Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Tschüss, gelber Schein – seit Januar 2023 gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) deutschlandweit. Damit wurde der Krankenschein in Papierform durch ein digitales Vorgehen abgelöst, das den bürokratischen Aufwand im Gesundheitssystem und in Unternehmen vermindert.
Mit der eAU haben zahlreiche Betriebe 2023 einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht – aber noch lange nicht alle. Nach wie vor gibt es Teams, die beim Thema eAU improvisieren und keine richtige Lösung gefunden haben.
Hier lesen Sie, wie das neue Verfahren für Krankenkassen und Arbeitgeber läuft und warum HR die eAU-Abfrage unbedingt mit einer zertifizierten Zeiterfassungssoftware umsetzen sollte.
- Inhalt
- 1Der Weg zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
- 2Ziele der Digitalstrategie in Deutschland
- 3Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
- 4Techniker Krankenkasse als Pilotprojekt
- 5Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung früher und heute
- 6Wie funktioniert die elektronische Krankmeldung?
- 7Wie ruft der Arbeitgeber die elektronische Krankschreibung ab?
- 8eAU Abfrage per Zeiterfassung
- 9eAU für Arbeitgeber mit askDANTE umsetzen
- 10eAU und Zeiterfassung: 4 Vorteile für HR
- 11Welche Daten werden bei der eAU übermittelt?
- 12Für wen gilt die digitale Krankmeldung?
- 13Elektronische Krankmeldungen – ab wann Pflicht?
- 14Für wen gelten elektronische Krankmeldungen nicht?
- 15Fazit: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Der Weg zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Büros voller Patientenbefunde auf Papier, mit Fax verschickte Rezepte und ausschließlich die ärztliche Krankschreibung vor Ort in der Praxis – das Digitalisierungsbestreben in Deutschland ist seit einiger Zeit nicht ohne Grund auf Hochkurs.
Erst die saisonale, jetzt die dauerhafte Krankschreibung per Telefon. Seit 2023 dann die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber, ab 2024 das E-Rezept und mit 2025 die flächendeckende Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA: Die großangelegte Digitalstrategie der Bundesregierung im Bereich Gesundheit und Medizin – die Telematikinfrastruktur (TI) – revolutioniert das deutsche Gesundheitswesen.
Ziele der Digitalstrategie in Deutschland
Das übergeordnete Ziel dieser Digitalstrategie ist die Ablösung der unsystematischen Zettelwirtschaft in Institutionen und Unternehmen durch digitale Prozesse. Sie sollen den Verwaltungsaufwand im Gesundheitssystem und in Betrieben reduzieren sowie die Patientenversorgung zukunftsfähiger gestalten.
Zu den allgemeinen Hauptvorteilen der Digitalisierung gehören die Themen Nachhaltigkeit und die Sicherung von Wettbewerbsvorteilen. Hinzu kommen auch die Automatisierung und die generelle Vereinfachung von Prozessen, die sich durch Effizienzsteigerung positiv in Unternehmen auswirken.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?
Im Rahmen dieser Digitalisierungsbetrebungen hat der Bundestag im September 2019 im sogenannten Bürokratieentlastungsgesetz III die Einführung der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (abgekürzt: eAU) beschlossen.
Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung handelt es sich um die elektronische Krankschreibung, die den bisher bekannten „gelben Schein”, also die Krankmeldung auf Papier ablöst.
Das Bürokratieentlastungsgesetz – das von der Anhebung der Kleinunternehmergrenze über die Entlastung von Unternehmen bei der Statistikpflicht bis zur Einführung der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reicht – verfolgt dabei die Reduzierung von Überregulierungen in zwei Richtungen. Zum einen die Minderung der bürokratischen Belastung in Betrieben und Organisationen, und damit die Verbesserung bestehender Unternehmensprozesse.
