Infopoint – eAU abrufen mit askDANTE

Seit 2023 gilt: Erkrankte Mitarbeiter sind nicht mehr verpflichtet, Arbeitgebern den „gelben Schein“ vorzulegen. Damit sie jedoch auch künftig einen Nachweis haben, dass ein Arzt aufgesucht wurde und ein Attest vorliegt, können Unternehmen die elektronische AU digital abfragen. Das funktioniert über ein Lohnprogramm, aber noch besser über eine Zeiterfassungssoftware – wie askDANTE. Der Vorteil? Das eAU Abrufen in askDANTE ist einfach und alle Informationen liegen Ihnen schneller vor als in der Lohnabrechnung.

Inhalt
• 1Die eAU Abfrage in 90 Sekunden erklärt
• 2Das Verfahren im Überblick
• 3So einfach die elektronische AU abrufen
• 4FAQ – die häufigsten Fragen zum Krankmeldungen abrufen
• 5Handbuch und Blog

eAU Abrufen Arbeitgeber – so geht’s

Sie haben Fragen? Wir haben Antworten! Auf dieser Infopoint-Seite finden Sie alles Wichtige rund um das Thema „eAU abrufen“ in askDANTE – inkl. Videotutorials, FAQs und einer praktischen Checkliste. Bitte beachten Sie, dass diese Seite kontinuierlich aktualisiert wird. (Stand 25.01.2023)

Die eAU Abfrage in 90 Sekunden erklärt

Was ist die eAU und wie läuft die Abfrage in askDANTE genau ab? In diesem Video erklärt Ihnen Andreas Jene – Geschäftsführer von askDANTE – in 90 Sekunden wie Sie die elektronische Krankmeldung in askDANTE einrichten und abrufen können.

Das Verfahren im Überblick

Diese Infografik zeigt Ihnen das Verfahren der digitalen AU-Abfrage in askDANTE auf einen Blick – inklusive der drei wichtigsten Schritte, die Sie im Vorwege hierfür einrichten müssen.

So einfach die elektronische AU abrufen

Wie können Arbeitgeber die eAU abfragen? Wie lässt sich die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit einer Zeiterfassungssoftware abrufen – und und was sind die Vorteile für Unternehmen dabei?

Die wichtigsten Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema eAU erhalten Sie in den folgenden drei Videos, die wir speziell für KMUs erstellt haben.

In diesem Video erfahren Sie alles über die wichtigsten Fragen zum Thema eAU und Zeiterfassung:

Videotutorials

Damit Sie die eAU-Funktion in askDANTE optimal nutzen können, haben wir zwei ausführliche Videotutorials vorbereitet: In Video 1 zeigen wir Ihnen wie Sie im ersten Schritt die Personal/Betriebsnummer hinterlegen. In Video 2 unterstützen wir Sie beim CSV-Import und den letzten Schritten bei der Einrichtung.

Einrichtung der eAU-Abfrage in askDANTE (Teil 1)

Einrichtung der eAU-Abfrage in askDANTE (Teil 2)

Checkliste – eAU Abruf Arbeitgeber

Hier finden Sie eine praktische Checkliste, mit der Sie das Thema eAU Abruf für Arbeitgeber Punkt für Punkt abhaken und in die eAU Abfrage sicher starte können!

FAQ – die häufigsten Fragen zum Krankmeldungen abrufen

Was ist die eAU?

Bei der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) handelt es sich um ein Digitalisierungsvorhaben im Gesundheitswesen, in dem Krankmeldungen digital übermittelt werden. Die eAU löst damit die Krankmeldung in Papierform – kurz den „gelben Schein“ – ab, den Mitarbeiter bislang im Krankheitsfall bei Arbeitgeber und Krankenkasse vorlegen mussten. Das neue Verfahren ist seit Januar 2023 für Arbeitgeber verpflichtend und sieht vor, dass Arbeitgeber die elektronische AU nun direkt bei den Krankenkassen abfragen.

Wo finde ich den eAU Abruf in askDANTE?

Die eAU-Funktion finden Sie, wenn Sie die eAU-Schnittstelle aktiviert haben. Erst nach Aktivierung der Schnittstelle werden alle entsprechenden eAU-Eingabefelder in der Anwendung eingeblendet.

Wie ruft der Arbeitgeber die eAU ab?

