Arbeitszeitrechner: Online Arbeitszeit berechnen

Gesetzliche Pausenzeiten, Überstunden, Zeiterfassungspflicht: Die Vielzahl der Bestimmungen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) macht die rechtskonforme Erfassung von Arbeitsbeginn und Arbeitsende für Beschäftigte zunehmend komplex. Sofern Unternehmen kein Tool zur Arbeitszeiterfassung implementieren, wird ein online Arbeitszeitrechner für viele Mitarbeiter obligatorisch.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Berechnung der Arbeitszeit reibungslos integrieren und wann HR eine Zentralisierung der Zeiterfassung forcieren sollte.

Inhalt
• 1Was ist ein Arbeitszeitrechner?
• 2Warum ist die Berechnung der Arbeitszeit relevant?
• 3Tägliche Arbeitszeit berechnen
• 4Ergebnisse im Arbeitszeitrechner – dezimal und in Prozent
• 5Ergänzende Rechner zur Arbeitszeiterfassung
• 6Erfüllen Arbeitszeitrechner online die Zeiterfassungspflicht?
• 7So implementiert HR Software zur Berechnung der Arbeitszeit
• 8Fazit

Was ist ein Arbeitszeitrechner?

Ein Arbeitszeitrechner ermittelt die quantitative Arbeitsleistung von Beschäftigten für einen vorgegebenen Zeitraum anhand manuell hinterlegter Kriterien. Zum Berechnen befüllen Nutzer üblicherweise die folgenden drei Felder:

• Wann beginnt Arbeitszeit?
• Wann endet Arbeitszeit?
• Wurden Pausen eingefügt und welche Länge haben diese?

Anschließend ermittelt der Rechner kostenlos die erbrachte Arbeitszeit vom Arbeitsbeginn bis zum Arbeitsende. Während die Brutto-Arbeitszeit die Pausen miteinschließt, bildet die Netto-Arbeitszeit die reine, zu vergütende Arbeitszeit ohne Pause ab. Letztere entspricht der allgemeinen Arbeitszeit-Definition.

Warum ist die Berechnung der Arbeitszeit relevant?

Die grundsätzliche Arbeitszeitberechnung ist für das Personalmanagement elementar, um die Erfüllung der vertraglich vereinbarten Sollstunden sicherzustellen. Dies gilt insbesondere für flexible Arbeitszeitmodelle wie die Vertrauensarbeitszeit. Doch auch leistungsgerechte Vergütungsarten wie der Akkordlohn erfordern eine exakte Aufzeichnung des Arbeitspensums, um die Grundlage für eine korrekte Vergütung zu schaffen.

Darüber hinaus profitieren Mitarbeiter von einer lückenlosen Berechnung ihrer Arbeitszeit. Beispielsweise, um gesetzliche Pausen einzuhalten oder den Zeitpunkt des Feierabends exakt absehen zu können. So lässt sich ggf. auch der Umfang täglich geleisteter Überstunden bemessen.

Grundsätzlich fordern Beschäftigte zunehmend Transparenz und Kontrolle über ihre Arbeitszeit, um diese selbständig regulieren zu können. Auch für die Arbeit im Homeoffice. Kostenlos nutzbare Stundenrechner erfordern jedoch eine aufwendige Übertragung der ermittelten Zeiten in digitale Stundenzettel. Zudem erfüllt dieser Vorgang lediglich ein Mindestmaß an Übersicht für Mitarbeiter. Eine erhebliche Erweiterung des Funktionsumfangs kann durch leistungsstarke Zeiterfassungssysteme erreicht werden.

Tägliche Arbeitszeit berechnen

Um die tägliche Sollarbeitszeit zu berechnen, muss das im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitspensum durch die Anzahl der Wochenarbeitstage geteilt werden:

• Tägliche Arbeitszeit = Wochenarbeitszeit / Anzahl Wochenarbeitstage

Für eine Woche mit 38,5 Arbeitsstunden ergibt sich hieraus beispielsweise eine tägliche Sollarbeitszeit von 7 Stunden und 42 Minuten.

