Personalmanagement: Aufgaben, Ziele und Megatrends

Modernes Personalmanagement umfasst mehr als die Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung. Wie eine aktuelle Studie zeigt, rückt das strategische und digitale Personalmanagement immer mehr in den Fokus. Wir stellen Ihnen die aktuellen Aufgaben und Ziele eines nachhaltigen Personalmanagements vor und zeigen, wie HR die Mitarbeiterzufriedenheit und den Unternehmenserfolg vereint.

Inhalt
• 1Was ist Personalmanagement – Definition
• 2Ziele des Personalmanagements
• 3Operatives und strategisches Personalmanagement
• 4Konkrete Aufgaben im Personalmanagement
• 5Berufe im Personalmanagement
• 6Wie digitales Personalmanagement HR verändert
• 7Megatrends im modernen Personalmanagement
• 8Top-Tipps für ein nachhaltiges Personalmanagement
• 9Fazit

Was ist Personalmanagement – Definition

Personalmanagement (engl. Human Resource Management) beschäftigt sich mit der Ausgestaltung aller personalrelevanten Prozesse im Unternehmen. Die Harmonisierung von Mitarbeiterbedürfnissen und Unternehmenszielen gilt als übergeordnetes Leitbild.

Grundlegend unterteilt sich das Personalmanagement in fünf eigenständige Gestaltungsfelder:

• die Personalsteuerung
• die Personalführung
• die Personalplanung und Organisation
• die Personalentwicklung
• die Strategieentwicklung

In der Unternehmenspraxis werden die Begriffe Personalwesen oder Personalwirtschaft häufig synonym verwendet. Das Personalmanagement ist jedoch nicht mit der Personalabteilung gleichzusetzen, da seine Anwendung neben HR-Managern auch Führungskräften und der Geschäftsleitung obliegt. Die Personalpolitik beschreibt hingegen die grundsätzliche Ausrichtung des Personalmanagements im Unternehmen.

Ziele des Personalmanagements

Die Ziele des Personalmanagements lassen sich in drei Teilbereiche untergliedern, die sich gegenseitig determinieren.

1. Wirtschaftliche und soziale Ziele vereinen:

Das Personalmanagement strebt an, Mitarbeiterbedürfnisse so umzusetzen, dass sie dem Unternehmenserfolg entsprechen. Dies erfordert einen häufigen Perspektivwechsel und strategischen Weitblick. Während der Wunsch von Mitarbeitern nach einem ausgewogenen Work Life Blending, der Zeiterfassung im Homeoffice oder einer selbstgewählten Fortbildung zunächst wenig zielführend erscheint, zahlt sich seine Erfüllung langfristig aus. Insbesondere durch eine gesteigerte Motivation, Bindung und Gesundheit von Beschäftigten.

2. Hohe Mitarbeiterzufriedenheit:

Das Erreichen und Halten einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit gewinnt zunehmend an Priorität. Im Zielkonflikt zwischen Freizeit- und Leistungsansprüchen wandelt sich das Selbstverständnis des Personalmanagements immer mehr zur Interessenvertretung von Arbeitnehmern. Denn Mitarbeiter, die sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren, zeigen mehr Kreativität, Produktivität und Resistenz gegenüber konkurrierenden Jobangeboten.

3. Kostenreduktion:

Das Personalmanagement ist nicht unmittelbar an der Generierung von Umsatz beteiligt, nimmt jedoch maßgeblichen Einfluss auf die Reduktion von Kosten. Wesentlicher Hebel ist auch hier die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Zufriedene Arbeitnehmer kündigen seltener, wodurch die Rekrutierungskosten sinken. Zudem zeigen sie mehr Leistungswillen und reichen seltener eine Krankmeldung ein.

Vom Ressourcenoptimierer zur Arbeitnehmervertretung

In vielen Köpfen herrscht noch immer das Bild des Personalmanagements als Profitmaximierer durch optimale Ausschöpfung der Mitarbeiterressourcen. Im Rahmen der komplexen gesellschaftlichen Entwicklungen, insbesondere dem demografischen Wandel, der Digitalisierung und dem Wertewandel, hat sich sein Verständnis jedoch grundlegend geändert. So bilden die Bedürfnisse und Anforderungen von Beschäftigten mittlerweile eine gleichwertige Priorität zu wirtschaftlichen Unternehmenszielen.