Techniker Krankenkasse als Pilotprojekt
Die Techniker Krankenkasse (TK) ist die erste Krankenkasse, die im Rahmen des entsprechenden Pilotprojekts mit dem Verfahren elektronischer Krankmeldung am 20. August 2021 gestartet ist.
Mit diesem Startdatum haben Ärzte die Möglichkeit erhalten, die Krankmeldungen ihrer Patienten digital verschlüsselt an die TK per Datensatz zu übermitteln. Dieses Vorgehen ist seit Januar 2022 für alle Vertragsärzte und Vertragskrankenhäuser per Gesetz verpflichtend. Seit dem 1. Januar 2023 gilt die eAU zudem auch für Arbeitgeber – diese erhalten Auskunft und Angaben zur Krankmeldung ihrer Mitarbeiter nun ausschließlich über die zuständigen Krankenkassen.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung früher und heute
Die Einführung der neuen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung markiert den zentralen Wechsel vom Papier- zum Digitalformular im deutschen Gesundheitswesen und in Unternehmen. Das sind die wesentlichen Punkte im eAU-Transformationsprozess:
| AU früher | AU heute |
|---|---|
| Vor dem 1.Januar 2023 bestand die Krankmeldung aus einem gelben Papierformular, dem sogenannten gelben Schein, der mit Kopien von drei Seiten vom Arzt an den Patienten ausgehändigt wurde. | Seit dem 1.Januar 2023 wurde die Papier-Krankmeldung vom elektronischen Krankenschein abgelöst, der von der Arztpraxis an die Krankenkassen auf digitalem Wege übermittelt und dort anschließend vom Arbeitgeber abgerufen wird. |
| Die entsprechenden Durchschläge der AU wurden anschließend vom Arbeitnehmer jeweils an die eigene Krankenkasse und den Arbeitgeber als Nachweis verteilt. Die dritte Kopie war für die eigene Dokumentation vorgesehen. | Im Fall einer Krankmeldung besteht für den Arbeitnehmer weiterhin eine Benachrichtigungspflicht des Arbeitgebers, die Pflicht zur Vorlage einer AU-Bescheinigung besteht jedoch nicht mehr. |
Wie funktioniert die elektronische Krankmeldung?
Die elektronische Krankmeldung umfasst wie zuvor bei der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier einen Workflow zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber, der Arztpraxis und Krankenkassen. Das Verfahren lässt sich in folgende sechs Schritte aufteilen, die aufeinander folgen:
Der konkrete Ablauf bei elektronischer Krankmeldung sieht wie folgt aus:
- Bei gesundheitlichen Problemen suchen Beschäftigte wie zuvor einen Arzt auf.
- Dieser spricht eine Arbeitsunfähigkeit aus und schreibt den Patienten krank.
- Krankgeschriebene Mitarbeiter informieren wie bisher ihre Vorgesetzten via Telefon, E-Mail oder über betriebsinterne Kommunikationswege über die ärztliche Attestierung und starten ihre Genesung.
- Ärzte versenden im gleichen Zug die elektronische AU des Kassenpatienten über die Telematikinfrastruktur (TI) an die Krankenkassen.
- Die Krankenkassen stellen jetzt die AU-Daten zum Abruf bereit.
- Im letzten Schritt können Arbeitgeber die elektronische Krankmeldung von der Krankenkasse abrufen, beispielsweise über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem.
Wie ruft der Arbeitgeber die elektronische Krankschreibung ab?
Spricht der Arzt eine Krankmeldung aus, besteht für Mitarbeiter weiterhin eine Meldepflicht beim Arbeitgeber. Neu dabei ist, dass ab sofort keine Pflicht zur Einreichung einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, sprich eines ausgestellten Attests existiert.
