Urlaubsplaner online: Vorteile für Firmen und Mitarbeiter

Schulferien, Brückentage oder betriebsinterne Events: Mitarbeiter, die Urlaubsplaner online nutzen, haben alle relevanten Termine im Überblick, bevor sie ihren Urlaubsantrag vorlegen. Im Gegensatz dazu gelangen analoge Abwesenheitsplaner schnell an ihre Grenzen. Arbeitgeber, die ihre Urlaubsverwaltung effizient, transparent und in Echtzeit gestalten möchten, setzen daher auf digitale Software zur Urlaubsplanung mit umfassenden Funktionen.

Inhalt
• 1Urlaubsplaner online – Definition
• 2Diese Vorteile bietet ein Online Urlaubsplaner Unternehmen
• 3So profitieren Mitarbeiter und Teams vom Urlaubsplaner online
• 4Wichtige Funktionen für das Urlaubs-Tool
• 5Zeiterfassung mit Urlaubsplaner
• 6Fazit

Urlaubsplaner online – Definition

Ein Urlaubsplaner online schafft die systematische Übersicht eines Zeitraumes, in dem einzelne Mitarbeiter ihre Urlaubstage verteilen und mit Genehmigung ihres Vorgesetzten gestalten. Dies beinhaltet auch einen Vertretungsplan für die geplanten Abwesenheiten. Verbuchte Urlaubstage wird einfach zugänglich gemacht und verbindlich festgehalten. Damit entsteht eine umfassende Daten-Übersicht in Echtzeit.

Diese Vorteile bietet ein Online Urlaubsplaner Unternehmen

Arbeitgeber, die sich für einen digitalen Abwesenheitsplaner entscheiden, profitieren von vielfältigen Vorteilen gegenüber analogen Varianten.

Zeitersparnis

Besonders Führungskräfte und Personalabteilungen profitieren zeitlich von der Anwendung eines online Urlaubstools. Durch hinterlegte Stammdaten und die automatische Berechnung verfügbarer Urlaubstage entfallen nahezu alle Prüfungen und Korrekturen an eingegangenen Anträgen in der Software. Besonders für Firmen, die den Urlaubsplaner online für eine hohe Mitarbeiterzahl nutzen, schafft er daher eine hohe Zeitersparnis.

Transparenz

Eine einheitliche Darstellung, auf die das gesamte Personal zugreifen kann, ist im digitalen Urlaubsplaner obligatorisch. Echtzeit-Updates und integrierte Kapazitätsplanungen sorgen dafür, dass Überschneidungen und Konflikte gar nicht erst entstehen.

Aussagekräftige Reportings und Analysen

Ein aussagekräftiges Reporting und umfangreiche Daten-Analysen lassen sich über einschlägige Urlaubstools einfach erstellen. Relevant können beispielsweise Statistiken zu Krankheitstagen sein, die über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) erfasst werden. Die gewonnenen Daten bieten wertvolle Erkenntnisse für das gesamte Unternehmen.

So profitieren Mitarbeiter und Teams vom Urlaubsplaner online

Je mehr Mitgestaltung, desto höher die Motivation für Beschäftigte. Darüber hinaus sprechen viele weitere Faktoren für die digitale Urlaubsplanung.

Hinterlegte Daten minimieren Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit

Die online Urlaubsplanung vereinfacht das Einreichen von Urlaub und Abwesenheiten. Hinterlegte Daten wie Namen und Personalnummern werden von Mitarbeitenden lediglich um das gewünschte Start- und Enddatum des Urlaubs ergänzt. Hieraus errechnet die Software automatisch die Anzahl der aufzuwendenden Urlaubstage.

Mehr Übersicht für Teams und Mitarbeiter

Ein Urlaubsplaner online schafft umfassende Transparenz. So erhält jeder Mitarbeiter eine Echtzeit-Übersicht über seine persönlichen Resturlaub, bereits genommenen Urlaub sowie relevante Feiertage. So entsteht eine übersichtliche Echtzeit-Darstellung für das gesamten Team.

