Urlaubsplaner online: Vorteile für Unternehmen und Team

Ferienzeiten, Feiertage oder betriebsinterne Events: Mitarbeiter, die einen Urlaubsplaner online nutzen, haben alle relevanten Termine im Überblick, bevor sie ihren Urlaubsantrag vorlegen. Im Gegensatz dazu gelangen analoge Abwesenheitsplaner schnell an ihre Grenzen. Unternehmen, die ihre Urlaubsverwaltung effizient, transparent und in Echtzeit gestalten möchten, setzen daher auf digitale Urlaubsplaner mit umfassenden Funktionen.

Inhalt

• Was ist ein online Urlaubsplaner?
• Vorteile digitaler Urlaubsplaner für Unternehmen
• Vorteile digitaler Urlaubsplaner für Mitarbeiter und Team
• Digitale Urlaubsplaner-Tools – diese Funktionen sind essentiell
• Zeiterfassung mit Urlaubsplaner
• Fazit: Urlaubsplaner online nutzen

Was ist ein online Urlaubsplaner?

Die Begriffe Urlaubsplaner, Urlaubsplan oder Abwesenheitsplaner werden häufig synonym verwendet. Sie alle beschreiben die systematische Übersicht eines Zeitraumes, in dem einzelne Mitarbeiter ihre Urlaubstage verteilen und mit Genehmigung ihres Vorgesetzten gestalten. Auch ein Vertretungsplan für die geplanten Abwesenheiten gehört zum Urlaubsplaner. Verbuchte Urlaubstage werden im webbasierten Urlaubsplaner für das gesamte Team zugänglich gemacht und verbindlich festgehalten. Damit entsteht eine umfassende Daten-Übersicht in Echtzeit.

Vorteile digitaler Urlaubsplaner für Unternehmen

Ein online Urlaubsplaner für Firmen kann unterschiedliche Formen annehmen. Wer sich für einen digitalen Abwesenheitsplaner entscheidet, profitiert von vielfältigen Vorteilen gegenüber analogen Varianten.

Zeitersparnis

Besonders Führungskräfte und Personalabteilungen profitieren zeitlich von der Anwendung eines online Urlaubsplaners. Durch hinterlegte Stammdaten und die automatische Berechnung verfügbarer Urlaubstage entfallen nahezu alle Prüfungen und Korrekturen an eingegangenen Anträgen in der Software. Besonders für Firmen, die den Urlaubsplaner online für eine hohe Mitarbeiterzahl nutzen, schafft er daher eine hohe Zeitersparnis.

Transparenz

Nicht nur Personalabteilungen, auch Kollegen, Vorgesetzte und Arbeitnehmer selbst benötigen eine aktuelle Übersicht über ihre geplanten und verfügbaren Abwesenheiten, Feiertage und sonstige Daten. Eine einheitliche Darstellung, auf die das gesamte Personal zugreifen kann, ist im online Urlaubsplaner daher obligatorisch. Echtzeit-Updates und integrierte Kapazitätsplanungen sorgen dafür, dass Überschneidungen und Konflikte gar nicht erst entstehen.

Aussagekräftige Reportings und Analysen

Ein aussagekräftiges Reporting und umfangreiche Daten-Analysen lassen sich über einschlägige Urlaubsplaner-Tools leicht erstellen. Relevant können beispielsweise Statistiken zu Krankheitstagen sein, die über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erfasst werden. Die gewonnenen Daten bieten wertvolle Erkenntnisse für die gesamte Firma und können in der Urlaubsplaner Software mit entsprechender Berechtigung heruntergeladen werden.

Vorteile digitaler Urlaubsplaner für Mitarbeiter und Team

Je mehr Mitgestaltung, desto höher die Motivation: Mit diesem Ansatz lassen sich viele Verhaltensweisen von Mitarbeitenden erklären. Eine erhöhte Arbeitsmotivation ist jedoch nur einer von vielen Faktoren, die für den Einsatz digitaler Urlaubsplaner im gesamten Team sprechen.