Die elektronische Krankschreibung verpflichtet Arbeitgeber dazu, die Krankmeldung direkt bei den Krankenkassen abzurufen. Sie können dies in der Regel auf zwei bzw. drei Wegen machen:
- Über ein systemgeprüftes Lohnabrechnungsprogramm
- Über ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem (wie askDANTE)
- Arbeitgeber, die keine Lohnabrechnungs- oder Zeiterfassungssoftware mit eAU-Funktion nutzen, können die eAU auch über das SV-Meldeportal abrufen
eAU Abfrage per Zeiterfassung
Seit die eAU-Pflicht für Arbeitgeber besteht, entfällt für Mitarbeiter die Bescheinigungspflicht ihrer Krankmeldung. Sie müssen ihre Vorgesetzten jedoch nach wie vor über die festgestellte Arbeitsunfähigkeit in Kenntnis setzen.
Damit Vorgesetzte und HR auch mit dem Entfallen des gelben Scheins einen Nachweis über die Krankschreibung unverzüglich bekommen, können Arbeitgeber die eAU mithilfe einer Zeiterfassungssoftware – wie askDANTE – abrufen, die eine implementierte und zertifizierte eAU-Schnittstelle anbietet.
eAU für Arbeitgeber mit askDANTE umsetzen
Ob 4 Tage Woche oder Produktionsbetrieb mit Schichtplaner und rollierendem Schichtmodell – ganz gleich, welches Arbeitszeitmodell moderne Unternehmen heute führen, ein reibungsloses und stressfreies Abwesenheitsmanagement ist für KMUs wesentlich.
askDANTE stellt Unternehmen daher neben einer funktionsstarken Zeiterfassung und verschiedenen Zusatzfunktionen, wie der Urlaubsverwaltung, Personaleinsatzplanung und Projektzeiterfassung, auch innovative Features zur Seite, wie die Erfassung einer Krankmeldung mithilfe einer integrierten eAU für Arbeitgeber.
Schritt für Schritt zur elektronischen AU
Mit dieser Infografik richten Unternehmen im Handumdrehen die digitale Krankschreibung in askDANTE ein:
Digitale Krankschreibung in der Software einrichten
Vorgesetzte erhalten damit die Möglichkeit, die Krankheitszeiten ihrer Beschäftigten in der Zeiterfassungssoftware von askDANTE zu dokumentieren und nach Bedarf die eAU direkt mit einem Klick abzurufen. Die Krankenkassen rückmelden die Daten zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung anschließend in askDANTE. Sie vermeiden damit beispielsweise die Abfrage an zweiter bzw. externer Stelle und die Anschaffung einer Entgeltabrechnungssoftware vor Ort.
Krankenschein 2023 – Infopoint mit Tipps
Die eAU-Abfrage können Vorgesetzte in askDANTE jederzeit aktivieren. Die eAU-Funktion ist anschließend sofort startbereit. Wie Sie die elektronische Krankmeldung unkompliziert aktivieren, zeigen wir Ihnen in diesem 90-sekündigen Video:
Eine Schritt für Schritt-Anleitung zum Thema Krankenschein 2023 in askDANTE finden Sie außerdem auf unserem eAU-Infopoint. Hier finden Arbeitgeber ein ganzes Set an unterstützendem Material – von hilfreichen Videotutorials über eine praktische Checkliste bis zum ausführlichen FAQ-Bereich.
eAU und Zeiterfassung: 4 Vorteile für HR
Die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit einer Zeiterfassungssoftware abzufragen, bringt eine Reihe an Vorteilen für KMUs. Zu den wichtigsten Vorzügen gehören:
- Schnellere Informationsgewinnung: Der wichtigste Vorzug für Arbeitgeber besteht darin, dass ihnen der Nachweis über die Krankmeldung rascher vorliegt als in der Entgeltabrechnung.
- Komfortable Abfrage: Das Abrufen der eAU findet direkt im Zeiterfassungssystem über einer Schnittstelle statt. So haben Sie alle wichtigen Daten und Informationen zu den Ausfällen ihrer Mitarbeiter an einem Ort.