Mehr Eigenverantwortung und Mitarbeitendenzufriedenheit

Autonomie ist ein zentraler Faktor für die Mitarbeitendenzufriedenheit. Abseits von analogen Abwesenheitsplanern erhalten Mitarbeiter mit leistungsstarker Software zur Urlaubsplanung einen genauen Überblick über alle relevanten Feiertage und Urlaubstage im Unternehmen. So erlangen sie die Kompetenz, ihre Urlaubsverteilung eigenverantwortlich zu gestalten.

Verbesserte Kommunikation bei Mitarbeitern

Ob Brückentage oder Schulferien: Ein Abwesenheitsplaner macht die Kommunikation im Team schneller, effektiver und konfliktfreier. Dabei wird die separate Abstimmung mit jedem einzelnen Mitarbeitenden durch digitale Prozesse zentralisiert. Entsprechende Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen per Mail spielen hier eine zentrale Rolle und verbessern die interne Kommunikation erheblich.

Wichtige Funktionen für das Urlaubs-Tool

Einfache Abwesenheitsplaner in ausgedrucktem Format oder komplexe Zeiterfassungssysteme mit Multifunktionalität: Software und Apps gibt es verschiedenen Varianten. Dabei stellt jeder Betrieb andere Anforderungen. HR-Verantwortliche und Führungskräfte, die einen Überblick über die wichtigsten Funktionen haben, können eine fundierte Auswahl für ihre Mitarbeitenden treffen.

Usability

Um eine hohe Akzeptanz im Team zu erreichen und Prozesse zu beschleunigen, ist die Benutzerfreundlichkeit der Urlaubs-Software entscheidend. Eine hohe Usability ist beispielsweise durch wenige Klicks zur Erreichung aller relevanten Funktionen gekennzeichnet – sowohl in der Weboberfläche als auch in der App. Viele Anbieter stellen in diesem Zuge kostenlose Demo-Versionen ihrer Systeme zur Verfügung.

Automatische Berechnung von Urlaub

Eines der wichtigsten Argumente für die digitale Urlaubsplanung ist die automatische Berechnung und Darstellung von Urlaubstagen für jedes einzelne Team-Mitglied. Dies reduziert Rückfragen bei der Personalabteilung und minimiert Planungsfehler. Mehrwert schaffen außerdem Tools, die Überstunden an der gleichen Stelle erfassen wie die verfügbaren Urlaubstage.

Mehrstufiger Genehmigungs-Workflow

Entscheidend für die Effektivität und Akzeptanz digitaler Urlaubsplaner ist die Vereinfachung von Antrags- und Genehmigungsprozessen. Unter der komfortablen Handhabung für Mitarbeiter sollten festgelegte Freigabe-Prozesse jedoch nicht leiden. Eine hochwertige Software zur Urlaubsplanung kennzeichnet sich in diesem Kontext durch einen dreistufigen Genehmigungs-Workflow. Dieser kann abteilungsspezifisch festgelegt werden.

Drei Beispiele für verschiedene Genehmigungs-Workflows:

1. Urlaubsantrag Peter Meier: Genehmigung Abteilungsleiter --> Genehmigung Gruppenleiter --> Genehmigung Chef --> Benachrichtigung “Urlaubsantrag genehmigt”
2. Urlaubsantrag Gruppenleiter: Genehmigung Chef --> Benachrichtigung “Urlaubsantrag genehmigt”
3. Urlaubsantrag Chef: Benachrichtigung “Urlaubsantrag genehmigt”

Alarme für Regelkonformität

Ein wertvolles Feature für Personalverantwortliche, um gesetzliche Urlaubsregelungen einzuhalten, sind Alarmcenter. Hochwertige Tools bieten die Möglichkeit, Vorgesetzte über eine App oder per Mail genau dann zu informieren, wenn Handlungsbedarf besteht. Sinnvoll sind beispielsweise Alarme, die Führungskräfte zum Jahresbeginn über nicht genommenen Resturlaub aus dem Vorjahr informieren.