Die Einhaltung der Bestimmungen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist als gesetzlicher Rahmen obligatorisch:

• Die maximale Arbeitszeit pro Tag von durchschnittlich 8 Stunden ist unerlässlich. Sofern ihre Einhaltung im 6-Monats-Schnitt sichergestellt wird, ist die Ausweitung einzelner Arbeitstage auf bis zu 10 Stunden möglich. Tarifverträge können von dieser Regelung abweichen.
• Hieraus ergibt sich für eine 5-Tage-Woche im Schnitt eine maximale Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche und 172 Stunden pro Monat.
• Eine Pause muss nach spätestens 6 Stunden ununterbrochener Arbeit erfolgen. Arbeitszeiten zwischen 6 und 9 Stunden erfordern Pausenzeiten von insgesamt 30 Minuten. Ab 9 Stunden wird eine Pause von 45 Minuten erforderlich. Jeder Pausenblock muss eine Länge von mindestens 15 Minuten aufweisen.
• Pausen zählen grundsätzlich nicht zur Arbeit. Lediglich im Bergbau unter Tage sind sie zu vergüten.
• Zwischen zwei Arbeitstagen sind Ruhezeiten von 11 Stunden einzuhalten.
• Der Arbeitsweg zählt in der Regel nicht zur Arbeit. Abweichungen können bei Dienstreisen auftreten.
• Sonderfälle wie Schichtarbeit, Nachtarbeit, Bereitschaftsdienst, Sonn- oder Feiertagsarbeit werden im ArbZG gesondert betrachtet.

Ergebnisse im Arbeitszeitrechner – dezimal und in Prozent

Ein funktionsstarker Arbeitszeitrechner ermittelt die geleistete Arbeitszeit sowohl in Stunden (z.B. 7:45 h) als auch dezimal in Industriestunden (z.B. 7,75 h). Letzteres begünstigt eine fehlerfreie Addition mehrerer Arbeitstage und ist in vielen KMU gängig.

Darüber hinaus können komplexere Tools die Arbeitszeit in Prozent berechnen. Dies ist beispielsweise in der Projektzeiterfassung obligatorisch, um den Anteil der Projektarbeit an der gesamten Arbeitszeit zu messen. Doch auch in anderen, flexiblen Arbeitszeitmodellen gibt ein Prozentwert Mitarbeitern einen Überblick über den Anteil ihres bereits erfüllten Arbeitspensums.

Um die prozentuale Arbeitszeit ohne Rechner zu bestimmen, muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit durch die Sollstunden geteilt und anschließend mit dem Faktor 100 multipliziert werden:

• Prozentuale Arbeitszeit = (tatsächlich geleistete Stunden / vereinbarte Stunden) x 100

Das strategische Personalmanagement nutzt prozentuale Arbeitszeiten vorrangig, um einschlägige Kennzahlen in einem aussagekräftigen Reporting abzubilden. Eine Vergleichbarkeit zwischen Mitarbeitern mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen in Vollzeit und Teilzeit lässt sich beispielsweise über das Full Time Equivalent, kurz FTE, herstellen. Darüber hinaus lassen sich weitere Kennzahlen wie die Fehlzeitenquote berechnen, um langfristige Entwicklungen abbilden und strategische Entscheidungen treffen zu können.

Ergänzende Rechner zur Arbeitszeiterfassung

Ergänzend zum klassischen Arbeitszeitrechner können in verschiedenen Kontexten weitere Stundenrechner erforderlich werden, um die Arbeitszeit korrekt zu ermitteln. Hierzu zählen:

• ein Arbeitszeitrechner mit Pause, der gesetzliche Pausenzeiten gemäß ArbZG automatisch in die angegebene Arbeitszeit einrechnet.
• ein Stundenrechner, der die Eingabe mehrerer Daten ermöglicht. Derartige Rechner ermitteln die Stundenzahl pro Woche, Monat oder Jahr.
• ein Stundenlohn-Rechner bzw. Mindestlohn-Rechner, der zusätzlich das fällige Entgelt ermittelt. Dies ist insbesondere für die Lohnabrechnung im Minijob oder anderen stundenbasierten Beschäftigungsformen relevant.

