18. März 2024 (Update am 11. März 2025)

Zeiterfassung im Homeoffice

Eine Zeiterfassung im Homeoffice ist aus dem modernen Arbeitstag nicht mehr wegzudenken. War das Arbeitsmodell zunächst nur einigen (digitalen) Berufszweigen vorbehalten, hat sich das Arbeiten im Homeoffice inzwischen in den meisten Unternehmen als fester Bestandteil des mobilen Arbeitstags etabliert. Damit das Arbeiten im Homeoffice jedoch genauso gelingt wie im Bürotag, setzen zahlreiche Unternehmen heute auf eine Zeiterfassungslösung.

Von der Erfassung geleisteter Arbeitsstunden außerhalb des Arbeitsortes bis zur optimalen Vereinbarkeit von Familie und Beruf – hier erfahren Sie alle Vorteile einer Zeiterfassung im Homeoffice in Echtzeit und wie Sie das ideale System zur Umsetzung finden.

Inhalt

Definition: Homeoffice

Erledigen Beschäftigte ihre Arbeitsaufgaben nicht an ihrem eigentlichen Arbeitsort (beispielsweise dem Büro), sondern von Zuhause, spricht man umgangssprachlich von Homeoffice. Gemeint ist die Verlagerung der offiziellen Arbeitsstätte ins eigene häusliche Arbeitszimmer, in dem die Arbeitsaufgaben mithilfe digitaler Infrastruktur erledigt werden. Der Begriff Homeoffice wird oftmals mit den flexiblen Arbeitsformen „Telearbeit" und „Mobiles Arbeiten" synonym verwendet – die es jedoch voneinander zu unterschieden gilt:

Telearbeit: Die Telearbeit meint das dauerhafte Arbeiten von zu Hause bzw. am Arbeitsplatz im privaten Umfeld.
Alternierende Telearbeit: Haben Beschäftigte einen weiteren Arbeitsplatz im Büro, ist die Sprache von alternierender Telearbeit. Montag im Büro, Dienstag zu Hause – dies ist die gängigste Form der Telearbeit.
Mobile Arbeit: Bei der mobilen Arbeit erledigen Beschäftigte ihre Arbeit mithilfe mobiler Endgeräte – wie dem Notebook, Tablet oder Smartphone – von unterwegs oder einem anderen externen Ort aus. Dies kann das eigene Zuhause sein, das nächstgelegen Café oder das Zugabteil auf Dienstreise sein.

Unterschied Homeoffice und mobiles Arbeiten

Wird von Homeoffice gesprochen, ist eine Arbeitsform gemeint, bei der Beschäftigte einen Arbeitsplatz im privaten Haushalt haben, von dem aus sie regelmäßig zur Arbeit mithilfe der Telekommunikation „erscheinen”. Die Bezeichnung mobiles Arbeiten meint dagegen das Arbeiten von verschiedenen Arbeitsorten. Eine gesetzliche Definition zum Begriff Homeoffice gibt es bis dato nicht.

Trend Homeoffice bleibt bestehen

Die globale Arbeitswelt befindet sich zurzeit in einer umfassenden Veränderungsphase. Dabei sind flexible Arbeitszeitmodelle in der HR-Diskussion hoch im Kurs – vom Work-Life-Blending über die Vertrauensarbeitszeit, von der Arbeitszeiterfassung bis zur praktischen 4 Tage Woche.

Dabei ist Homeoffice zum festen Bestandteil im Employer Branding von KMU avanciert. Grund dafür bietet die steigende Akzeptanz dieses Modells: Eine aktuelle Studie des ifo Instituts hat bestätigt, dass Home-Office nicht mehr aus dem Arbeitsalltag deutscher Unternehmen wegzudenken ist. Über 32% der Erwerbstätigen, die in großen Unternehmen angestellt sind, haben im Februar 2024 teilweise im Homeoffice gearbeitet. Für KMUs konnte eine Homeoffice-Quote von über 20% festgestellt werden.

Homeoffice hat sich damit aus einer kurzzeitigen Sonderlösung zu einem zentralen Arbeitszeitmodell entwickelt. Vor allem in der Dienstleistungsbranche hat sich Homeoffice als smartes Zukunftsmodell etabliert.

