Transponder: Zeiterfassung und Sicherheit

Transponder besitzen vielseitige Anwendungsfelder – von der Zutrittskontrolle bis zur kontaktlosen Bezahlung. Auch die Frage “Wann beginnt Arbeitszeit?” vermögen Transponder in der Zeiterfassung präzise zu beantworten. Erfahren Sie im Folgenden, welche Vorteile RFID Transponder Arbeitgebern bieten und warum sie als besonders sichere Methode zur Arbeitszeiterfassung gelten.

Inhalt
• 1Was ist ein Transponder – Definition
• 2Was unterscheidet aktive und passive Transponder?
• 3Wo finden RFID Transponder Anwendung?
• 4Wie sicher sind Daten auf Transpondern?
• 5Zeiterfassung mit Transponder
• 6Vorteile der Transponder Zeiterfassung
• 7Nachteile der Transponder Zeiterfassung
• 8Fazit

Was ist ein Transponder – Definition

Der Begriff Transponder kombiniert die englischen Ausdrücke Transmitter (Sender) und Responder (Antwortender) in einem Kofferwort. Konkret handelt es sich um ein funkbasiertes Gerät mit einem Mikrochip, das die Signale einer Leseeinheit empfängt und anschließend beantwortet oder weiterleitet. Seine übliche Erscheinungsform ist ein handlicher Gegenstand wie beispielsweise ein Schlüsselanhänger.

Die Basis für den kontaktlosen Datenaustausch mit einem Lesegerät bildet der RFID Chip im Transponder. RFID steht für Radio Frequency Identification, zu deutsch Funkfrequenz-Identifikation. Hieraus ergibt sich die gängige Bezeichnung als RFID Transponder.

Was unterscheidet aktive und passive Transponder?

Aktive und passive Transponder unterscheiden sich durch klar abgrenzbare Merkmale wie die Form ihrer Energieversorgung, ihre Reichweite und die Art der Datenübertragung.

Aktive Transponder verfügen über eine eigene Stromquelle, entweder in Form einer Batterie oder eines externen Stromnetzes. Da sie die Datenübertragung über eigene Sender initiieren, resultiert eine relativ hohe Kommunikationsreichweite. Nachteile der autonomen Stromversorgung sind die Abhängigkeit der Lebensdauer von der Energiequelle sowie ein höherer Preis.

Passive Transponder besitzen keine eigene Stromquelle. Stattdessen beziehen sie ihre Energie aus dem elektromagnetischen Feld einer Sende- oder Empfangseinheit. Die Datenübertragung erfolgt nur über sehr kurze Reichweiten in unmittelbarer Nähe zum Lesegerät. Ihre Lebensdauer ist nahezu unbegrenzt.

Semi aktive RFID Transponder bilden eine separate Kategorie. Sie kombinieren verschiedene Eigenschaften aktiver und passiver Transponder. Analog zum aktiven RFID Transponder besitzen sie eine eigene Energiequelle. Die Datenübertragung erfolgt jedoch, wie beim passiven RFID Transponder, über das elektromagnetische Feld des Lesegeräts. Entsprechend verfügen sie über eine mittlere Reichweite.

Wo finden RFID Transponder Anwendung?

RFID Transponder entfalten ihren größten Nutzen in der eindeutigen Identifikation von Objekten. Ihre Anwendung funktioniert auch ohne Sichtkontakt und für mehrere Gegenstände gleichzeitig. Ermöglicht wird dies durch die Erzeugung eines elektromagnetischen Feldes. Je nach Art des Transponders lassen sich Reichweiten von mehreren Metern überbrücken.

Entsprechend liefern RFID Transponder Lösungen in verschiedenen Bereichen:

• Identifizierung von Flugzeugen oder Satelliten
• Diebstahlschutz im Einzelhandel
• Zutrittskontrolle
• Entsperren von Autos
• Tierkennzeichnung
• kontaktlose Bezahlung
• Aufzeichnung der Bewegung von Lagergegenständen
• Zeitmessung bei Sportveranstaltungen
• Arbeitszeiterfassung

Wie sicher sind Daten auf Transpondern?

Der RFID Chip im Transponder stellt den geschützten Austausch von Daten auf verschiedenen Ebenen sicher.

Zunächst erschwert die geringe Reichweite des Transponders einen unbefugten Zugriff. Darüber hinaus enthält der Transponder lediglich verschlüsselte Daten, die für nicht autorisierte Geräte als eine willkürliche Kombination von Zahlen und Buchstaben erscheinen. Zur Entschlüsselung ist eine geeignete Sende- oder Empfangseinheit erforderlich. Entsprechend gewährleisten Transponder auch für sensible Vorgänge, wie die Zutrittskontrolle, ein angemessenes Niveau an Datensicherheit.