Erfüllen Arbeitszeitrechner online die Zeiterfassungspflicht?

Ja, denn die Zeiterfassungspflicht fordert Unternehmen lediglich zur elektronischen Dokumentation der Arbeitszeiten im Unternehmen auf. Erfolgt die Aufzeichnung über klassische Excel-Listen im Verantwortungsbereich von Beschäftigten, besitzt ein Arbeitszeitrechner online das Potenzial, Mitarbeiter beim Berechnen ihrer Arbeitszeit kostenlos zu unterstützen. Dies ist allerdings relativ zeitaufwendig und birgt das Risiko häufiger Übertragungsfehler.

Smarte Zeiterfassungssysteme weisen im Vergleich dazu zahlreiche Vorteile auf:

• weniger Fehleranfälligkeit aufgrund automatisierter Berechnung
• Zeitersparnis
• höhere Datensicherheit
• erweiterter Funktionsumfang, z.B. durch einen Urlaubsplaner online oder die integrierte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
• erhöhte Autonomie von Beschäftigten durch transparente Einsicht in das eigene elektronische Arbeitszeitkonto
• maximale Transparenz für Führungskräfte durch intelligente Alarmcenter

So implementiert HR Software zur Berechnung der Arbeitszeit

Häufig erkennt das Personalmanagement in seiner Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung und Arbeitnehmer zuerst den akuten Bedarf einer funktionsstarken Zeiterfassungssoftware im Unternehmen. Denn gerade bei flexiblen Arbeitszeiten mit gleitendem Arbeitsbeginn und Arbeitsende greifen simple Rechner häufig zu kurz.

Bei der Implementierung eines komplexeren Tools im Unternehmen sind 5 elementare Punkte zu beachten:

1. Vorteile aufzeigen: Um den Nutzen eines Zeiterfassungssystems zu verdeutlichen, kann vor allem auf die große Zeitersparnis für Arbeitnehmer und HR hingewiesen werden. Zudem kann eine erhebliche Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch mehr Transparenz und Selbstbestimmtheit erreicht werden.
2. Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund: Bei der Auswahl eines geeigneten Systems sollte die Usability höchste Priorität haben. In diesem Zuge können Mitarbeiter verschiedene Softwarelösungen testen.
3. Mobile Nutzbarkeit: Eine Arbeitszeitrechner Software sollte auf verschiedenen Endgeräten funktionsfähig sein. Beliebt bei Mitarbeitern ist eine Arbeitszeitrechner App, die häufig im Leistungsumfang enthalten ist.
4. Mitarbeiter einbinden: Während der Einführung müssen alle Arbeitnehmer einbezogen werden und einen Überblick über die Funktionen des Systems erhalten. Andernfalls kann die fortschreitende KMU Digitalisierung zu Überforderung und sinkender Motivation führen.
5. Auch nach der Einführung ist es hilfreich, regelmäßig Feedback von Beschäftigten einzuholen, um Prozesse zu optimieren und positive Veränderungen messbar zu machen.

Fazit

Arbeitszeitrechner online sind ein hilfreiches Tool für Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten selbständig über digitale Excel-Listen erfassen. Die Nachfrage nach Stundenrechnern mit Pause und weiteren Funktionen ist entsprechend groß.

Noch sinnvoller im Hinblick auf die zeitliche Effizienz und Fehleranfälligkeit der Erfassung sind jedoch multifunktionale Zeiterfassungssysteme. Diese bieten einen breiten Funktionsumfang, beispielsweise in Bezug auf das ganzheitliche Management von Abwesenheiten. Zudem ermöglichen sie einen flexiblen Wechsel zwischen der Zeiterfassung am PC, der smarten Zeiterfassung mit App oder dem sicheren Einsatz manueller Transponder.

Bei geringer Mitarbeiterzahl lassen sich die modernen Tools häufig kostenlos nutzen und schaffen einen erheblich größeren Mehrwert als simple Arbeitsstunden Rechner aus dem Internet.