Homeoffice im Unternehmen mit Arbeitszeiterfassung umsetzen

Neue Arbeitszeitmodelle wie Homeoffice stellen die Personaleinsatzplanung vor größere Herausforderungen. Bevor Unternehmen Homeoffice offiziell einsetzen, sollten die vertraglichen Rahmenbedingungen geklärt werden. Der Einsatz einer Arbeitszeiterfassung stellt dabei sicher, dass geleistete Arbeitszeiten transparent und KMU bei der Arbeitszeiterfassungs-Pflicht rechtskonform bleiben.

Rechtliche Vorschriften zu Homeoffice

Aktuell bestehen weder gesetzliche Vorgaben noch rechtliche Ansprüche eines Erwerbstätigen auf Homeoffice. Ob Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein dürfen, obliegt zum jetzigen Zeitpunkt ausschließlich der Kulanz des Arbeitgebers. In der Regel findet eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer statt, die eine Tätigkeit im Homeoffice regelt. Vielerorts wird sie im Arbeitsvertrag, in der Betriebs- oder einer Zusatzvereinbarung festgesetzt. Die Verpflichtung zum Homeoffice seitens des Arbeitgebers ist im Normalfall ebenfalls ausgeschlossen.

Vor- und Nachteile von Homeoffice für KMUs

Homeoffice gehört heute zu den gefragtesten Benefits im Rahmen von Recruiting-Maßnahmen. Die meisten Arbeitnehmer verbinden mit der Option auf Homeoffice einen bestimmten Freiheitsgrad, was die Ausgestaltung des eigenen Arbeitsstils angeht. Unternehmen kommt dieser Ansatz ebenfalls entgegen. Sie profitieren von zufriedenen und motivierten Mitarbeitern, die das Vertrauen ihres Arbeitgebers genießen und mit Selbstverantwortung arbeiten.

Grafik zeigt vier verschiedene Vorteile und Nachteile von Homeoffice.

Vorteile Arbeitnehmer:

Flexible Arbeitszeitgestaltung
Mehr Kreativität dank Freiraum bei der Ausgestaltung des Arbeitsortes
Konzentriertes Arbeiten möglich
Vermeiden von Pendlerverkehr
Bessere Vereinbarkeit von Familie und Job

Nachteile Arbeitgeber:

Kernarbeitszeiten werden benötigt, um Produktivität im bestimmten Zeitraum sicherzustellen
Risiko vor Verschlechterung der Team-Kommunikation wächst
Gefahr vor geringerem Erholungseffekt bei Beschäftigten, da Arbeits- und Freizeit enger ineinanderfließen
Verschlechterung der Struktur des Arbeitsalltags für Beschäftigte
Fehlende Arbeitsplatzausstattung

Home Office Zeiterfassung – ein perfektes Zusammenspiel

Damit die Tätigkeit im Homeoffice reibungslos verläuft, greifen viele Betriebe inzwischen zu einer digitalen Zeiterfassung. Unternehmen können mithilfe umfassender Zeiterfassungssysteme Struktur in den Arbeitstag im Homeoffice bringen: Die Arbeitszeiterfassung online ermöglicht zuzüglich der Erfassung von Arbeitsstunden und Projekten auch eine weitgehend eindeutige Trennung von beruflicher und freier Zeit.

Welche Home Office Zeiterfassung dabei die richtige ist, hängt von zwei wesentlichen Faktoren ab: dem breiten Funktionsumfang und einer Arbeitszeiterfassung auf verschiedenen Endgeräten.

Ist die Zeiterfassung im Home Office ein Muss?

Ob Büro, Produktionshalle oder Home-Office – das Gesetz zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ist für alle Unternehmen in Deutschland obligatorisch. Ganz gleich, wo sich der Arbeitsplatz ihrer Beschäftigten befindet. Das bedeutet: Ja, Mitarbeiter sind ebenfalls zu einer Zeiterfassung im Home Office verpflichtet. Der Arbeitgeber hat dabei Sorge zu leisten, ein geeignetes System zur Zeitstempelung zur Verfügung zu stellen.

Zeiterfassung Homeoffice – diese Optionen gibt es

Zeiterfassungssysteme gibt es im HR-Softwarebereich aktuell viele. Um die passende Lösung für das eigene Unternehmen zu finden, empfiehlt es sich, zunächst auf die eigenen Anforderungen zu schauen und anschließend nach einem Lösungspartner zu suchen, der neben erforderlichen Funktionen auch individuelle Eingriffe im Anwendungsbereich ermöglicht.

