14. November 2023 (Update am 22. Oktober 2024)

Zeiterfassung bei Zeitarbeit

Header mit zwei Mitarbeiterinnen, die am Laptop mit askDANTE zum Thema Zeitarbeit arbeiten.

Ob Personaldienstleister, Kundenunternehmen oder Zeitpersonal: Die korrekte und unkomplizierte Zeiterfassung von Zeitarbeit spielt für alle Beteiligten eine zentrale Rolle im täglichen Miteinander. Trotz des enormen digitalen Fortschritts der letzten Jahre lassen einige Temporärarbeiter noch immer ausgedruckte Stundenzettel von ihrem Entleihunternehmen unterschreiben – obwohl die Zeiterfassung der Zeitarbeit eigentlich selbstverständlich sein sollte.

Doch die Auswahl eines geeigneter Zeiterfassungssysteme bringt viele besondere Anforderungen mit sich. Entsprechende Systeme sollten nicht nur die Arbeitszeit der Zeitarbeiter erfassen, sondern diese möglichst auch in vorhandene Schichtpläne integrieren und alle relevanten Zuschläge und Durchschnittswerte errechnen, die der Manteltarifvertrag der Tarifgemeinschaft BAP / DGB vorgibt.

Erfahren Sie im Folgenden mehr über die tarifkonforme Erfassung von Zeitarbeit Arbeitszeiten – und auf welche wichtigen Details HR-Teams bei der Auswahl eines passenden Systems zur Zeiterfassung der Zeitarbeit achten sollten.

Inhalt

Was ist Zeitarbeit?

Zeitarbeit, häufig auch als Leiharbeit, Arbeitnehmerüberlassung oder Personalleasing bezeichnet, beschreibt das Arbeitsverhältnis zwischen einem Zeitarbeitnehmer, einem Zeitarbeitsunternehmen (Personaldienstleister) und einem Entleihunternehmen.

Der Zeitarbeiter schließt dabei einen festen Arbeitsvertrag mit dem Personaldienstleister ab und setzt seine Arbeitskraft bei einem oder mehreren Entleihunternehmen ein. Insbesondere Firmen, die temporären, saisonalen oder kurzfristigen Personalbedarf haben, arbeiten häufig mit Personaldienstleistern und Zeitarbeitskräften zusammen.

Besonderheiten der Zeitarbeitserfassung

Die Zusammenarbeit mit Temporärkräften ist für viele Arbeitgeber ein fester Bestandteil ihres Unternehmenserfolgs. Insbesondere dann, wenn saisonale oder auftragsbedingte Schwankungen zum Tagesgeschäft gehören. Rein rechtlich gibt es jedoch einige Unterschiede zu festangestellten Mitarbeitern. Über den Manteltarifvertrag der Tarifgemeinschaft BAP / DGB geben tarifliche Regelungen in der Zeitarbeit feste Arbeitszeiten, verschiedene Zuschläge und bestimmte Urlaubstage für Zeitpersonal vor.

So stehen Personalverantwortliche in der Zeitarbeitserfassung vor der Herausforderung, gesetzlich vorgegebene Durchschnittswerte und Variablen im Tagesgeschäft zu berechnen und anzuwenden. Um die Komplexität dieser tariflichen Regelungen zu veranschaulichen, haben wir im Folgenden einige Besonderheiten der Zeitarbeit-Erfassung hervorgehoben.

Zeitarbeit, Arbeitszeit und Arbeitszeitkonto

Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit für Zeitarbeiter beträgt 35 Wochenstunden – zumindest dann, wenn keine abweichenden Regelungen explizit getroffen wurden. Entscheidend ist hier der Jahresdurchschnitt von 12 Monaten, in denen insgesamt eine Summe von rund 1.820 Arbeitsstunden erreicht werden muss.

Um diese einzuhalten, spielt der Stundennachweis der Zeitarbeit eine besonders wichtige Rolle. So werden alle zu viel oder zu wenig geleisteten Stunden auf einem Arbeitszeitkonto erfasst, das spätestens nach zwölf Monaten auszugleichen ist. Innerhalb dieses Zeitraums dürfen sich maximal 200 Überstunden und nur im Einzelfall für saisonale Betriebe bis zu 230 Überstunden aufsummieren. In diesem Punkt lassen die gesetzlichen Regelungen wenig Spielraum, sodass Unternehmen mit Mitarbeitern aus der Arbeitnehmerüberlassung Arbeitszeiten besonders exakt messen und regelmäßig prüfen müssen.