Hinterlegte Daten minimieren Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit

Digitale Urlaubsplaner vereinfachen das Einreichen von Urlaub und Abwesenheiten. Hinterlegte Daten wie Namen und Personalnummern werden von Mitarbeitenden lediglich um das gewünschte Start- und Enddatum des Urlaubs ergänzt. Hieraus errechnet die Software automatisch die Anzahl der aufzuwendenden Urlaubstage. Durch die Automatisierung von Prozessen schaffen digitale Urlaubsplaner für Mitarbeiter so eine enorme Zeitersparnis und minimieren die Fehleranfälligkeit.

Mehr Übersicht für Teams und Mitarbeiter durch Urlaubsplaner

Was für HR und Führungskräfte gilt, gilt auch für einzelne Teammitglieder: Ein Urlaubsplaner schafft umfassende Transparenz. So erhält jeder Mitarbeiter eine Echtzeit-Übersicht über seine persönlichen Resturlaub, bereits genommene Urlaubstage sowie relevante Feiertage. Über diese individuellen Kennzahlen hinaus werden auch die Abwesenheiten des gesamten Teams übersichtlich und in Echtzeit in der Urlaubsplaner Software dargestellt.

Mehr Eigenverantwortung und Mitarbeitendenzufriedenheit

Autonomie ist ein zentraler Faktor für die Mitarbeitendenzufriedenheit. Abseits von analogen Abwesenheitsplanern erhalten Mitarbeiter mit Urlaubsplanern online einen genauen Überblick über alle relevanten Abwesenheiten und Feiertage im Unternehmen. So erlangen sie die Kompetenz, ihre Urlaubsverteilung eigenverantwortlich zu gestalten. Dies erhöht den individuellen Handlungsspielraum und tendenziell die Gesamtzufriedenheit für Beschäftigte. So zahlen digitale Prozesse auf das betriebsinterne Employer Branding ein.

Verbesserte Kommunikation bei Mitarbeitenden

Ein Abwesenheitsplaner macht die Kommunikation im Team schneller, effektiver und konfliktfreier. Dabei wird die separate Abstimmung mit jedem einzelnen Mitarbeitenden durch digitale Prozesse zentralisiert. Entsprechende Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen per Mail spielen hier eine zentrale Rolle und verbessern die interne Kommunikation in Bezug auf Abwesenheiten erheblich.

Digitale Urlaubsplaner-Tools – diese Funktionen sind essentiell

Einfache Abwesenheitsplaner in ausgedrucktem Format oder komplexe Zeiterfassungssysteme mit Multifunktionalität: digitale Urlaubsplaner und Apps gibt es verschiedenen Varianten. Dabei stellt jeder Betrieb andere Anforderungen an sein individuelles Urlaubsplaner-Programm. HR-Verantwortliche und Führungskräfte, die einen Überblick über die wichtigsten Funktionen haben, können eine fundierte Auswahl für ihre Mitarbeitenden treffen.

Usability

Um eine hohe Akzeptanz im Team zu erreichen und Prozesse zu beschleunigen, ist die Benutzerfreundlichkeit des Urlaubsplaners entscheidend. Eine hohe Usability ist beispielsweise durch wenige Klicks zur Erreichung aller relevanten Funktionen gekennzeichnet – sowohl in der Weboberfläche als auch in der App. Der digitale Urlaubsplaner sollte eigenständig von allen Mitarbeitenden bedienbar sein und über eine visuell klare und ansprechende Benutzeroberfläche verfügen. Viele Anbieter stellen in diesem Zuge kostenlose Demo-Versionen ihres Urlaubsplaner-Tools zur Verfügung, um Gewissheit zu schaffen. Bei der Auswahl sollten Mitarbeiter bereits frühzeitig miteinbezogen werden, um mögliche Hürden und fehlende Funktionen zu erkennen.