• Schritt 1: Betriebsnummer in askDANTE unter Standorten im Bereich Einstellungen hinterlegen.
• Schritt 2: Personalnummern Ihrer Mitarbeiter mit Lohnabrechnung abgleichen und hinterlegen.
• Schritt 3: Um eAU abfragen zu können, jetzt eAU-Schnittstelle in askDANTE aktivieren.
• Schritt 4: Im nächsten Schritt Sozialversicherungsdaten per CSV-Import hinterlegen. Hierfür wird ein Datenexport (Excel oder CSV) Ihrer Mitarbeiter-Stammdaten benötigt. Welche Spalten relevant sind, finden Sie in diesem Blogartikel und Video. Schauen Sie sich dazu auch unsere Demo-Datei zum Daten-Import an: im CSV-Format und Excel-Format.
• Schritt 5: Der Arbeitgeber trägt jetzt über „Ausfälle“ neue Krankschreibung ein.
• Schritt 6: Klicken Sie nun auf „weiter zur eau“ und starten Sie nun die eAU Abfrage in askDANTE.

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ich die eAU abrufen kann?

Folgende Voraussetzungen bestehen, damit Sie die eAU in askDANTE abrufen können:

• Personalnummern und Betriebsnummer hinterlegen
• eAU-Schnittstelle aktivieren
• Sozialversicherungsdaten per Lohnprogramm abgleichen und anschließend per CSV-Import in askDANTE aktualisieren

Hinterlegen Sie die Personalnummern Ihrer Mitarbeiter und Ihre Betriebsnummer. Aktivieren Sie nun die eAU-Schnittstelle in askDANTE. Anschließend sind Sozialversicherungsdaten (Versicherungsnummern und Versicherungszeiträume) per CSV-Import einzutragen. Bitte beachten Sie, dass der Datenexport mit Ihrem Lohnprogramm zuvor abgeglichen worden ist. Jetzt können Sie in askDANTE die eAU abrufen.

Wie richte ich die eAU-Schnittstelle ein?

Wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich „Einstellungen“ und „Schnittstellen“, klicken Sie anschließend auf die Kachel „eAU“. Gehen Sie auf „Bearbeiten“, aktivieren Sie im neu geöffneten Modulfenster die eAU-Schnittstelle und füllen Sie alle Felder unter Angabe Ihrer Daten aus. Fertig!

Wie die Aktivierung der eAU-Schnittstelle genau aussieht, sehen Sie auch in unserem Video.

Wie und wo hinterlege ich die Sozialversicherungsdaten, um die eAU abrufen zu können?

Unter „Mein Profil“ finden Sie den Reiter „Versicherung“. Hier hinterlegen Sie die Sozialversicherungsdaten Ihrer Mitarbeiter per CSV-Import. Dazu zählen Angaben, wie: Versicherungszeitraum, Versicherungsart und Versicherungsnummer. Hier definieren Sie auch die Frist für die AU Abgabe.

Wie Sie den CSV-Import durchführen und welche Mitarbeiter-Stammdaten konkret benötigt werden, sehen Sie in diesem Video.

Wo trage ich meine Betriebsnummer ein?

Gehen Sie in den Bereich „Einstellungen“ und „Standorte“, und wählen Sie dort Ihren Standort aus. Hier öffnet sich ein Modulfenster, wo Sie im entsprechenden Feld Ihre Betriebsnummer hinterlegen. Sind Betriebe an zwei Standorten tätig, sind zwei Betriebsnummern gefordert.

Die achtstellige Betriebsnummer benötigt jeder Arbeitgeber zur Meldung von Sozialversicherungsdaten. Sie wird auch bei der eAU Abfrage an die Krankenkassen übermittelt und muss daher in askDANTE hinterlegt werden.

Wie führe ich einen CSV-Import für den eAU Abruf in askDANTE durch?

Die CSV-Funktion finden Sie im Hauptmenü unter „Verwaltung“ und „Benutzer“ im Button „importieren“. Erstellen Sie zuerst eine Excel- oder CSV-Datei mit allen relevanten Mitarbeiter-Stammdaten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Personaldaten von einem Lohnprogramm abgeglichen wurden, bevor sie in askDANTE per CVS-Import eingepflegt werden. Importieren Sie die Datei anschließend per Drag and Drop. Welche Daten relevant sind und wie Sie Ihre Datei aufbauen, sehen Sie in dieser Beispieldatei im Excel- und im CSV-Format. Damit Ihr CSV-Import erfolgreich ist, empfehlen wir Ihnen, sich an den Aufbau dieser Demo-Datei zu halten.