Kalenderintegration

Eine Integration der im Urlaubs-Tool erfassten Daten in bestehende Kalender ist in vielen Fällen möglich – beispielsweise für Outlook oder den Google Kalender. So können vorhandene Tools und Apps wie gewohnt genutzt und um wertvolle Informationen aus dem Abwesenheitsplaner ergänzt werden. Hierfür muss gewährleistet sein, dass die Kalender sich in Echtzeit miteinander synchronisieren.

Aufschlag von Zusatzurlaub und Sonderurlaub

Zusatzurlaub wird nicht kontiert, sondern muss zur korrekten Erfassung auf den vorhandenen Urlaubsanspruch aufgeschlagen werden. Derartige Vorgaben sollten in der ausgewählten Software korrekt erfasst werden. Ähnliches gilt auch bei der Beanspruchung von Sonderurlaub. Hierfür sollten verschieden Sonderurlaubsgründe auswählbar sein, wie z.B. die Geburt eines Kindes oder die eigene Hochzeit. Darüber hinaus sollten auch weitere Gründe für Abwesenheiten, wie eine Elternzeit oder ein Sabbatical, darstellbar sein.

Mobile Zugänglichkeit – die Urlaubs-App

Digitale Urlaubskalender für Firmen sollten nicht nur über den Desktop-PC, sondern auch über mobile Endgeräte zugänglich sein. Eine App zur Urlaubsplanung ist dabei die ideale Lösung, wobei auch responsive Weboberflächen durchaus ihren Zweck erfüllen. Der große Vorteil der mobilen Zugänglichkeit besteht darin, dass Mitarbeiter auch außerhalb ihres Arbeitsplatzes Urlaub planen können – ganz im Sinne des Work Life Blending.

Berichts- und Analysefunktionen

Daten zu Abwesenheiten von Mitarbeitenden und Teams können wertvolle Hinweise auf die Unternehmensentwicklung liefern. Ein Export entsprechender Kennzahlen in verschiedenen Formaten sollte im Urlaubs-Tool daher unbedingt möglich sein.

Datenschutz

Die Erfassung und Verarbeitung von sensiblen Mitarbeiterdaten muss DSGVO-konform erfolgen. Für die meisten digitalen Urlaubskalender und Apps ist die Datensicherheit selbstverständlich, sollte bei der Auswahl jedoch immer berücksichtigt und geprüft werden.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Veränderte Mitarbeiterzahlen und Arbeitsbedingungen sind nicht immer planbar. Die ausgewählte Urlaubssoftware sollte daher flexibel auf verschiedene Szenarien reagieren können und erweiterbar sein. Wird eine komplexere Software mit integrierter Arbeitszeiterfassung genutzt, ist auch ein kompetenter Support entscheidend. Im Zweifel dienen Nutzererfahrungen und -bewertungen als Orientierung.

Zeiterfassung mit Urlaubsplaner

Trotz Komplexität sollte ein Punkt nicht außer Acht gelassen werden: die Kompatibilität mit vorhandener Software im Unternehmen. Statt mühsamer Software-Integration ist es für viele Teams sinnvoll, eine Zeiterfassung mit Urlaubsplaner online einzusetzen. Die Kombination dieser Funktionen schafft starke Synergieeffekte. So können Betriebe in einem integrierten Kalender nicht nur Abwesenheiten automatisiert hinterlegen, sondern auch Krankheitstage integrieren und individuelle Arbeitszeiten erfassen, um der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiterfassung Pflicht zu tragen.

Fazit

Urlaubsplaner online stärken Transparenz, zeitliche Ressourcen und Mitarbeiterzufriedenheit im gesamten Unternehmen. Die Umstellung von analogen auf digitale Abwesenheitsplaner verschlankt Prozesse und schafft zahlreiche Vorteile. Besonders dann, wenn eine ganzheitliche Zeiterfassung mit Urlaubsplaner eingesetzt wird, zeigen sich zahlreiche positive Effekte. So geht die Nutzung der idealen Software weit über die Darstellung von Urlaub, Brückentagen oder Schulferien hinaus.