Automatische Berechnung von Urlaubstagen

Eines der wichtigsten Argumente für einen Urlaubsplaner online, ist die automatische Berechnung und Darstellung von Urlaubstagen für jedes einzelne Team-Mitglied. Dies reduziert Rückfragen bei der Personalabteilung und minimiert Planungsfehler. Mehrwert schaffen außerdem Tools, die Abwesenheiten und Überstunden an der gleichen Stelle erfassen wie die verfügbaren Urlaubstage. Hierfür bieten sich insbesondere webbasierte Urlaubsplaner oder eine App mit integrierter Zeiterfassung an.

Urlaubsplaner mit mehrstufigem Genehmigungs-Workflow

Entscheidend für die Effektivität und Akzeptanz von Urlaubsplaner-Software ist die Vereinfachung von Antrags- und Genehmigungsprozessen. Unter der komfortablen Handhabung für Mitarbeiter sollten festgelegte Freigabe-Prozesse jedoch nicht leiden. Eine hochwertige Software zur Urlaubsplanung kennzeichnet sich beispielsweise durch einen dreistufigen Genehmigungs-Workflow für Abwesenheiten. Je nach Personalstruktur können diese benutzerdefiniert oder abteilungsspezifisch festgelegt werden. Für Mitarbeiter stellen derartige Freigabe-Strukturen keinen zusätzlichen Aufwand dar. Einmal aufgestellt, werden sie bei jeder Beantragung von Urlaub automatisch aktiviert.

Drei Beispiele für verschiedene Genehmigungs-Workflows:

1. Urlaubsantrag Peter Meier: Genehmigung Abteilungsleiter --> Genehmigung Gruppenleiter --> Genehmigung Chef --> Benachrichtigung “Urlaubsantrag genehmigt”
2. Urlaubsantrag Gruppenleiter: Genehmigung Chef --> Benachrichtigung “Urlaubsantrag genehmigt”
3. Urlaubsantrag Chef: Benachrichtigung “Urlaubsantrag genehmigt”

Alarme für Regelkonformität

Ein wertvolles Feature für Personalverantwortliche, um gesetzliche Urlaubsregelungen einzuhalten, sind Alarmcenter im Urlaubsplaner. Hochwertige Urlaubsplaner-Tools bieten die Möglichkeit, Vorgesetzte über die Urlaubsplaner App oder per Mail genau dann zu informieren, wenn Handlungsbedarf besteht. Sinnvoll sind beispielsweise Alarme, die Führungskräfte zum Jahresbeginn über nicht genommenen Resturlaub aus dem Vorjahr oder über ungeplante Abwesenheiten informieren.

Kalenderintegration

Eine Integration der im Urlaubsplaner erfassten Abwesenheiten in bestehende Kalender ist in vielen Fällen möglich – beispielsweise für Outlook oder den Google Kalender. So können vorhandene Tools und Apps wie gewohnt genutzt und um wertvolle Informationen aus dem Abwesenheitsplaner ergänzt werden. Alternativ kann auch der im Urlaubsplaner integrierte Kalender genutzt werden. Wer seinen Mitarbeitenden möglichst viel Entscheidungsspielraum geben möchte, lässt sie selbst über ihre Präferenzen entscheiden. Hierfür muss gewährleistet sein, dass die Kalender sich in Echtzeit miteinander synchronisieren.

Aufschlag von Zusatzurlaub und Sonderurlaub

Urlaub ist nicht gleich Urlaub. Ergänzend zum normalen Urlaubsanspruch gelten spezielle Regelungen für den Zusatzurlaub, der beispielsweise Minderjährige (Azubis) oder Mitarbeiter mit Handicap betrifft. Derartiger Zusatzurlaub wird nicht kontiert, sondern muss zur korrekten Erfassung auf den vorhandenen Urlaubsanspruch aufgeschlagen werden. Derartige Vorgaben sollten im ausgewählten online Urlaubsplaner korrekt erfasst werden. Ähnliches gilt auch bei der Beanspruchung von Sonderurlaub. Hierfür sollten verschieden Sonderurlaubsgründe auswählbar sein, wie z.B. die Geburt eines Kindes oder die eigene Hochzeit. Darüber hinaus sollten auch weitere Gründe für Abwesenheiten, wie eine Elternzeit oder ein Sabbatical, darstellbar sein.

