Arbeitgeber, die einen Überblick über die Arbeitszeit ihrer Belegschaft haben, können sinnvolle Entscheidungen zur Regulation oder Ausweitung von Überstunden treffen. Zudem gilt: Das Arbeitsrecht setzt die Tolerierung von Überstunden mit einer Anordnung gleich. Dies macht eine Zeiterfassung online für Führungskräfte obligatorisch. Statt klassischer Arbeitszeitrechner bietet sich für eine nachhaltige KMU Digitalisierung die zentralisierte Zeiterfassung per Terminal, Weboberfläche oder Zeiterfassung mit App an. Hiervon profitieren auch Arbeitnehmer.

Darüber hinaus obliegt es HR, klare Überstundenregelungen vertraglich zu fixieren, um rechtliche Streitigkeiten zu verhindern und Orientierung für Beschäftigte zu schaffen.