Zuschläge für Mehrarbeit in der Zeitarbeitserfassung

Auch vor dem Hintergrund der Zuschläge, die temporär Angestellte für Überstunden erhalten, sollte auf die Einhaltung ihrer Arbeitszeit besonderes Augenmerk gelegt werden. Denn ab einer Überschreitung von 15% der vereinbarten monatlichen Arbeitszeit betragen diese 25% des Arbeitsentgeltes.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Wer an fünf Tagen pro Woche jeweils acht Stunden arbeitet, der bekommt acht Stunden für einen Urlaubs- oder Krankheitstag angerechnet. So einfach ist es in der Zeitarbeit und ihrer Erfassung jedoch nur selten. Denn bei vielen Temporärarbeitern verteilt sich die Arbeitszeit unregelmäßig auf die Wochentage oder schwankt je nach betrieblicher Auslastung von Monat zu Monat.

Um eine ausgewogene Berechnung zu gewährleisten, sieht der Manteltarifvertrag bei Leiharbeit in Bezug auf die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall Folgendes vor: Für die Berechnung werden der durchschnittliche Arbeitsverdienst und die durchschnittliche Arbeitszeit der letzten drei Monate vor Beginn der Abwesenheit zugrunde gelegt. Ähnliche Regelungen gelten übrigens auch bei der Bemessung der zugrundeliegenden Arbeitszeit für das Urlaubsentgelt oder im Falle eines Feiertags.

Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit

Arbeiten temporär angestellte Mitarbeiter in der Nachtschicht, an Sonn- oder Feiertagen, gelten für sie bestimmte Zuschlagsregelungen, die möglicherweise von den üblichen Kennzahlen im Unternehmen abweichen. So dürfen Nachtzuschläge beispielsweise maximal 25% des Stundenentgelts umfassen. Auch für Sonn- und Feiertagsarbeit gelten Zuschlags-Deckelungen von 50% bzw. 100%.

Urlaubsanspruch für die bei der Arbeitnehmerüberlassung-Arbeitszeit

Anders als festangestellte Mitarbeiter besitzen temporär eingesetzte Arbeitskräfte einen festgelegten gesetzlichen Urlaubsanspruch. Dieser ändert sich mit der Dauer ihrer Anstellung. Während Zeitarbeiter im ersten Jahr einen Anspruch auf 25 Urlaubstage haben, sind es im zweiten und dritten Jahr bereits 27 Tage. Ab dem vierten Jahr erhöht sich der Urlaubsanspruch auf 30 Tage.

Die genannten Punkte geben einen Einblick in die Besonderheiten, die in der Arbeitszeiterfassung von Zeitarbeit zu berücksichtigen sind. Hieraus ergeben sich vielfältige Anforderungen an Systeme zur Zeitarbeit-Erfassung.

Anforderungen an Systeme zur digitalen Zeiterfassung von Zeitarbeit

Rein manuell lassen sich die vielen Besonderheiten in der Zeiterfassung für Zeitarbeiter nur mit hohem Aufwand berücksichtigen. Besonders dann, wenn Personaldienstleister oder Entleihunternehmen eine Vielzahl an Temporärarbeitern beschäftigen. Daher haben sich verschiedene Anbieter auf Softwarelösungen für die Zeitarbeit-Erfassung spezialisiert. Bei der Auswahl eines geeigneten Tools zur digitalen Zeiterfassung der Zeitarbeit gelten die folgenden Punkte als zentrale Auswahlkriterien:

Automatische Berechnung von Zuschlägen und Durchschnittswerten

Wie unter den Besonderheiten der Zeitarbeit-Erfassung geschildert, fordert der Tarifvertrag der BAP/DGB eine Vielzahl an speziellen Vergütungsarten und Zuschlägen für die tägliche Arbeitszeit von Zeitarbeitern. Um den Verwaltungsaufwand hier zu minimieren, sollte das ausgewählte System alle Zuschläge und Durchschnittswerte – beispielsweise für Mehrarbeit Überstunden oder die Berechnung von Urlaubsentgelten – automatisch erfassen.

Schnelles Anlegen neuer Mitarbeiterprofile für flexible Zeitarbeit Erfassung

Es liegt in der Natur der Arbeitnehmerüberlassung, dass Arbeitszeiten flexibel auf verschiedene Temporärkräfte und Zeiträume verteilt werden. Daher sollte das Anlegen neuer Mitarbeiterprofile im ausgewählten System schnell von der Hand gehen und keinen hohen Verwaltungsaufwand für Personaldienstleister oder Entleihunternehmen verursachen.

