Urlaubsplanung für KMU: Regeln, Tipps und FAQ

Abschalten, Neues erleben und Energiereserven auffüllen: Regelmäßige Urlaubsplanung ist wichtig, um Abstand vom Alltag zu gewinnen und neue Kapazitäten freizusetzen. Die meisten Arbeitgeber haben diese Win-Win-Situation längst verstanden und gewähren ihren Mitarbeitern im Schnitt 28,3 Urlaubstage, wie eine Erhebung der Job-Plattform Stepstone ergab.

Durch Kenntnis der gesetzlichen Regelungen, taktische Teamführung und die Anwendung einer nutzerfreundlichen Software zur Urlaubsplanung im Unternehmen haben Führungskräfte und HR-Verantwortliche maßgeblichen Einfluss auf die faire Verteilung des Urlaubsanspruchs.

Inhalt
• 1Was ist Urlaubsplanung?
• 2Urlaubsplanung im Arbeitsgesetz: Das Bundesurlaubsgesetz
• 3FAQs zur Urlaubsplanung für Arbeitgeber
• 4Tipps zur Urlaubsplanung mit Mitarbeitern und Team
• 5Fazit

Was ist Urlaubsplanung?

Die Urlaubsplanung ist ein Prozess im Unternehmen, mit dem Arbeitgeber und Beschäftigte die Verteilung von Urlaubszeiten gemeinsam effizient ausgestalten. Hierbei wird auf kurze Kommunikationswege und eine gerechte Urlaubsvergabe geachtet. Oftmals nutzen Teams Urlaubsplaner online für die Umsetzung, die zum Beispiel in einer Arbeitszeiterfassung implementiert sind und weitere Funktionen für die HR-Arbeit bereitstellen.

Urlaubsplanung im Arbeitsgesetz: Das Bundesurlaubsgesetz

Das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer (Bundesurlaubsgesetz) legt fest, dass jeder Arbeitnehmer in jedem Kalenderjahr Anspruch auf Erholungsurlaub (§ 1) in Höhe von 24 Werktagen (§ 2) für eine 6-Tage-Woche besitzt. Für die geläufige 5-Tage-Woche ergibt sich daraus ein Mindesturlaubsanspruch von 20 Tagen.

Darüber hinaus legt das Bundesurlaubsgesetz alle relevanten Regeln zur Urlaubsplanung im Betrieb fest. So bietet es Personalverantwortlichen eine belastbare Grundlage, um Beschäftigte kompetent zu allen Rechten und Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu beraten. Dies begünstigt eine konfliktfreie und juristisch richtige Urlaubsplanung im gesamten Betrieb.

FAQs zur Urlaubsplanung für Arbeitgeber

Obwohl die Genehmigung der Urlaubsplanung beim Arbeitgeber liegt, sollten Unternehmen ihren Beschäftigten möglichst viel Gestaltungsfreiheit geben und versuchen, allen Wünschen und Prioritäten nachzukommen. Dies dient nicht nur der Mitarbeitendenzufriedenheit und erhöht die Demokratisierung im Unternehmen, sondern wird auch durch den § 7 im Bundesurlaubsgesetz ausdrücklich gefordert. Unabhängig von Branche und Unternehmensgröße kommt es dabei immer wieder zu ähnlichen Fragestellungen, die Arbeitgeber und HR-Verantwortliche bei der Urlaubsverwaltung beschäftigen.

Für eine konfliktfreie Urlaubsplanung im Unternehmen ist die Kenntnis der wichtigsten gesetzlichen Regelungen daher unabdingbar.

Welche Wartezeit haben neu eingestellte Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung?

Für neu eingestellte Arbeitnehmer gilt: Erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit erlangen sie Anspruch auf ihren vollen Jahresurlaub (§ 4 BUrlG). Bereits nach Abschluss des ersten Monats im Betrieb ist die Urlaubsplanung mit einem Zwölftel des Jahresurlaubs jedoch zulässig (§5 BUrlG).

Fallbeispiel:

David Meier tritt am 01.10. mit einem Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen ins Unternehmen ein. Da er weiß, dass der volle Urlaubsanspruch für ihn erst ab dem 01.04. des Folgejahres besteht, befürchtet er, keinen Weihnachtsurlaub nehmen zu können und wendet sich an seinen Personalbetreuer.

Da David Meier am 24.12. bereits zwei volle Monate betriebszugehörig ist (Oktober und November), stehen ihm zu diesem Zeitpunkt bereits 5 Tage Teilurlaub nach dem Zwölftelungsprinzip zu:

30 Tage Jahresurlaub / 12 Monate = 2,5 anteilige Urlaubstage pro Monat 2,5 x 2 = 5

Entsprechend kann er seinen Weihnachtsurlaub mit diesen fünf Urlaubstagen planen.

Dieses Recht auf Teilurlaub kommt sowohl dem Arbeitnehmer als auch der Urlaubsplanung im Unternehmen entgegen. Denn müsste ein Mitarbeiter seinen kompletten Jahresurlaub für das zweite Halbjahr seiner Betriebszugehörigkeit aufsparen, würde sich die urlaubsbedingte Abwesenheit stark bündeln und möglicherweise den Betriebsablauf stören.