Operatives und strategisches Personalmanagement

Das moderne Personalmanagement verschiebt sich sukzessive von überwiegend administrativen hin zu strategischen Tätigkeiten. Persönliche Gespräche und ein durch Austausch geprägtes Tagesgeschäft bleiben jedoch auch im digitalen Zeitalter relevant. Explizit Mitarbeiter, die ortsunabhängig arbeiten, erfahren durch ein nachhaltiges Personalmanagement Zuverlässigkeit, Beständigkeit und fühlen sich stärker an ihr Unternehmen gebunden.

Operatives Personalmanagement

Im Tagesgeschäft ist das operative Personalmanagement überwiegend mit der Personalverwaltung, dem Vetragswesen und dem Entlohnungsmanagement betraut. Ein fair gestalteter Arbeitsvertrag und eine korrekte Lohnabrechnung bilden die Grundlage für das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Darüber hinaus umfasst das operative Personalmanagement vorrangig die Interaktion mit Beschäftigten. Neben der Führung von Vorstellungs- und Mitarbeitergesprächen zählt hierzu auch die Überbringung von Kündigungen.

Strategisches Personalmanagement

Das strategische Personalmanagement forciert die langfristige Perspektive in der Unternehmensentwicklung. Entsprechend sind seine Ziele mit den Unternehmenszielen gleichzusetzen.

Der elementare Inhalt des strategischen Personalmanagements lässt sich herunterbrechen auf die Fragestellung: Welche personellen Ressourcen werden langfristig für die Umsetzung der Unternehmensziele benötigt und wie erreichen wir diese?

Ein regelmäßiges und aussagekräftiges Reporting dient der Evaluation angestrebter strategischer Entwicklungen. Als elementare Kennzahlen gelten insbesondere:

• das Full Time Equivalent (FTE), das einen Überblick über die benötigte Mitarbeiterkapazität in Vollzeitkräften gibt
• die Fluktuationsrate, wobei eine Dokumentation der Kündigungsgründe essentiell ist
• der Krankenstand, wobei Mitarbeiter die wertvolle Information der konkreten psychischen oder physischen Erkrankung in der Regel nicht mit ihrem Arbeitgeber teilen müssen. Ausnahmen bestehen bei ansteckenden Krankheiten in der Gastronomie.

Auch komplexere KPIs, die Aufschluss über die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation geben, lassen sich messen. Digital generiert werden diese beispielsweise über leistungsstarke HR-Software und Zeiterfassungssysteme.

Konkrete Aufgaben im Personalmanagement

Grundsätzlich erfüllt das Personalmanagement sowohl Aufgaben der Personalführung als auch der Personalverwaltung im Unternehmen. Je nach Teilbereich finden dabei unterschiedliche Instrumente und Prozesse Anwendung. Diese erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern im Unternehmen (Employee Lifecycle).

Konkret teilen sich die Aufgaben im Personalmanagement in folgende Bereiche:

• Personalbeschaffung: Entwicklung von Methoden zur Personalgewinnung sowie Kontaktierung, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter
• Personalbetreuung: Führen von Mitarbeitergesprächen vom Unternehmenseintritt bis zum -austritt, beispielsweise zur Durchsetzung von Disziplinarmaßnahmen, Vereinbarung einer Elternzeit oder Altersteilzeit
• Personaleinsatzplanung / Workforce Management: Gestaltung von Schichtplänen inkl. Koordination von Abwesenheiten konform zum Arbeitszeitgesetz
• Entlohnungsmanagement: Erstellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben wie dem Mindestlohngesetz
• Personalbeurteilung: Dokumentation der Leistung oder des Potenzials eines Mitarbeiters in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung
• Personalentwicklung und Talentmanagement: Planung und Umsetzung von Karrierepfaden und Weiterentwicklung im Unternehmen. Neben Weiterbildungen zählen Job Enlargement (Aufgabenerweiterung), Job Enrichment (Erweiterung der Verantwortung / Beförderung) oder Job Rotation (temporärer Jobtausch) zu den klassischen Instrumenten.
• Personalkommunikation: Weitergabe relevanter Informationen und Markeninhalte an bestehende und potenzielle Mitarbeiter, hierzu zählen auch Personalmarketing und Employer Branding
• Personalcontrolling: Erstellung aussagekräftiger Reportings anhand relevanter Personalkennzahlen und Ableitung von Handlungsempfehlungen
• Personalplanung und Personalbedarfsplanung: Welche und wie viele Mitarbeiter werden zukünftig benötigt? Und welche Arbeitsplätze gilt es möglicherweise abzubauen?