Digitale, exakte Zeiterfassung von Zeitarbeit – auch ohne Bildschirmarbeitsplatz

Eigentlich selbstverständlich, in der Praxis jedoch oft problematisch: Eingesetzte Systeme zur Zeitarbeitserfassung müssen geleistete Stunden exakt messen und eine virtuelle Zeiterfassung für Zeitarbeiter ermöglichen. Unabhängig davon, ob diese Zugriff auf einen Bildschirmarbeitsplatz haben oder nicht.

Für Mitarbeiter ohne PC-Zugriff oder Internetzugang sollten daher niedrigschwellige Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit vorliegen – wie Zeiterfassungsterminal, die mobile Zeiterfassung mit Apps oder die Zeiterfassung mit Barcodes. So lassen sich in Filialen oder Werkstätten beispielsweise vorkonfigurierte Terminals nutzen oderAußeneinsätze über mobile Apps tracken. Eine Synchronisation der Daten erfolgt in der Regel über die Zeiterfassung in der Cloud oder individuelle Serverlösungen.

DSGVO-konformer Zugriff auf die Arbeitszeiten von Zeitarbeitern

Personaldienstleister, Personalabteilung oder Führungsebene des Entleihunternehmens: Gerade in der Zeitarbeitserfassung gibt es unterschiedliche Anspruchsgruppen, die Zugriff auf die Stundennachweise von Zeitarbeitern und weitere sensible Daten benötigen. Die Arbeitszeit der Zeitarbeiter muss also für unterschiedliche Abteilungen einsehbar sein, ohne Datenschutzrichtlinien zu verletzen. Daher sollte das ausgewählte System verschiedene Zugriffsrechte ermöglichen und alle relevanten Datenschutzvorgaben automatisch berücksichtigen.

Alarmcenter für die Zeitarbeit Erfassung

Jedes Entleihunternehmen ist bestrebt, in der Arbeitnehmerüberlassung Arbeitszeiten exakt einzuhalten, um gesetzlichen Vorgaben nachzukommen und keine unnötigen Überstunden und Zuschläge für Mehrarbeit zu verursachen. Werden die Arbeitszeiten der Zeitarbeiter manuell überwacht, kommt es hier jedoch schnell zu ungewollten Überschreitungen.

Ein virtuelles Alarmcenter kann helfen. Daher sollte das ausgewählte System die Möglichkeit bieten, ausgewählte Alarme festzulegen – beispielsweise vor der Erreichung von Höchstgrenzen für Überstunden. Steht die besagte Überschreitung bevor, erhalten personalverwaltende Mitarbeiter oder Führungskräfte automatisch eine Benachrichtigung und können entsprechend reagieren.

Schichtplanung und Einsatz von Arbeitszeit in der Zeitarbeit

Auch, wenn Zeitarbeitskräfte nur temporär eingesetzt werden, ist eine Integration ins Unternehmen wichtig – sowohl auf der sozialen, als auch auf der Verwaltungsebene. Statt sie digital von ihren festangestellten Kollegen abzuschneiden, sollten auch Mitarbeiter aus der Arbeitnehmerüberlassung in Tools für die Personaleinsatzplanung eingebunden sein. Folglich in den Schichtplan oder den elektronischen Dienstplaner, mit dem Unternehmen arbeiten.

Um Zeitüberschreitungen und Stundennachweise der Zeitarbeiter zu berücksichtigen, sind Zeiterfassungssysteme mit integrierter Schichtplanung hier optimal. So werden die erbrachten Stundennachweise der Zeitarbeiter in den Schichtplan integriert und die Kapazitäten aller Mitarbeiter automatisch errechnet und dargestellt.

Grundsätzlich sollte das ausgewählte System zur Zeitarbeitserfassung in der Lage sein, verschiedene Arbeitszeitmodelle – wie Teilzeit, Vollzeit, Freelancer, Saisonarbeiter, Werkstudenten, Praktikanten oder Zeitarbeiter – flexibel abzubilden und miteinander zu kombinieren. So lässt sich die gesamte Zeiterfassung des Unternehmens in einem System vereinen.

Tschüss Stundenzettel – Arbeitszeit der Zeitarbeiter gleich unterzeichnen

Ein ausgedruckter Stundennachweis für Zeitarbeit schafft erhöhten Verwaltungsaufwand für alle Beteiligten. Daher setzen die meisten Personaldienstleister und Entleihunternehmen auf eine softwarebasierte Zeiterfassung der Zeitarbeit. So werden die Stundennachweise der Zeitarbeit für alle relevanten Abteilungen des Unternehmens und den Personaldienstleister verfügbar gemacht – und können flexibel geprüft, bearbeitet und unterschrieben werden.

