Ankündigung: Neue Funktion zur Massendatenlöschung ab 2025

Mit dem Start ins Jahr 2025 möchten wir ein neues Feature in askDANTE ankündigen: Künftig wird allen askDANTE Kunden die Option zur umfassenden Massendatenlöschung nach DSGVO zur Verfügung gestellt.

Inhalt
• 1Funktion zur Massendatenlöschung demnächst verfügbar
• 2Schrittweise Einführung pro Kundengruppe
• 3Anschließendes Ausrollen auf alle Kunden
• 4Anmeldung zur Nutzung der Löschfunktion
• 5Rechtliche Hintergründe zur Datenlöschung

Funktion zur Massendatenlöschung demnächst verfügbar

Hiermit kündigen wir allen askDANTE Kunden die neue Komfort-Funktion zur Massendatenlöschung an. Mit der kommenden Datenlöschfunktion wird das datenschutzkonforme Löschen zurückliegender Daten aus der Arbeits- und Projektzeiterfassung in der Softwareanwendung in umfassenden Umfang ermöglicht.

• Was ist möglich: Diese umfangreiche Löschfunktion stellt eine Erweiterung der jetzigen Möglichkeiten zur einfachen Löschung von Zeit- und Benutzer-Daten nach DSGVO in askDANTE dar. Sie bietet HR-Verantwortlichen eine komfortable Vorgehensweise, umfassende Datensätze größerer Zeiträume (z. B. ganzer Kalenderjahre) über Mitarbeiter hinweg zu einem bestimmten Stichtag zu löschen. Damit ist nicht nur das dauerhafte Entfernen einzelner Arbeitszeitkonten möglich, sondern ganzer Datenmengen in einem Rutsch. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Salden korrekt abgegrenzt werden.

• Ab wann verfügbar: Die neue Komfort-Funktion wird ab Januar 2025 schrittweise allen Kundengruppen bereitgestellt, um eine technisch einwandfreie Einführung zu gewährleisten.

• Für wen nutzbar: Die Datenlöschung wird dabei grundsätzlich in allen Tarifpaketen möglich sein. askDANTE bringt damit Kunden und Unternehmen eine komfortable Möglichkeit zum Löschen schutzwürdiger Personendaten in besonders großer Dimension.

Schrittweise Einführung pro Kundengruppe

Das funktionale Ausrollen der Löschfunktion wird im ersten Schritt zwei Kundensegmente betreffen. Zunächst wird die Funktion für alle Bestandskunden freigeschaltet, die askDANTE:

1. einerseits in der Lizenzierung (On-Premises)
2. und andererseits als Cloud-Lösung mit Private Server (PS) nutzen

Dieses Vorgehen bietet uns die Möglichkeit, die Datenlöschfunktionen in kontrollierter Umgebung unter Beobachtung unserer technischen Experten zu begleiten.

• Vorteil: Damit möchten wir gewährleisten, dass Ihre askDANTE Umgebung zu jedem Zeitpunkt ohne Beeinträchtigung funktioniert. Etwaige technische Schwierigkeiten beim Löschvorgang können behoben sowie wichtige Daten wiederhergestellt werden.

Anschließendes Ausrollen auf alle Kunden

Anschließend wird die Nutzung der Datenlöschung allen askDANTE Kunden im Cloud-Betrieb zur Verfügung gestellt, die das neue Feature ebenfalls im frühen Test-Stadium nutzen möchten.

Auch hier wird eine enge gemeinsame Abstimmung angestrebt, um eine reibungslose Einführung der massenhaften Löschfunktion zu gewährleisten.

Mögliche Fehler können zum Beispiel in den Berechnungen von 3-Monats-Durchschnitten, Überstundensalden oder bei Rundungen in den Jahresrückstellungen auftreten.

Anmeldung zur Nutzung der Löschfunktion

Für eine transparente Umsetzung der Datenlöschung in Ihrem askDANTE Account ist daher eine Voranmeldung nötig:

Mit Ihrer Anmeldung werden wir die funktionale Freischaltung zum gegebenen Zeitpunkt für Sie in die Wege leiten.

Rechtliche Hintergründe zur Datenlöschung

Die Neueinführung der Datenlöschung in askDANTE folgt den bestehenden Datenschutzansprüchen bzgl. unterschiedlicher Aufbewahrungsfristen personenbezogener Daten. Der Gesetzgeber hat für Zeiterfassungsdaten eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 2 Jahren festgelegt (§16 Abs. 2 ArbZG), die jedoch angelehnt an den jeweiligen Kontext der Datennutzung bis zu 10 Jahre umfassen kann.