Mobile Zugänglichkeit – Die Urlaubsplaner App

Digitale Urlaubsplaner für Firmen sollten nicht nur über den Desktop-PC, sondern auch über mobile Endgeräte zugänglich sein. Eine Urlaubsplaner-App ist dabei die ideale Lösung, wobei auch responsive Weboberflächen durchaus ihren Zweck erfüllen. Der große Vorteil der mobilen Zugänglichkeit besteht darin, dass Mitarbeiter auch außerhalb ihres Arbeitsplatzes Urlaub planen können – ganz im Sinne des Work Life Blendings. Durch Urlaubsplaner Apps gerät die Urlaubsplanung weniger in Vergessenheit und begünstigt eine frühzeitige Planung der Abwesenheiten für Beschäftigte sowie Arbeitgeber.

Berichts- und Analysefunktionen

Daten zu Abwesenheiten von Mitarbeitenden und Teams können wertvolle Hinweise auf die Unternehmensentwicklung liefern. Ein Export entsprechender Kennzahlen in verschiedenen Formaten sollte im Urlaubsplaner-Tool daher unbedingt möglich sein.

Datenschutz

Die Erfassung und Verarbeitung von sensiblen Mitarbeiterdaten wie Abwesenheiten und Urlauben muss DSGVO-konform erfolgen. Für die meisten gängigen Urlaubsplaner und Apps ist die Datensicherheit selbstverständlich, sollte bei der Auswahl jedoch immer berücksichtigt und geprüft werden.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Veränderte Mitarbeiterzahlen, Arbeitsbedingungen und Abwesenheiten sind nicht immer planbar. Der ausgewählte online Urlaubsplaner sollte daher flexibel auf verschiedene Szenarien reagieren können und erweiterbar sein. Wird eine komplexere Urlaubsplaner Software mit integrierter Arbeitszeiterfassung genutzt, ist auch ein kompetenter Support entscheidend. Gibt es Ansprechpartner, mit denen HR-Verantwortliche neue Anforderungen besprechen und umsetzen können? Im Zweifel dienen Nutzererfahrungen und -bewertungen als Orientierung.

Zeiterfassung mit Urlaubsplaner

Trotz Komplexität und hohen Anforderungen an digitale Urlaubsplaner, sollte ein Punkt nicht außer Acht gelassen werden: die Kompatibilität mit vorhandener Software im Unternehmen. Statt mühsamer Software-Integration ist es für viele Teams sinnvoll, eine Zeiterfassung mit Urlaubsplaner online einzusetzen. Die Kombination dieser Funktionen schafft starke Synergieeffekte. So können Betriebe in einem integrierten Kalender nicht nur Abwesenheiten automatisiert hinterlegen, sondern auch Krankheitstage integrieren und individuelle Arbeitszeiten erfassen, um der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung Pflicht zu tragen.

Fazit: Urlaubsplaner online nutzen

Digitale Urlaubsplaner stärken Transparenz, zeitliche Ressourcen und Mitarbeiterzufriedenheit im gesamten Unternehmen. Die Umstellung von analogen auf digitale Abwesenheitsplaner verschlankt Prozesse und schafft zahlreiche Vorteile. Besonders dann, wenn eine ganzheitliche Zeiterfassung mit Urlaubsplaner eingesetzt wird, zeigen sich zahlreiche positive Effekte, die Auswirkungen auf die gesamte Geschäftsentwicklung haben. Unabhängig von der Unternehmensgröße ist die Anwendung von Urlaubsplanern online oder per App daher uneingeschränkt zu empfehlen.