Verfällt Urlaub bei Krankheit?

Eine Erstattung von Urlaubstagen bei Krankheit ist nur dann möglich, wenn Mitarbeiter eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. In der Praxis bedeutet dies, dass Mitarbeiter ihren Arbeitgeber unverzüglich über ihre Erkrankung informieren und einen Arzt aufsuchen. Nachdem dieser die Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit informiert hat, kann der Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wie gewohnt abrufen.

Diese Regelung gilt unabhängig von möglichen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, nach denen eine ärztliche Bescheinigung außerhalb des Urlaubs erst nach zwei oder mehr Tagen vorzulegen ist. Krankheitstage im Urlaub, für die keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorgelegt werden kann, werden vom Arbeitgeber grundsätzlich nicht erstattet.

Darf der Arbeitgeber die Urlaubsplanung für das ganze Jahr verlangen?

Gesetzlich gibt es keine festgelegten Fristen zur konkreten Urlaubsplanung im Unternehmen. Ob ein Betrieb seine Urlaubsplanung kurzfristig gestaltet oder seine Mitarbeiter bittet, Urlaub im Vorfeld für das ganze Jahr zu planen, ist ihm also größtenteils freigestellt. Firmen, die auf einen frühzeitigen Überblick der Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter angewiesen sind, können daher durchaus verlangen, die Urlaubsplanung für das ganze Jahr schon zum Jahresbeginn vorzulegen.

In der Praxis macht eine derartige Urlaubsvorplanung nur dann Sinn, wenn sie betrieblich unbedingt erforderlich ist. Denn ein unflexibler Arbeitgeber gilt als wenig attraktiv. Je mehr Gestaltungsfreiheit Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung erhalten, desto mehr zahlen Arbeitgeber auf die Mitarbeiterzufriedenheit und ihr Employer Branding ein.

Kann die Urlaubsplanung durch Arbeitgeber vorgeschrieben werden?

Durch die Festlegung von Betriebsurlaub können Arbeitgeber laut Arbeitsrecht bis zu 60% der Urlaubsplanung vorgeben. Je nach Branche macht es für Arbeitgeber Sinn, festgelegten Urlaub für Brückentage, Feiertage oder Ferienzeiten zu planen. Eine Einschränkung der Urlaubsplanung durch Vorgaben vom Arbeitgeber sollte jedoch nur dann erfolgen, wenn sie unbedingt notwendig ist. Zusätzlich muss auch der § 7 des Bundesurlaubsgesetzes, nach dem Arbeitnehmer Anspruch auf zwei aufeinanderfolgende Urlaubswochen haben, mit dem Betriebsurlaub vereinbar sein.

Dürfen in der Urlaubsplanung Mitarbeiter mit Kindern bevorzugt werden?

Grundsätzlich sollten Arbeitgeber in der Urlaubsplanung alle sozialen Gesichtspunkte ihrer Mitarbeiter berücksichtigen. Beschäftigte mit Kindern, die vorrangig in den Kita- oder Schulferien Urlaub benötigen, bilden dabei einen wichtigen Teilbereich. Doch auch Mitarbeiter, deren Partner an bestimmte Urlaubszeiten gebunden sind, wie Lehrer oder Erzieher, sollten entsprechende Vorrechte genießen. Zusätzlich haben Arbeitgeber die Pflicht, Urlaub nach einer Maßnahme zur medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation zu genehmigen.

Kann Urlaub verfallen?

Das Bundesurlaubsgesetz gibt klar vor, dass die Urlaubsplanung im laufenden Kalenderjahr erfolgen soll. Resturlaub darf nur dann ins Folgejahr übertragen werden, wenn dringende Gründe auf Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerseite vorliegen. Die ursprüngliche Gesetzgebung, nach der Resturlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden sollte, wurde mittlerweile durch verschiedene Urteile des EuGH relativiert. So darf Resturlaub nicht einfach verfallen – nämlich frühestens nach drei Jahren und nur dann, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, ihn in Anspruch zu nehmen.

Ähnliches gilt auch für Arbeitszeiten und Überstunden: Seit die Arbeitszeiterfassung Pflicht ist, besteht eine Nachweispflicht der erfassten Zeiten über mindestens zwei Jahre.

Kann bereits genehmigter Urlaub zurückgezogen werden?

Ist der Urlaubsantrag eingereicht und genehmigt, kann dieser nicht einseitig zurückgenommen werden. Ausnahmen gelten nur in Extremfällen, wenn beispielsweise Fließbänder einer Fabrik stillstehen und die Expertise des Produktionsleiters zwingend zur Lösung des Problems benötigt wird. Eine einvernehmliche Rücknahme des Urlaubs ist natürlich immer möglich und sollte im Ernstfall als erster Lösungsansatz herangezogen werden.

Dürfen Arbeitgeber Urlaub verweigern?