Eine umfangreiche Anleitung zum CSV-Import finden Sie in unserem Handbuch. Eine CSV-Beispieldatei haben wir Ihnen auch erstellt.

Wo sehe ich die Rückmeldung der Krankenkasse zu meinem eAU Abruf?

Unter dem Reiter „Ausfälle“ in der Benutzerverwaltung finden Sie die Spalte „eAU“. Hier zeigt Ihnen ein Ampelsystem farblich an, in welchem Status sich Ihre eAU Abfrage befindet.

Orange = eAU Abfrage ist noch nicht abgeschlossen Grün = eAU liegt für gesamten Zeitraum vor Rot = eAU konnte nicht abgerufen werden oder eAU deckt nicht kompletten Zeitraum ab Grau = eAU wurde noch nicht abgefragt

Ich habe keine Rückmeldung zur eAU Abfrage erhalten – was jetzt?

In der Regel kommt es dazu, dass Krankenkassen keine Rückmeldung geben, wenn ihnen keine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von ärztlicher Seite übermittelt wurde. In solchen Fällen greift ein Ersatzverfahren. Wir empfehlen an dieser Stelle, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nach einem ärztlichen Papierbeleg über die Arbeitsunfähigkeit fragen, der nach wie vor ausgestellt wird.

Wie übergebe ich meine eAU an die Lohnabrechnung?

Im Allgemeinen gilt: Die eAU Abfrage wird grundsätzlich auch im Lohnprogramm durchgeführt. Die eAU Abfrage in askDANTE stellt somit eine Zusatzanfrage dar, mit der Sie als Arbeitgeber nach Wunsch alle Informationen bezüglich Ihrer eAU Abfrage schneller und einfacher erhalten können. Mit askDANTE ist die Übergabe einer eAU Abfrage an den Lohn nicht direkt möglich. Es besteht jedoch die Möglichkeit zum Download einer detaillierten Krankheitsübersicht, die Sie dem Lohn bereitstellen können.

Ist der eAU Abruf für Arbeitgeber in askDANTE kostenlos?

Die eAU Abfrage steht allen askDANTE Kunden in den gebuchten Tarifpaketen Professional (ehemals TA+) und Enterprise (ehemals Flat/Private Server) kostenfrei zur Verfügung. Von diesem Angebot ausgenommen sind der Tarif Starter (ehemals TA) und alle kostenlosen Tarifpakete.

Was sind die Vorteile einer eAU Abfrage mit askDANTE?

Die Vorteile:

• Komfortabel: eAU-Abfrage läuft direkt über die Zeiterfassung von askDANTE (per Schnittstelle)
• Schnell: eAU-Abfrage erfolgt mit einem Klick!
• Direkte Info an Arbeitgeber: Rückmeldung der Krankenkassen zur eAU erfolgt automatisch in askDANTE
• Volle Transparenz: Info über eAU-Nachweis ist schneller beim Arbeitgeber (alternativ muss z. B. bis zur Lohnabrechnung gewartet werden)
• Arbeitgeber müssen kein Lohnprogramm im Hause haben oder ihr Steuerbüro bzgl. eAU-Nachweis kontaktieren
• eAU wird in askDANTE hinterlegt und kann gleich „weiterverarbeitet“ werden (z. B. für Zuschlagsberechnungen, Personaleinsatzplanung, Vergütung von Arbeitsstunden bei Lohnempfängern usw.)
• askDANTE kann alle Krankmeldungen von den Krankenkassen abrufen (ganz gleich, ob Ärzte mit eAU oder Ersatzverfahren übermitteln)

Ist die eAU für Arbeitgeber verpflichtend?

Ja – seit 2023 besteht für Arbeitgeber die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Mitarbeiter elektronisch direkt bei den Krankenkassen abzufragen. Beschäftigte müssen ihren Arbeitgeber ab sofort nur noch über ihre Krankmeldung informieren, jedoch keine Bescheinigung vorlegen.

Handbuch und Blog

Konkrete Hilfestellung und weitere Artikel finden Sie hier:

• askDANTE Handbuch
• CSV-Import
• CSV-Beispieldatei
• Blog-Artikel zur eAU Abfrage

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