- Direkte Rückmeldung: Die zuständige Krankenkasse übermittelt den eAU-Nachweis direkt in askDANTE. Sie brauchen kein zusätzliches System, wie zum Beispiel ein Entgeltabrechnungsprogramm.
- Weiternutzung: Die eAU wird direkt im Zeiterfassungsprogramm hinterlegt und kann damit zum Beispiel für Zuschlagsberechnungen oder die Schichtplanung gleich weiter genutzt werden.
Welche Daten werden bei der eAU übermittelt?
Die Krankenkassen übermitteln in der Regel folgende AU-Daten an den Arbeitgeber:
- Vor- und Nachname des Beschäftigten
- Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit (Beginn und Ende)
- Datumsangabe des ärztlichen Befundes über die Arbeitsunfähigkeit
- Kenntlichmachung, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
- Hinweisgebende Angaben, ob es sich um eine Art von Unfall handelt – zum Beispiel um einen Arbeitsunfall
Für wen gilt die digitale Krankmeldung?
Die digitale Krankmeldung gilt für alle gesetzlich Krankenversicherten – demnach für alle Arbeitnehmer, die gesetzlich bei einer Krankenkasse versichert sind. Die elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt darüber hinaus für alle Vertragsärzte und -Zahnärzte sowie für alle Arbeitgeber.
Elektronische Krankmeldungen – ab wann Pflicht?
Elektronische Krankmeldungen sind zum aktuellen Zeitpunkt (Januar 2024) für folgende Hauptparteien gesetzlich verpflichtend: Krankenkassen, Ärzte, Arbeitgeber und Arbeitnehmer.
Das flächendeckende Gesetz zur eAU wurde dabei über mehrere Stufen und Zeiträume hinweg eingeführt:
Im ersten Schritt wurde die Übermittlung der eAU von den ärztlichen Praxen an die Krankenkassen sichergestellt. Gesetzliche Pflicht für die digitale Krankschreibung besteht seit dem 1. Januar 2022 für alle Kassenärzte, Vertragszahnärzte und Vertragskrankenhäuser.
Im nächsten Schritt wurde die eAU-Pflicht für Arbeitgeber eingeführt. Seit 1. Januar 2023 sind auch alle Arbeitgeber an die elektronische Krankschreibung gebunden. Sie erhalten die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seitdem von den Krankenkassen und nicht mehr von ihren Beschäftigten.
Für wen gelten elektronische Krankmeldungen nicht?
Auch wenn im Rahmen des eAU-Projekts im Grunde eine allgemeine Pflicht für alle Beteiligten besteht, gibt es Ausnahmefälle (Auskunft geben hier die TK und AOK). Elektronische Krankmeldungen sind beispielsweise in diesen Fällen aktuell nicht vorgesehen:
- Die eAU-Pflicht gilt nicht für Privatversicherte bzw. privat versicherte Beschäftigte.
- Im Falle einer Krankheit des Kindes (bei “Kind krank”)
- Im Falle von geringfügig Beschäftigten (Minijobber) in privaten Haushalten
- Krankmeldungen aus dem Ausland durch eine Zahn- bzw. Arztpraxis
- Im Kontext von Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen, insofern die Kosten hier nicht von den Krankenkassen getragen werden
Fazit: Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) hat den gelben Schein abgelöst. Die eAU, die vorrangig das Ziel Bürokratieabbau in Unternehmen und im Gesundheitswesen verfolgt, ist seit 2023 für Arbeitgeber flächendeckend verpflichtend. Sie sind seitdem zu einer digitalen Abfrage der Krankmeldung direkt bei den gesetzlichen Krankenkassen angehalten. Zeiterfassungssysteme wie askDANTE bieten Unternehmen deshalb eine implementierte eAU-Schnittstelle in der Software an, mit der das Abrufen der digitale Krankmeldung für Vorgesetzte stressfrei und sicher abläuft.
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