Zeiterfassung mit Transponder

Ein Zeiterfassungsterminal mit Transponder gilt als eine der sichersten Varianten zur Dokumentation von Arbeitszeit im Innen- oder Außenbereich. Dennoch ermöglicht eine leistungsstarke, cloudbasierte Zeiterfassung immer die Kombination verschiedener Stempel-Varianten. Bewährt hat sich hierbei ein Dreiklang aus der Zeiterfassung am PC, der Zeiterfassung mit App und der Zeiterfassung per Terminal.

Um einen Transponder bei der Arbeit nutzen zu können, ist zunächst die Verknüpfung mit dem Mitarbeiterkonto der Zeiterfassungssoftware notwendig. Anschließend sendet der Transponder bei jedem Ein- oder Ausstempeln ein verschlüsseltes Signal an das Lesegerät, das den Mitarbeiter eindeutig identifiziert. So werden Arbeitsbeginn, Pausenzeiten und Arbeitsende exakt erfasst. Auch kürzere Arbeitsunterbrechungen lassen sich auf diese Weise dokumentieren. Anschließend erfolgt eine Echtzeit-Datenübertragung auf ein elektronisches Arbeitszeitkonto innerhalb des Zeiterfassungssystems.

Alternativ zu Transpondern sind bei der Arbeit auch Chipkarten oder Fingerprint-Technologien zur eindeutigen Identifikation von Mitarbeitern legitim.

Vorteile der Transponder Zeiterfassung

Die Vorteile der Zeiterfassung mit Transponder kommen nicht nur bei der Arbeit ohne festen Bildschirmplatz zum Tragen. Auch im Bereitschaftsdienst, in der Zeiterfassung bei Zeitarbeit oder grundsätzlich in Kombination mit weiteren Methoden entfalten sie ihr Potenzial.

Arbeitgeber können Transponder grundsätzlich allen Mitarbeitern mit wenig Aufwand zugänglich machen. Insbesondere passive Transponder überzeugen durch eine nahezu unbegrenzte Lebensdauer und geringe Fehleranfälligkeit. Bei niedrigen Kosten eignen sie sich für die eindeutige Zuordnung verschiedener Mitarbeiter. Verschlüsselungstechnologien machen sie besonders sicher und schützen Arbeitgeber vor Arbeitszeitbetrug, denn ein Stempeln ist nur bei physischer Anwesenheit möglich. Darüber hinaus gewährleisten die kontaktlosen Transponder einen hygienischen Zeiterfassungsprozess.

Nachteile der Transponder Zeiterfassung

Die Nachteile der Zeiterfassung mit Transponder werden deutlich, sobald Unternehmen ihren Mitarbeitern keine Alternativen, wie die mobile Zeiterfassung, anbieten. Daher empfiehlt sich grundsätzlich die Kombination verschiedener Methoden zur Dokumentation der Arbeitszeit.

Setzen Arbeitgeber Transponder als einzige Methode zur Arbeitszeiterfassung ein, sind diese unflexibel und eignen sich beispielsweise nicht zur Zeiterfassung im Homeoffice oder Außendienst. Zudem müssen Beschäftigte den RFID Chip immer bei sich tragen, um ihre Arbeitszeiten erfassen zu können. Ein Vergessen oder möglicher Verlust führen zu Abstimmungsprozessen und Verwaltungsaufwand. Einmaliger Aufwand entsteht ohnehin für alle bestehenden und jeden neuen Mitarbeiter im Rahmen Konfiguration der RFID Chips. Denn anders als in der Zeiterfassung per Barcode muss jeder Arbeitnehmer einen eigenen Transponder besitzen.

Fazit

Grundsätzlich bietet die Zeiterfassung mit Transponder eine sichere Methode zur Dokumentation von Arbeitszeit. Einerseits gewährleistet der RFID Chip im Transponder Datensicherheit durch kurze Reichweiten und Verschlüsselung. Andererseits schützt die Notwendigkeit der physischen Anwesenheit von Mitarbeitern Unternehmen vor Arbeitszeitbetrug. Für Beschäftigte mit Zugang auf einen PC oder ein mobiles Endgerät empfiehlt sich dennoch die zusätzliche Bereitstellung einer Zeiterfassung online, um die Flexibilität im Rahmen der Mitarbeiterbindung und des Employyer Branding zu erhöhen.