Ob und in welchem Umfang die genannten Instrumente und Prozesse im Personalmanagement Anwendung finden, ist von der Unternehmensgröße sowie der Branche und der grundsätzlichen Ausrichtung der Personalpolitik abhängig.

Berufe im Personalmanagement

Aus der Vielfalt seiner Bereiche hat sich eine Vielzahl unterschiedlicher Berufe im Personalmanagement etabliert. Je nach Unternehmensgröße agieren Personalverantwortliche eher als Generalisten oder Spezialisten, beispielsweise als:

• Personalreferent mit eher operativen, generalistischen Aufgaben wie der Mitarbeiterbetreuung, dem Recruiting und der Erstellung der Lohndokumenten
• Recruiter, der die Ansprache, Auswahl und Einstellung neuer Mitarbeiter sicherstellt
• Personalberater oder Headhunter, der in externen Personalberatungsagenturen tätig ist und meist hochqualifizierte Mitarbeiter für Kunden rekrutiert
• Lohnbuchhalter oder Payroll Manager, der die Erstellung aller entgeltrelevanten Dokumente verantwortet
• Personaldisponent, der überwiegend in der Personaldienstleistungsbranche den optimalen Einsatz verfügbarer Mitarbeiter koordiniert
• Personalentwickler oder Talentmanager, der die strategische Planung und Umsetzung langfristiger Karrierepfade und Weiterbildungen im Unternehmen, insbesondere für Potenzialträger, verantwortet
• Manager im Personalmarketing und Employer Branding, der die strategische Positionierung, Entwicklung und Kommunikation einer attraktiven Arbeitgebermarke nach innen und außen forciert
• HR Business Partner mit strategischer Perspektive und Verantwortung für Entwicklungen in den Bereichen Personalplanung, Personalcontrolling und Change Management

Einige Bereiche des Personalmanagements lassen sich in einer Position optimal kombinieren, wie beispielsweise das Personalmarketing und Recruiting. Für andere ist eine klare Trennung sinnvoll, da sie ein breites Spektrum an Fachkompetenzen und Persönlichkeitsmerkmalen erfordern.

Wie digitales Personalmanagement HR verändert

HR profitiert durch ein digitales Personalmanagement von der Automatisierung administrativer Prozesse. Dies macht eine Fokussierung auf strategische Themen erst möglich. Zudem reduzieren sich Fehleranfälligkeit und Autonomie der Mitarbeiter, beispielsweise durch eine eigenständige Urlaubsplanung und einen grundlegenden Self-Service.

Zudem bilden digitale Prozesse die Voraussetzung für ein agiles Personalmanagement, das zu mehr Eigenständigkeit und Flexibilität einzelner Mitarbeiter und Abteilungen führt. HR nimmt in diesem Kontext die Position des Enablers ein, der Beschäftigte zu neuen Prozessen befähigt und die Auflösung starrer Rollen und Hierarchien unterstützt.

Personalmanagement und Zeiterfassung

Die aktuelle Herausforderung im Personalmanagement der Zeiterfassung bildet einen wesentlicher Bereich, der durch ein digitales Personalmanagement effizienter und besser kontrollierbar wird. Eine cloudbasierte Zeiterfassung mit Lohnanbindung und Alarmcenter besitzt das Potenzial, Prozesse so stark zu vereinfachen, dass manuelle Eingriffe und Kontrollmechanismen nahezu obsolet werden. Zudem bieten sie Rechtssicherheit im Rahmen der Zeiterfassungspflicht.

Megatrends im modernen Personalmanagement

Die Entwicklung des modernen Personalmanagements ist durch einen strategischen Fokus geprägt. Automatisierung und Prozessoptimierung lassen den Anteil verwaltender Tätigkeiten zugunsten einer langfristigen Perspektive schrumpfen.

Darüber hinaus steht HR im Spannungsfeld weiterer Trends und Megatrends im Personalmanagement, die elementaren Einfluss auf seine zukünftigen Aufgaben und Ziele haben werden.