Generell stehen folgende Erfassungsarten für die Zeiterfassung Homeoffice bereit:

Stundenzettel	Excel-Tabelle	Zeiterfassung am Desktop	Mobile Zeiterfassung
Der Stundenzettel ist die klassische Variante der Arbeitsstundenerfassung auf Papier. Sie stellt die kostengünstigste Lösung im Vergleich dar, die jedoch aufgrund des hohen Verwaltungsaufwandes nicht mehr überzeugt. Das Ausfüllen von Arbeitszeiten auf einen Zettel sowie das Korrigieren von Zeitangaben sind zwar einfach, aber zeitaufwendig. Das Aufbewahren etlicher Zettel ist angesichts der Digitalisierung im Unternehmensbereich dagegen nicht zukunftsträchtig. Die Frage stellt sich zudem, wie der Papier-Stundenzettel aus dem Homeoffice zum Arbeitgeber mühelos gelangt.	Die Excel-Tabelle stellt das digitale Äquivalent zum Stundenzettel dar. Hierbei benutzen Mitarbeiter digitale Excellisten, um ihre Arbeitsstunden im Homeoffice zu erfassen. Eine deutlich praktischere Methode als der Papierzettel, die jedoch fehleranfällig und vor manipulativen Eingriffen nicht gefeit ist.	Die digitale Zeiterfassung am PC ist heute der neue Standard im Bereich moderner Arbeitszeiterfassung. Unternehmen nutzen hierbei eine Software für Zeiterfassung im Homeoffice, mit der Arbeits- und Projektstunden gestempelt werden. In der Regel werden eine Reihe zusätzlicher Prozesse abgebildet: von der Urlaubsverwaltung und Erfassung von Pausenzeiten und Abwesenheiten bis zur Projektzeiterfassung und Schichtplanung.	Das Aufzeichnen der Arbeitszeit mit Smartphone gehört zu den beliebtesten Erfassungsarten in zahlreichen Branchen. Hierbei stempeln Mitarbeiter ihre Stunden mit dem Handy und einer passenden App. Die Methode eignet sich besonders für das Homeoffice und die mobile Arbeit unterwegs – zum Beispiel auf dem Bau oder auf Dienstreise.

Wichtiger Hinweis: Hier gilt es, die aktuellen gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung im Auge zu behalten. Vorgesehen für KMU ist, dass die Zeiterfassung elektronisch, objektiv und täglich vonstattengehen muss – auch im Home Office. Eine Zeiterfassung in der Cloud eignet sich hierfür besonders, weil sie allen genannten Anforderungen entspricht und kaum Aufwand bei der Einrichtung des Zeiterfassungssystems verursacht.

Umsetzung mit askDANTE

Die digitale Online-Zeiterfassung askDANTE unterstützt KMUs bei der Realisierung individueller Arbeitszeitmodelle. Sie ist optimal für Teams, die sowohl komplett auf Homeoffice umgestellt haben als auch auf hybride Telearbeit setzen. Von der Zeitenstempelung bis zur Urlaubsverwaltung – als SaaS-Anbieter (Software-as-a-Service) bietet askDANTE Unternehmen eine Allround-Lösung für das moderne Arbeitszeitmanagement an.

Grafik zeigt, wie Teams mit askDANTE das Thema Zeiterfassung Home Office umsetzen können. Mit Icons zu den Funktionen Zeitstempelung, Projektbuchung, Zeitarten, Abwesenheiten und Notizen.

Folgende Funktionen unterstützen Teams bei der erfolgreichen Umsetzung einer Zeiterfassung im Homeoffice in Echtzeit:

askDANTE ermöglicht eine Zeitstempelung sowohl am Laptop als auch in Form der mobile Zeiterfassung (App). Das ist die Grundvoraussetzung für KMUs, die Beschäftigten die Erlaubnis zur strukturierten Arbeit im Homeoffice geben möchten. Mitarbeiter können hierüber ihre Stunden erfassen, aber auch Urlaubsanträge stellen. Ein Blick in das eigene Arbeitszeitkonto gibt zudem Aufschluss über die eigenen Überstunden.
askDANTE bietet zudem eine vollintegrierte Projektzeiterfassung an: Über diesen Weg können Beschäftigte ihre Aufgaben auf Tätigkeiten, Projekte und Kunden buchen. Besonders interessant, wenn Vorgesetzte die extra Portion Struktur im Homeoffice-Alltag anstreben.
askDANTE bietet die Möglichkeit, Zeitarten in Form von Tags – zum Beispiel Homeoffice oder Mobile Work – anzulegen, damit diese am virtuellen Terminal für die Zeiterfassung auswählbar sind. Vorteil dabei ist, dass Teamleiter im Nachgang relevante Quoten, wie etwa die Homeoffice-Quote, für das C-Level im Unternehmen auswerten können. Dies ist ebenfalls für größere Unternehmen von Relevanz, die eine standortbezogene Auswertung benötigen.
Eine weitere Option, Homeoffice in der Zeiterfassung von askDANTE abzubilden, verläuft über eigene Abwesenheiten, sprich über individuelle Ausfallgründe. Dieses Vorgehen bietet die Möglichkeit, eine Anfrage für Homeoffice-Tage in der Zeiterfassung über einen Genehmigungsprozess laufen zu lassen.
Gerne genutzt werden auch Tagesnotizen: Beschäftigte können hier beim virtuellen Zeiterfassen am Laptop das Icon „Häuschen” auswählen, um Vorgesetzte über ihren Arbeitstag im Homeoffice zu informieren.