Export der Daten und Stundennachweise für Zeitarbeit

Zusätzlich zur digitalen Freigabe der Stundennachweise von Zeitarbeitern sollten Systeme zur Zeitarbeitserfassung auch die Möglichkeit bieten, Daten zu exportieren. So lassen sich die Stundennachweise der Zeitarbeit flexibel austauschen oder aussagekräftige Analysen und Statistiken erstellen – beispielsweise über Abwesenheits-Quoten oder die insgesamt in der Arbeitnehmerüberlassung geleistete Arbeitszeit.

Grundsätzliche Auswahlkriterien für Zeiterfassungssysteme

Neben den speziellen Anforderungen für die Zeiterfassung von Zeitarbeit sollten auch weitere, allgemeinere Kriterien für die Auswahl passender Zeiterfassungssysteme berücksichtigt werden. Hierzu zählen insbesondere die folgenden:

✅ Skalierbarkeit: Nicht nur in der Arbeitnehmerüberlassung können Arbeitszeiten und Mitarbeiterzahlen schwanken – hier ist ein System gefragt, das in alle Richtungen skalierbar ist.

✅ Benutzerfreundlichkeit: Je benutzerfreundlicher das System, desto mehr Akzeptanz im Unternehmen – das gilt sowohl für Zeitarbeiter als auch für Festangestellte.

✅ Integrationsfähigkeit: Das ausgewählte System sollte sich nahtlos in die bestehende Software im Unternehmen integrieren – hier sind häufig individuelle Lösungen möglich.

✅ Datensicherheit: Die DSGVO-Konformität der gesamten Software sollte selbstverständlich sein – das gilt nicht nur für die Stundennachweise der Zeitarbeit, sondern für alle sensiblen Daten der Belegschaft.

✅ Zuverlässiger Kundensupport: Hier glänzen Anbieter aus Deutschland häufig mit einem kompetenten Kundenservice – Für Spezialfälle in Bezug auf die Arbeitnehmerüberlassung Arbeitszeit genauso wie für allgemeine Fragen.

✅ Kosteneffizienz: Je nach Anforderungen und Bedürfnissen sollte das optimale Gleichgewicht zwischen sinnvollen Features und eingesetztem Budget angestrebt werden – Für eine kosteneffiziente Zeiterfassung im gesamten Unternehmen.

Zeitarbeitserfassung in askDANTE

Um eine faire Verrechnung von Feiertagen, Urlaubsentgelten sowie der Entgeltfortzahlung bei der Krankmeldung zu gewährleisten, haben sich der Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister (BAP) und der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) auf verschiedene Schlüssel verständigt. askDANTE unterstützt Sie bei der tarifkonformen Erfassung der Arbeitsstunden von Zeitarbeitern. Hier erfahren Sie mehr über die Zeiterfassung Zeitarbeit.

Ein System für alle Mitarbeiter

Das Arbeitszeitprofil „Zeitarbeit“ ist nur eines von vielen Arbeitszeitmodellen, die Sie mit askDANTE abbilden können. Egal ob Teilzeit, Vollzeit, Freelancer, Saisonarbeiter, Werkstudenten, Praktikanten oder Zeitarbeiter. askDANTE vereint die Zeiterfassung des ganzen Betriebes in einem System und ist sowohl stationär als auch mobil nutzbar. So können Sie zum Beispiel in Ihren Filialen oder Werkstätten die von askDANTE vorkonfigurierten Terminals eingesetzten.

Auch eine Zeiterfassung am PC und Laptop mittels Windows-Client oder direkt über den Browser ist möglich. Im Außeneinsatz messen Ihre Mitarbeiter die Arbeitszeiten mittels Mobile App für Smartphone oder Tablet. Eine Synchronisation der Daten findet über die askDANTE-Cloud oder eine exklusive Serverlösung statt.

Fazit – So macht die richtige Zeiterfassung Zeitarbeit effizienter

Der Einsatz einer individuellen und passgenauen Zeitarbeitserfassung senkt Verwaltungsaufwände enorm und verbessert die effiziente Zusammenarbeit von Personaldienstleistern, Entleihunternehmen und Mitarbeitern. Dabei schafft die digitale Zeiterfassung der Zeitarbeit vielfältige Vorteile: Weniger Fehleranfälligkeit durch automatische Verrechnungen, weniger Verwaltungsaufwand und ein flexibler Zugriff auf alle relevanten Daten. Die Anwendung entsprechender Systeme ist für Personaldienstleister und Entleihunternehmen gleichermaßen sinnvoll. So lässt sich nicht nur die eigene Effizienz erhöhen, sondern auch die Zufriedenheit und Integration der eingesetzten Temporärmitarbeiter im Unternehmen.

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