• Digitalisierung: Digitale Prozesse verändern die Arbeitsweise der Personalabteilung und des gesamten Unternehmens. Auch vor dem Hintergrund der Arbeitgeberattraktivität gilt es, moderne Technologie wie KI und zeitgemäße Hardware einzusetzen. Neue Berufsbilder entstehen. Gleichzeitig obliegt es HR, alle Mitarbeiter in Veränderungen einzubeziehen, insbesondere ältere Arbeitnehmer.
• Demografischer Wandel: Im Umgang mit einer alternden Gesellschaft (der sog. Silver Society) verfolgen Arbeitgeber unterschiedliche Strategien. Dem Fachkräftemangel lässt sich einerseits durch Employer Branding und Personalmarketing, andererseits durch Personalentwicklung und Befähigung der bestehenden Belegschaft begegnen. Auch der Einsatz von Fachkräften aus dem Ausland ist für viele Arbeitgeber essentiell.
• Globalisierung: Globalisierte Arbeitsbedingungen erfordern ein internationales Personalmanagement, das kulturelle Unterschiede überbrückt und die länderübergreifende Zusammenarbeit fördert.
• Individualisierung und Wissenskultur: Der gesellschaftliche Wert individueller Biografien steigt kontinuierlich an. Dies zeigt sich unter anderem durch häufigere Jobwechsel und einen tendenziell erhöhten Bildungsgrad von Beschäftigten. Insbesondere Personalentwicklung und Talent Management, aber auch Instrumente der Mitarbeiterbindung werden daher zum Schlüsselfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.
• New Work: Der Wertewandel stößt in der Arbeitswelt noch immer auf viele Hürden. Junge Generationen, die oft flexible und ganzheitliche Arbeitsbedingungen fordern, gewinnen an Marktmacht und verändern die Arbeitswelt. Modernes Personalmanagement unterstützt und fördert diese Entwicklung.

Nahezu alle aktuellen Megatrends wirken unmittelbar auf das Personalmanagement ein. Entsprechend ist auch in den kommenden Jahren ein massiver Wandel des Personalwesens zu erwarten.

Top-Tipps für ein nachhaltiges Personalmanagement

Ein nachhaltiges Personalmanagement zielt auf eine hohe Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit in Kombination mit der Erreichung unternehmerischer Ziele ab. Für HR gilt daher:

• Der Blick auf strategische Themen ist nicht nur für Führungskräfte relevant. Ab einem gewissen Punkt sollten alle Beschäftigten im Rahmen der Mitarbeiterkommunikation stabil eingebunden werden, um die Ziele des Unternehmens zu verstehen und eine erhöhte Sinnstiftung in ihrer Arbeit zu erleben.
• Im Idealfall schließt dies ein, dass verschiedene Mitarbeiter und Perspektiven in Entscheidungsprozesse einbezogen werden.
• Digitalisierung ist im Personalmanagement keine optionale Entscheidung, sondern eine notwendige Entwicklung, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies schließt auch die digitale Arbeitszeiterfassung ein.
• Tiefgreifende Analyse und Reportings bilden heute und zukünftig das essentielle Instrument des Personalmanagements, um seiner strategischen Funktion gerecht zu werden.
• Grundlegend wandelt sich das Selbstverständnis des Personalmanagements immer weiter zum Befähiger agiler Prozesse für einzelne Mitarbeiter und Abteilungen. Entsprechend sollten HR-Manager und Führungskräfte die vertrauensvolle Interaktion mit Beschäftigten weiterhin sehr hoch priorisieren.

Fazit

Strategisch, nachhaltig, agil – das moderne Personalmanagement steht im Spannungsfeld verschiedener Attribute, die Zukunftsfähigkeit versprechen. Voraussetzung für eine derartige Entwicklung ist jedoch die Etablierung digitaler Prozesse im Unternehmen. Hierzu zählt mehr als ein elektronisches Arbeitszeitkonto und ein Urlaubsplaner online.

Die Rolle der sozialen Schnittstelle im Unternehmen bleibt der Personalabteilung weiterhin erhalten. In ihrer sich wandelnden Funktion versteht sie sich immer mehr als Prozessoptimierer, Befähiger und Arbeitnehmervertreter. Doch nicht nur HR-Verantwortliche, auch Führungskräfte und Top-Management müssen die modernen Aufgaben des Personalmanagements verstehen und umsetzen, um langfristige Organisationsentwicklung zu erreichen.