Im Homeoffice Arbeitszeit erfassen und Überstunden

Ob KMUs Gleitzeit, Vertrauensarbeitszeit oder ein Zeiterfassungssystem intern einsetzen – das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt durchweg für Arbeitszeitmodelle. Dies bedeutet: Beschäftigte dürfen nicht länger als 8 Stunden am Tag arbeiten (§ 3 ArbZG), überschreiten sie diese Grenze, machen sie offiziell Überstunden. Überstunden müssen aufgezeichnet werden (§ 16 Absatz 2) – ganz gleich, ob diese im Firmenbüro oder im Homeoffice verrichtet werden.

Im Homeoffice Arbeitszeit erfassen ist mit einem elektronischen Zeiterfassungssystem besonders einfach. In der stehen Arbeitszeitkonten zur Verfügung, die Überstunden für verschiedene Arbeitszeitprofile automatisch berechnen.

Zeiterfassung Homeoffice und Pausenzeiten

Beim Thema Pausenzeiten im Homeoffice greifen ebenfalls die bekannten Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes. Hier ist zu beachten, dass nach 6 Stunden eine Pausenzeit von 30 Minuten und nach 9 Stunden eine von 45 Minuten einzulegen ist. Auch hier können leistungsstarke Zeiterfassungstools Abhilfe schaffen. Sie ermöglichen das rechtskonforme Abbilden verschiedener Pausenmodelle und informieren über Alarmcenter), wenn Pausenzeiten im Homeoffice nicht eingehalten werden.

Zeiterfassung Home Office und Arbeitszeitbetrug

Zahlreiche Unternehmen haben beim Thema Homeoffice Bedenken. Zu groß ist die Sorge, dass die betriebliche Produktivität leiden könnte oder Mitarbeiter einem höheren Risiko zum Arbeitszeitbetrug ausgesetzt sind. Die Einführung einer Arbeitszeiterfassung kann diesem Thema jedoch generell entgegenwirken:

Sind Beschäftigte dazu angehalten, ihre Arbeitszeiten auch im Homeoffice zu stempeln, entsteht eine eindeutige Trennlinie, die markiert, wann Arbeitszeit und Pausen sind. Dies gilt beispielsweise auch für die beliebte Raucherpause.
Zum anderen ist es möglich, mit einer Online-Projektzeiterfassung zu arbeiten. Diese bietet Zusatzmöglichkeiten an, was die Einteilung des eigenen Arbeitstages in Projekte und Tätigkeiten betrifft, um so die Effizienz im Team sicherzustellen.

Der kurze Gang zum Kaffeeautomaten oder der gelegentliche Austausch mit Kollegen per Chat-Tool stellt kein ausschließliches Risiko im Homeoffice dar. Auch vor Ort im Büro gibt es zahlreiche Ablenkungen, den morgendlichen Smalltalk oder der schnelle Besuch in der Teeküche.

Fazit

Das Arbeiten von Zuhause ist heute in zahlreichen Unternehmen fest integriert. Denn Homeoffice bietet eine Reihe wichtiger Vorteile für Beschäftigte – von der optimalen Work-Life-Balance bis zum Kreativitätsbooster. Damit Arbeitgeber in Sachen Produktivität, Organisation des Arbeitstags oder Arbeitszeitbetrug auch in den eigenen vier Wänden auf der sicheren Seite sind, empfiehlt sich der Einsatz einer digitalen Zeiterfassung im Homeoffice. Diese bietet neben der ortsunabhängigen Stundenerfassung mit PC und App weitere Zusatzfeatures – wie etwa die Auswertung von Homeoffice-Quoten.

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