Arbeitgeber können die Urlaubsplanung nur dann ablehnen, wenn betriebliche oder soziale Gründe vorliegen. Dies gilt beispielsweise in der Hochsaison eines Hotels oder wenn die eigene Urlaubsvertretung für den besagten Zeitraum vorrangig Urlaub erhält, beispielsweise als Elternteil in der Ferienzeit. In jedem Fall sollte bei derartigen Konflikten ein offenes Gespräch zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber angestrebt werden, um die Urlaubsplanung so transparent und fair wie möglich zu gestalten.

Tipps zur Urlaubsplanung mit Mitarbeitern und Team

Die Komplexität des Urlaubsmanagements im Team steigt mit der Größe des Unternehmens oder der Abteilung. Die Zielsetzung für Arbeitgeber sollte jedoch immer darin bestehen, Mitarbeitern möglichst viel Freiraum zu geben. Dies gilt nicht nur für die Urlaubsplanung, sondern für die gesamte Arbeitskultur im Sinne des Work Life Blendings – von Home Office und Gleitzeit Angeboten bis zur Möglichkeit eines Sabbaticals.

Mit transparenter Kommunikation und klaren Regeln können Arbeitgeber eine faire Urlaubsplanung für Mitarbeiter deutlich begünstigen.

Klare Kriterien zum Vorrang in der Urlaubsplanung schaffen

Die Kriterien, nach denen Urlaubszeiten im Konfliktfall vergeben werden, sollten für alle Mitarbeiter bereits vor der Urlaubsplanung transparent kommuniziert werden. Mögliche Regeln können wie folgt aussehen:

• Mitarbeiter mit Kindern haben in den Kita- und Schulferien Vorrang
• Mitarbeiter mit Partnern, deren Urlaubsplanung eingeschränkt ist, haben in den entsprechenden Zeiträumen Vorrang
• Mitarbeiter, die aus einer Maßnahme zur medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation kommen, haben Anspruch auf Anschlussurlaub, wenn sie dies wünschen
• Im Konfliktfall entscheidet die Dauer der Betriebszugehörigkeit (alternativ auch das Los) über den Vorrang in der Urlaubsplanung

Derartige Regelungen schaffen faire Prozesse und verhindern subjektive Bevorzugungen in der Urlaubsplanung.

Urlaubsvertretung verbindlich klären

Nicht alle Mitarbeiter benötigen für ihre Urlaubsplanung eine Urlaubsvertretung. Welcher Kollege wen gegebenenfalls vertritt, sollte vorab für alle Beteiligten klar sein – unabhängig davon, ob die Urlaubsplanung im Büro, in der Produktion oder im Außendienst erfolgt. Entsprechende Kollegen müssen bereits bei der Beantragung des Urlaubs informiert werden. Dabei gilt es zu klären: Wird eine Urlaubsübergabe benötigt? Und sind die Kontaktdaten des entsprechenden Kollegen in der Abwesenheitsnotiz hinterlegt? Für einen erholsamen Urlaub sollten all diese Vorbereitungen frühzeitig vor dem Urlaubsantritt verbindlich geklärt sein.

Feiertage fair aufteilen

Ist eine Besetzung des Unternehmens an Feiertagen notwendig, sollte darauf geachtet werden, dass diese fair unter den Mitarbeitern aufgeteilt werden. Eine persönliche Priorisierung jedes Teammitglieds ist hierfür sinnvoll. Möglicherweise gibt es in diesem Zuge auch Arbeitnehmer, die freiwillig an Feiertagen arbeiten, um von einem Feiertagszuschlag zu profitieren.

Digitale Urlaubsplanung etablieren

Um eine transparente Urlaubsübersicht für alle Mitarbeiter zu schaffen, bieten sich digitale Urlaubsplaner Tools an. So kann genehmigter Urlaub in Echtzeit für alle Mitarbeiter dargestellt werden. Moderne Software bietet zudem das Potenzial, Zeiterfassung und Urlaubsplanung in sich zu vereinen und Prozesse deutlich zu vereinfachen.

Konflikte im Team bei der Urlaubsplanung entschärfen

Arbeitgeber tragen die Verantwortung, Urlaub sozialverträglich zu genehmigen. In den meisten Fällen ist eine Delegation der erforderlichen Abstimmungsprozesse an das Team möglich und gewünscht. Im Konfliktfall sollten Arbeitnehmer jedoch Verantwortung übernehmen und nachvollziehbare Entscheidungen treffen, um ein harmonisches Betriebsklima zu begünstigen.

Fazit

Die Kenntnis aller relevanten Gesetze und Regeln der Urlaubsplanung ist für Arbeitgeber unabdingbar. Dabei ist es hilfreich, wenn HR-Verantwortliche auf gängige Fragen von Mitarbeitern bereits im Vorfeld vorbereitet sind. Werden zusätzlich klare Regeln definiert und eine transparente Kommunikation etabliert, können Konflikte unter Kollegen deutlich minimiert werden. Für noch mehr Übersicht empfiehlt es sich außerdem, die Urlaubsplanung digital abzuwickeln, statt auf analoge Kalender zu setzen. Dies verschlankt Prozesse und begünstigt eine einfache Urlaubsplanung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.